鉴索引编制刍议一一以江苏鉴索引为例.pdfVIP

2012年中国索引学会年会暨学术研讨会论文集 年鉴索引编制刍议 ——以江苏年鉴索引为例 汪吻 何琳 (南京农业大学信息科技学院210095) 摘要 目前年鉴索引编制存在着主要依靠手工编制和手工排序、只标引一级标目、标目大多只对应一 个地址等问题，针对这些问题，本文基于年鉴索引编制的实践，总结、介绍了以耽蚴、删软件作为辅助 工具的江苏年鉴(2011年)索引的编制方法。对于机器标引和手工标引方案的选择、文档格式转换、索引类 型的选择、标引深度的控制、文本的预处理(分页和分栏)、多级标目的拟定、标目的处理和规范，以及文献 索引的编制等问题，都在文中进行了较为详细的分析和讨论。 关键词年鉴索引 索引软件WORDEXCEL标引 年鉴以一年内重要的时事、文献和统计资料为记述对象，提供详尽的事实、数据和统计数字。作为一种 资料密集型的工具书，它按年度出版，信息主要来源于当年的政府出版物、国家重要报刊和统计部门的数据， 具有权威性、及时性和连续性特点。能够全面、系统、准确地映某年度政治、经济、科技、文化及社会发展 概况u1。除纯文字信息外，年鉴往往还包含大量图片和统计图表。因此，在信息社会，年鉴是一种重要的信 息来源。 作为一种工具书，索引是其必不可少的组成部分。近几年各地纷纷为年鉴配置各种索引埋1。旨在为读者 提供与目录不同的、简便快捷的检索途径旧“’。但是，目前在年鉴索引的编制中，存在着以下问题：(1)手工 编制，手工排序。(2)缺乏深度，且多只编制一级标目，二级标目极少。(3)一个标目只有一个地址 笔者最近参加了2011年江苏省年鉴索引的编制工作。拟通过总结了这次索引编制实践，讨论有关年鉴索 引编制的相关技术问题。 一、索引编制方案的选择 (一)机器编制还是手工编制 年鉴索引编制首先要考虑手工编制还是机器编制的问题。一般有以下几个方案可供选择： (1)手工录入数据。即直接阅读纸质文稿，然后在机器中手工录入标目并添加地址，最后使用机器排序。 这是手工为主，机器为辅的方法。 (2)利用电子文稿，复制原文内容作为标目，然后人工添加地址，最终仍然使用机器排序。这种方案较 方案1而言，省去手工录入的麻烦，还不易出错； (3)使用索引软件对电子文稿进行抽词标引、添加地址和款目拼接，最后机器排序。显然这种方案相较 于第二种，又省去了很多繁琐的事务性工作。 但考虑到操作的简易度、软件的普及度和价格，我们使用最常见的word2003软件来处理电子文稿，进行索引 编制。 (二)文本格式转换 目前书籍排版大多采用方正排版软件的专有格式——-PS格式，但是它无法直接用来编制索引，必须要进 行文本格式的转换。 PDF文档无法进行标引操作，不能进行复制粘贴。 第一种方案是将PS直接转换成PDF格式。但是， 些PDF2word类的转换工具只能进行少量文本的转换，而年鉴文稿有数百页之多，因而这种转换无法实现。另 外这种转换容易丢失数据或造成数据的错误 第三种方案则是直接处理方正排版的bak或fdb文件。这些格式的文件可以直接用记事本打开，然后可 将数据复制称word文本。 通过上述分析，可以看出，为了便于机编索引软件工作，方案三是最合理的选择，而且质量可靠。但是， 这样得到的电子文档没有页码，还需要进行分页处理。 (三)索引类型的选择 只针对某一年度的年鉴索引属于专书索引Ⅲ，通常为它们编制条目索引、人物索引、机构索引，有时还 专门编制彩图索引和表格索引等。如果将这些内容分开编制索引，读者在使用索引查找所需内容时，可能要 50 2111笙主堕窒!!堂全兰全嬖堂查堡堕全丝茎叁—— 做多套集霉染主竺薯妻馨霍篙荤萎：我们决定限于索引篇幅，只编制主题索引和文献索引，对于插图、表样 和彩篙≯磊慧震蓦笔盛黧端缀是袭亨訾磐篙鬻搦’，?黼、薪 和彩图，根据其内容，统一编入主题索引，在页码地址后添加“(表)”、“(图)”或”(彩图厂酮予样，例则：