基于集成模式的电子文件管理最佳实践规范(三).pdfVIP

基于集成模式的 电子文件管理最佳实践规范木(三) 安小米郑向阳等 ②用户分类 三、通用要求 文件管理与利用用户群分类 ’、总述 (2)文件分类 文件管理应具备数据管理、整理编目、检索查询等基本业 ①文件分类层次划分要求 务功能，具备捕获、登记、分类、存储、检索利用、处置等过程控 本部分参照国际档案著录标准[ISAD(G)]、欧盟《电子文 制功能，具备与oA系统、业务系统及其它信息系统无缝集成的 件管理通用要求》(硒pReq)，提出文件层级分类方法要求和对 文件分类模版、文件荚分类模版和建立文件管理系统的功能要 能力，并能辅助实体管理及根据用户特殊需求增扩其他相应功 能。而这些的实现均依赖于一些通用型的底层模块和方案的支 求。文件的分类层级涉及到一个组织机构的具体情况和业务层 撑，具体包括： 级的划分，一般而言一个组织机构的文件可以划分为：全宗 (1)分类要求； (2)安全控制要求； (3)长久保存要求； (4)元数据要求； (Sub—Class)、子类(Subordinate 2、分类要求 (1)总述 分类体系的设计与实施是ERMS文件管理过程的核心之能、活动及事务活动赶程建立自上而下的分类层级体系。参见 一，文件管理的整个构架将建立在对文件的分类方案上，本章 3．5．4．2．1。 a文件著录方法要求 节将从两个方面介绍ERMS的分类方案，一方面是对文件的分 类，从方法上指导组织机构的文件分类、描述文件登记模版、文 (a)对文件从一般到特殊的著录 件保管期限模版、文件安全级别模版，文件格式分类，并提出 为了著录所有文件及其各部分的内容和层级结构，先在总 ERMS在以上几方面应具备的功能要求规范；一方面是对系统 体框架上著录所有文件，再在文件分类的下位类层级著录文 件，最后从深度到广度著录所有文件以及由部分到整体的等级 用户群的分类，包括系统各个用户群的职能定位及与之相适应 的ERMS功能要求。 关系。 ％ ．Il ERMS的分类体系如下： (b)对层级信息的著录 ①文件分类 为了精确表达文件的内容和背景，只提供那些对于层级著 a、文件层级分类； b、文件基本属性分类； 录适当的信息。如假如对文件的全宗提供信息，不必详细提供 c、文件保管期限分类；d、文件安全级别分类； 文件内容的信息；假如文件的形成者是一个部门或分支机构， e、文件格式分类。 不必提供这个部门所有的行政事务史。 事该研究爱国家自然科学基金项目城市建设文件、档案与信息集成管理与集成服务研究)(项目代号资助和受留学回国人员科 研启动基金项目“21世纪城市建设文件和档案最优化管理的理论与国际化实践研究”(教外司)资助，项目主持人是中国人民大学 信息资源管理学院安小米教授。 安小米．《电子文件管理战略研究：英国和澳大利亚案例分析)，2006’中固信息资源管理论坛：构建电子文件管理国家战略，全面提升信息 资源国家控制力大会报告。安小米国外电子文件管理模式及其特点研究大会交流材料，2005-05-2