设备仪器档案管理存在问题及对策.pdfVIP

盟国 设备仪器档案管理存在问题及对策 中国电科第38研究所 余 然 企业在发展过程中，为了满足科研生产需要，保 议，买卖双方为了签订协议的方便，就通过传真的方 障科研生产顺利开展，提升科研生产的能力与水平 ， 式互签了相关技术协议，导致 “原件”本身就是 “复制 会购置或 自制大量设备仪器，这些设备仪器对于企 件”：同时，这样的 “协议”也无相应的法律效力。第 业 的发展至关重要 。设备仪器从宏观上分为四大 三种情况比较特殊，应区别对待，即由进 口代理公司 类，即外购设备仪器、自制设备仪器、特种设备仪器 代理的进 口设备仪器因特殊情况致使合同原件不能 和信息设备 (计算机软、硬件)。按专业分类一般包 归档的，可归合 同的复制件，但应在备考表中注 明情 括机械设备、动力设备、特种设备、计量设备、测试仪 况，并说明合同原件存放何处，有条件的可以让进 口 器、试验仪器以及计算机管理系统 (软、硬件)等。设 代理公司出具合同原件归档证明。 备仪器档案一般是指能够反映设备仪器的计划选 对策：项 目档案管理人员在收集和接收归档的 购、开箱验收、安装调试、运行维护和改造各阶段全 文件材料时应按归档要求严格把关，对于复制件不 貌的、具有保存价值的各种文字、图表、图册等不同 予接收；同时，档案主管部门有责任告知负责采购的 载体类型的信息记录。 部门，在签订购置设备仪器的合同、技术协议时，应 随着 《国防科技工业固定资产投资项 目档案验 根据实际需要签订足够的份数，采购部 门也应规范 收办法》(科工办(2007)161号)(以下简称 《办法》)的 采购流程，按规定程序签订相关合同和技术协议。 颁布和项 目档案验收工作的不断推进 ，固定资产投 二、招投标文件归档不齐全 资项 目档案的管理水平得到了极大的提高，但仍然 根据相关文件精神，固定资产投资项 目子项单 存在着一些影响项 目档案验收顺利通过的问题。《办 台(套)价格 100万元人民币或 10万美元以上的设备 法》明确规定 “项 目档案验收是项 目竣工验收的必备 仪器必须进行招投标。设备仪器的招投标文件是设 条件之一。未经项 目档案验收或者项 目档案验收不 备仪器档案的重要组成部分，设备仪器招投标档案 合格的，不得进行或者通过项 目竣工验收”。设备仪 是真实反映整个招投标过程的原始记录。在档案验 器档案作为项 目档案的重要组成部分，直接关系到 收中经常发现，设备仪器招投标归档文件材料存在 相关项 目的竣工验收。本文试结合固定资产投资项 着收集不全的情况，集中体现在缺少未中标单位的 目档案验收的实际情况与以往经验，谈谈设备仪器 投标书和评标记录等中间过程性文件材料。 档案管理中存在的问题及相关对策。 对策：项 目档案管理人员应根据本单位设备仪 一 、 归档的文件材料不是原件 器文件材料的归档范围，把设备仪器招标过程中的 在固定资产投资项 目档案验收过程中，经常发 招标书，投标过程中的投标书、资质材料，评标过程 现设备仪器档案案卷中存在复制件的情况，主要是 中的评标记录、评标人员签字表，以及最后的中标通 购置设备仪器的合同和技术协议。无论是从档案的 知书等收集齐全，剔除重份材料，按归档要求整理归 本质属性、档案的法律效力、档案的利用价值还是归 档 。 档的要求来说，归档的文件材料必须是原件 ，否则就 三、缺少设备出厂精度检验记录、装箱单、合格 失去了归档的意义 。导致设备仪器档案案卷中存在 证、报关单等材料 复制件 的情况主要有三种原因：一是 由于负责采购 设备出厂精度检验记录、装箱单、合格证、报关 的部 门在购置设备仪器时所签订的合 同、技术协议 单等文件材料缺失的原因多种多样，一般来说主要 的份数不够，致使用来归档的文件材料是复制件。 有三个方面的原因：一是项 目档案管理人员没有全 二是购置设备仪器时，签订合同、技术协议的流程不 程参与；二是资产管理部门没有及时收集归档；三是 规范，特别是一些中小型的外购设备仪器的技术协 缺少控制措施和指导依据。以上三个方面可以归结 50