新实用秘书综合实训 教学课件 郭梅 主编 项目11.pptVIP

实用秘书综合实训 模块四 商务活动 模块四 商务活动 项目11 C公司的一个重要接待活动 1.掌握接待工作的流程和接待方案的拟 订； 2.熟悉接待礼仪，掌握安排宴请、参观 活动的技巧和常识，能在实际接待工作 中运用好所学的技能和技巧。 项目11 C公司的一个重要接待活动 1．在演示机场接机、宴请活动、公司参观接待活动及送行 这4个场景时，学生的角色要轮换进行，尽量避免同一个学 生每个场景都演示同一个角色的情况。 2．模拟演示必须严格按照事先拟好的接待计划进行，具体 洽谈内容可虚拟。 3．情景演示时既要符合接待的程序，又要具备接待礼仪， 还要体现出秘书应变能力。 4．任务2和任务3必须在完成任务1的基础上依次进行。 5．任务完成后，小组成员互相评价并打分，并做好记录工 作。 项目11 C公司的一个重要接待活动 1．本实训可模拟机场、模拟酒店、模拟宴会厅、模拟公司 各个部门（主要是资料室、产品陈列室、会议室、研发部、 销售部、售后服务部）等场所进行。 2．实训应分组进行。5~8个学生一组，分别扮演经理、秘书 和客户，可以通过抽签的方式决定每个学生的角色。每组学 生先讨论并拟订接待计划、晚宴准备方案和公司参观活动方 案，然后分别演示机场接机、宴请活动、公司参观接待活动 及送行的场景。 项目11 C公司的一个重要接待活动 1．拟定接待工作计划 2．筹划安排接风晚宴，模拟演练从迎客到送客的宴请程序 3．拟订参观接待方案，分角色模拟演示参观接待活动全过程 参考答案 (1 2 3) 任务一 拟定接待计划 一．了解来宾的情况 秘书在接到通知时要了解来宾的基本情况，包 括来宾的来访意图、目的和要求，包括来宾的单 位、人数、身份、性别、民族、年龄和健康状况， 还包括抵离的时间、乘坐的交通工具和车次航班 等，并将上述情况向主管部门领导报告，同时通 知有关部门和人员。 任务一 拟定接待计划 二．接待规格（主要是从主陪人员角度而言） 1．高规格：主要陪同人员比主要来宾的职位 高，表明对被接待一方的重视和友好。 2．对等接待：主要陪同人员与主要来宾的职 位相当，最为常用。 3．低规格：主要陪同人员比主要来宾的职位 低，常用于基层单位，如：国家领导人到某公司 视察，其董事长不过是副厅局级，即属于低规格 接待。 任务一 拟定接待计划 4．如何确定接待规格： （1）主要由上司决定，秘书仅提供参考意见。 （2）了解对方来宾最高身份。 （3）考虑与我方关系。 （4）以前接待过的来宾参照上次标准。 （5）突发性情况，规格降低时需向对方解释清楚并道 歉。 总之，不论采用哪一种接待规格，秘书拟定后，由领 导决定。一旦定下来，秘书应当把主要陪同人的情况和日 程安排告知对方，征求意见，加以确认。 任务一 拟定接待计划 三、接待经费 1．明确经费来源。若来宾的住宿费、交通费等一切费 用由来宾自己承担的，就必须把所需费用数目与日程安排 提前通知对方（用电话或信函等）。若由两个或两个以上 单位联合接待的，则双方要明确经费的承担问题。 2．了解来宾饮食和生活习惯。注意与宗教有关的饮食 忌讳。 3．不得擅自更改接待标准，严格执行公司有关规定。 任务一 拟定接待计划 四、制定接待工作计划 “凡事预则立”，接待来访者，制定接待计划 很有必要，第一是可以合理地安排各项接待工作， 使之有条不紊地开展；第二是可以使有关人员提前 安排好自己的时间，保证接待工作顺利开展。接待 工作的计划一般包括三个方面的内容：确定接待规 格、拟定日程安排和开列接待经费。涉及的具体内 容有： 任务一 拟定接待计划 1．来宾的单位、来访的目的、要求、人数、性别、身份、生 活习惯、抵离的日期。 2．工作日程的安排。 3．由哪一位高级管理人员负责这次接待？由谁担任专职陪同 人员及接待人员？ 4．来客的住宿地点、标准、房间数量等。 5．会见、会谈的时间、地点和参加的人员、人数，担任主谈 判的人员，其他谈判人员、翻译、后勤服务人员名单，大的 项目还要有律师和会计的名单。 任务一 拟定接待计划 6．宴请的时间、地点、规格、人数、次数。 7．参观游览或娱乐等活动的时间、地点、人数、次数及陪 同人员。 8．接待期间的交通工具的安排。 9．接待期间的安全保卫工作，包括饮食卫生、人身、财产 安全等。 10．接待经费主要包括住宿费、餐饮费、劳务费（讲课、作 报告等费用）、交通费、工作经费（租借会议室、打印资 料、通讯等费用）、考察参观娱乐费、纪念品费、其他费用 等。 任务一 拟定接待计划 任务一 拟定接待计划 任务一 拟定接待计划 任务一 拟定接待