新实用礼仪教程 教学课件 鲍小平 第八章 办公礼仪.pptVIP

第八章 办公礼仪 第一节 办公室礼仪 一、办公室职责礼仪 二、办公环境礼仪 三、办公电话礼仪 四、办公人员礼仪 一、办公室职责礼仪 办公室职责是办公礼仪的基础，办公室工作人员共同尽到自己应尽的职责，就是对自己和他人、部门和单位的最大尊重，否则，一切办公礼仪就无从谈起。各类办公室的职责大同小异，具体说有以下两个方面： 1．外勤职责 2．内勤职责 1．外勤职责 1）负责办公室事务性工作，协助主任做好办公室日常工作。 2）负责公司文秘及文字工作。 3）参加公司办公会议、专题会议和其他综合性工作会议，做好会议记录及材料整理。 4）负责公司员工的生活福利及后勤服务工作。 5）负责各部门劳动纪律、考勤、办公区域卫生的监督检查。 6）完成领导交办的其他事宜。 2．内勤职责 1）负责文件的收发、登记、传阅和保管。负责报刊的收发工作，做到准确、及时。 2）负责公司办公设备的维修、保养。 3）负责日常打字、复印及校对工作，并做好登记。 4）负责公司档案资料的收集、整理、保管及借阅。 5）负责企业年检、资质管理、投资计划申报等相关具体业务。 6）负责公司合同管理，做好保密工作。 7）有计划地做好办公用品的购置、发放和保管。 8）负责办公室及总经理室的日常卫生。 9）完成领导交办的其他事宜。 二、办公环境礼仪 办公室是对内对外的门面，是来访者对本公司产生第一印象的地方。办公室工作人员要按着严肃、整洁、高雅、安全的风格营造良好的办公环境，始终给人以舒适、宁静的感觉。 1）办公室要保持窗明几净、空气清新。 2）办公桌应保持整洁。 3）室内墙壁光洁。 4）用绿色植物净化室内空气、调节情绪。绿色代表着生机和活力，要定期给花卉浇水，悉心培育。 三、办公电话礼仪 办公室电话，是办公室工作人员运用声音来处理公务、传递信息的重要对外窗口和办公手段，办公室工作人员案头上的许多事务都要通过电话来处理和完成。 1．接入电话的礼仪 2．打出电话的礼仪 1．接入电话的礼仪 1）电话铃响三声内应接听电话，否则对方认为公司管理上存在问题，如迟接电话应表示歉意。 2）通话要使用礼貌用语，注重控制语气、语调，语言亲切、简练、清楚，还要让对方能感受到你的微笑，表现出高水平的业务素质和良好的企业形象。 3）重要的电话要做好记录，包括来电的时间、单位、联系人、通话内容。代接电话应及时转告同事并提醒其回电。 4）应主动帮助客户解决问题，尽量做到给客户一个满意的答复。 5）谈话结束，由地位高者如上级领导、客户先挂机，地位平等时应由主叫先挂机。 2．打出电话的礼仪 1）开头用礼貌语，听完对方自报家门后，也应打招呼和自报家门：“您好，我是某某公司总经理助理某某某。我可以请某某先生听电话吗?” 2）根据需要将告之的事务叙述完整准确，如将事务的时间、地点、人名、人数、事情、原因、结果、要求等交代清楚，做到简单明了。 3）如果有几件事要说，告诉对方每件事之前都说“第几”，之后再强调一遍，如“刚才是第一，现在我说第二”。 4）结束通话，应等对方挂机后再放下话筒。在此之前道一声“再见”或“谢谢”。 5）为了提高拨打电话的效率和准确性，可制定拨打电话计划表 四、办公人员礼仪 （一）个人形象礼仪 （二）个人行为礼仪 （三）人际关系礼仪 （一）个人形象礼仪 1．服饰要求 1）在办公室工作，服饰要与之相协调，以体现权威、声望和精明强干为宜。 2．卫生要求 员工在个人卫生方面除保持着装整洁外还应做到“五勤”，即勤洗脸、修面；勤洗澡，保持体味清新；勤洗发、理发；勤洗手、修剪指甲；勤擦鞋、洗袜。 3．仪容要求 1）头发。 男性：男士发不过领，不留怪发型，不得将头发染成其他颜色。 女性：女士一般留短发。如留长发，工作时间内要将长发束住或盘起。前发不遮眼，后发不披肩，发型不奇异，不得将头发染成其他颜色。 2）脸部。 男性：不得留胡须，保持脸部整洁。 女性：化妆以淡妆为宜，不得浓妆艳抹，勿戴过多饰品，不要用气味强烈的化妆品。上班不能在岗位化妆。 （二）个人行为礼仪 1．上班礼仪 2．工作礼仪 3．下班礼仪 1．上班礼仪 1）切忌上班最后时刻急急忙忙冲进办公室。经常如此的人是不合格的。 2）互相问候“早上好”。 3）迟到时要坦诚地道歉。要找个人原因不要为迟到辩解，