新实用秘书综合实训 教学课件 郭梅 主编 项目6.pptVIP

在线教务辅导网： 教材其余课件及动画素材请查阅在线教务辅导网 QQ:349134187 或者直接输入下面地址： 实用秘书综合实训 模块二 训练办公室事务处理技能 电子制作：段玉佳 项目6 制定紧凑有序的工作安排表 项目6 制定紧凑有序的工作安排表 通过本项目实训，使学生熟悉工 作时间管理和工作目标管理的基 本技能，达到提高办公效率的目 的。 实训目标 项目6 制定紧凑有序的工作安排表 人员分组：每小组三人，共同讨论，互 相协作，共同完成工作任务。 实训要求 项目6 制定紧凑有序的工作安排表 1．教室或实训室。 2．电脑， word软件，打印机，A4打印 纸张。 实训准备 项目6 制定紧凑有序的工作安排表 1. 制作工作排序表 2．制定一周的时间安排表 参考答案 1 2 实训任务 项目6 制定紧凑有序的工作安排表任务一 制作工作排序表 秘书使用时间管理的方法提高工作效率，时间管理的常 用方法如下： 1、用ABCD法则排出工作的优先等级： A类是重要且紧急的事；B类是紧急但并不重要的事； C类是重要但并不紧急的事；D类是虽然有做的需要，但 不重要也不紧急的事。工作次序为最优先处理A类，其次 进行B类，接着做C类，D类可以考虑在空闲时间做，或请 人代做。 2、合并同类任务： 将同类型的工作集中起来一次完成，避免多次重复。 知识要点 项目6 制定紧凑有序的工作安排表任务一 制作工作排序表 3、明确自己的工作任务和职责。 秘书必须非常清楚上司给你安排的工作任务中，哪些 工作应由自己亲自完成；哪些工作应该协助他人做；哪 些工作可以不参与。 4、区分常规工作和非常规工作。 在日常工作中，必须能够区分哪些是每天都必须处理 的工作；哪些是不必每天都做，而是可以定期处理的工 作；哪些是突然出现，必须要放下手头的常规工作立即 处理的工作，这一类工作叫非常规工作。 知识要点 项目6 制定紧凑有序的工作安排表任务一 制作工作排序表 任务实施 工作目标 1、使用ABCD法则排出工作的优先等级，合理利用工作时间，有条不紊安排工作事项。 2、word软件制作表格基本技能。 工作提示 步骤一：给下周一至周日要做的事情清单上的事项编写序号. 步骤二：思考在周一至周日七天中，每个事项可以安排在哪天何时进行。 步骤三：运用ABCD法则将各种事情按优先级排序，运用word软件制作排序工作表 提交文件 工作排序表 工作心得（问题与收获） 完成时间 项目6 制定紧凑有序的工作安排表任务一 制作工作排序表 参考答案 任务评估 评估项目 标准分值 得分 考核评语 认真参与任务方案的实施和操作 10 积极提出实施任务方案的合理化建议 10 团队协作好，工作效率高 10 根据情景提示，在周一至周日七天中，排出每项工作可以进行的大致时间，制作成工作进行时间表。 10 能使用ABCD法则将工作情景中提供的各种事件正确划分成不同的优先级。 10 能正确按照优先级将各种事件重新排序。 20 能熟练使用word软件制作排序工作表。 10 失分原因分析准确 10 失分知识点复习到位 10 项目6 制定紧凑有序的工作安排表任务二 制定一周的时间安排表 安排周时间表，对办公室日常工作做科学合理的 安排是提高工作效率的重要手段。制定周时间表可以 按照三个步骤来思考制定。 1、全面了解工作任务： 充分了解本周即将开始的工作，认识本周的主要 工作内容、工作目标、工作要求、工作的重要性、工 作的紧急性以及上级的特别要求等。 知识要点 项目6 制定紧凑有序的工作安排表任务二 制定一周的时间安排表 2、分清工作的轻重缓急，有效利用时间： 秘书的工作分为两个部分：一部分是上级委派的或 部门分配的工作，秘书必须在规定的时间里面按照要 求完成；另一部分是自己可以支配的工作即日常工作。 一般来说，上级委派的或部门分配的工作应置于前， 自己支配的工作则置于后。做复杂需连续进行的工作 用整段时间做，做简单可间断的工作用零星时间做。 重大的工作优先考虑，集中精力和时间去做；紧急的 工作要思考周密，一次做好，不反复；日常工作可以利 用空隙时间分散去做；同类工作可以合并起来，一次完 成，避免多次重复。 知识要点 项目6 制定紧凑有序的工作安排表任务二 制定一周的时间安排表 3. 决定工作次序，合理分配精力： 根据秘书工作职责和权限，将工作以必要性为标准，分 为应该做的事、可不做的事、不可以做的事。应该做的事 情要集中精力去做，可不做的事和不可以做的事从本周计 划中删除。 将应该做的事以紧急程度和重要程度为标准，用A