存量基準修訂清單.ppt

* * 辦公室自動化作業— 操作說明 存量基準修訂清單 程式:應用四組 吳正斌 7579 制度:資材管理組 羅志仁 5367 「存量基準修訂清單」作業範圍 一、每旬由MIS系統批次產生 二、設定存量管制基準並設有旬用量之材料，依實際旬用量超出基準旬用量之50%，即透過Notes 傳送該清單 經辦人員 核簽流程 「存量基準修訂清單」作業流程 核準 企業MIS資料 部門有無 設固定流程 無 有 部門主管 呈核 交辦 經辦人員 傳送呈核 核簽流程 文件傳送至MIS 傳送呈核 退回 退回 「部門有設定固定流程」操作說明 固定流程一:系統發送信件至經辦人員 每旬出表，受文部門若有設定「固定流程」，所指派之經辦人員於信箱中收到系統所發送之通知信件 固定流程二:經辦人員開啟文件 固定流程三:選擇「處理方式說明」 針對各筆資料，必須設定其相關之「處理方式設明」(預設值為「擬修訂請購基準」) 可於選單上點選相關之預設選項 如上方之預設選項無合適之項目請於此欄位自行輸入 固定流程四:畫面輸入 如果「處理方式說明」設定為「擬修訂請購基準」，則「輸入修定旬用量」欄位必須輸入 固定流程五:畫面輸入 如果「處理方式說明」設定為「擬不修訂請購基準」、 「擬不修訂請購基準需變更在途交期」或「擬撤銷存管基準」 ，則「輸入修定旬用量」欄位不可輸入 固定流程六:畫面輸入 如果該欄位顯示為「同前筆」，表示此筆與前一筆兩為同一材料項目，故修訂旬用量僅須設定一次 固定流程七:畫面輸入 因已有固定流程，故系統自動將固定流程設定為所選擇之核簽流程 固定流程八:傳送至核簽主管 固定流程九:主管於信箱中開啟表單之核簽 固定流程十:核簽完成 主管完成核簽作業 固定流程十一:檢視已結案文件 可由「已結案修訂清單」中，查得相關已結案之案件 「部門無設定固定流程」操作說明 變動流程一:系統發送信件至部門主管 每旬出表，受文部門若沒有設定「固定流程」，受文部門的部門主管於信箱中收到系統所發送之通知信件 變動流程二:部門主管開啟文件 交辦:可將此文件交辦至指定之人員 自行經辦:將此文件之經辦人設為自已 變動流程三:部門主管交辦 點選「交辦」 系統出現提示訊息 變動流程四:交辦選單 輸入「公司+部門代號」後，按下tab鍵 下方會出現該部門中所有人員，選定欲交辦之對象後按下「確定」 變動流程五:部門主管交辦 變動流程六:經辦人員開啟表單 交辦:可將此文件交辦至指定之人員 自行經辦:將此文件之經辦人設為自已 退回主管:將此文件退回上一交辦之主管 變動流程七:查詢文件實際流程 由此可參閱此表單已進行之流程 變動流程八:經辦人自行經辦 點選自行經辦