试论如何做好高职院校系部档案管理工作.pdfVIP

2015年第3期 佳木斯职业学院学报 No.3. 2015 总第148期 Sum 148 试论如何做好高职院校系部档案管理工作 涂晓英 (四川职业技术学院 四川遂宁 629000) 摘  要：本文首先对高职院校系部档案管理工作进行简要说明，指出目前高职院校系部档案管理工作中存在的问题；接着从档案管理 工作宣传、档案管理信息化建设和档案工作人员的职业能力提升三方面阐述了做好档案管理工作的策略；最后对档案管理工作中应注意的 问题进行了总结。希望本文能够为高职院校系部档案管理工作的开展提供帮助。 关键词：高职院校；系部档案；档案管理 中图分类号：G717        文献标识码：A        文章编号：2095-9052（2015）003-000376-01 在信息化社会中，档案的内容以及档案管理的方法都发生了巨大 添信息化档案管理设备，为电子信息档案存储、转化和输出提供条 的改变。高职院校作为教育机构，代表了较为先进的社会发展群体， 件，例如，使用扫描仪等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将 因此，学校的档案管理工作环境也发生着极大的改变。如何做好高职 其转化为存储在光盘、硬盘等载体上，并转化为被计算机识别的数 院校系部档案管理工作，值得每一个档案管理工作人员进行思考。 字图像或数字文本；另外，还应该着力建设档案管理数据库和查询 一、高职院校系部档案管理工作概述 操作系统，设定师生个人登陆账号和密码，在保证档案信息安全的 1.高职院校系部档案管理工作的主要内容 情况下，使师生能够方便、快捷地查找和利用档案，实现档案资源 高职院校系部档案管理工作的主要内容包括以下四项基本内 共享和档案自助服务。 容：第一，对高职院校系部发展的公文类文件进行保存和整理；第 3.不断提高档案管理工作人员的职业能力 二，对高职院校系部的教学活动发展档案资料进行整理和保存；第 高职院校的系部档案管理工作虽然能够快速发展，但是也存在 三，对高职院校系部教师的个人档案进行管理，包括教师的职业能 一个弊端，就是信息技术的发展使档案管理工作本身以及档案安全 力和个人业务等；第四，对高职院校的学生档案进行管理。 维护变得十分复杂。因此，有必要提高档案管理工作人员的职业技 2.高职院校系部档案管理工作中存在的问题 能，例如，定期组织专兼职档案管理员业务培训及外出学习，使档 目前的高职院校系部档案管理工作主要存在以下两个问题：首 案管理人员能够不断的学习新的知识和技术手段，提高自身的专业 先，高职院校领导和普通的教师、学生对档案管理不够重视，但是 素养，满足现代学校档案管理信息化工作的需要。另外，为了使高 因为学校师生对档案服务有着应用性的需要，因此很容易产生“想 职院校的科研教育档案不至于流失，学校还应该着力培养一支能够 用档案但不知道怎样用”的矛盾，逐渐演变成档案管理的服务性不 胜任档案安全防护的档案管理队伍，通过招聘专业的电脑网络安全 强；其次，信息化的档案管理环境需要档案管理工作人员具备相应 专业人员来维护档案安全，或者聘请专业人员定期进行网络安全检 的职业技能，但高职院校系部档案管理工作人员绝大多数是兼职， 查，以保证高职院校系部档案的安全性。 在职业素质方面还存在不足。 三、做好高职院