李海涛-现代档案管理的几点思考.pptx

中山大学资讯管理学院 李海涛 ;思考1－几个基本概念思考2—电子文件长期保存挑战及对策思考3—集团式企业档案管理的规范;思考1—几个基本概念;;面临的威胁－信息技术的进步;;电子文件长期保存技术策略层次 其中保存内容、保存功能、保存技术是该框架下的3个关键因素;;按需迁移 （当新的格式出现时，增加新的输入模块解读，并可返回原格式）;非技术应对：以跨媒体开放文件格式来保证电子文件长期保存;电子文件长期存取推荐格式－PDF/A;PDF/A 是一种ISO标准的PDF文件格式版本，用于电子文档的数字信息保存。 它基于 Adobe 公司的 PDF 格式参考版本 1.4.ISO 19005-1:2005 中被定义为：Document Management Electronic document file format for long term preservation - Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1) PDF/A 实际上是专门针对电子文档长期保存而开发的 PDF 的一个子集。 ;开放标准： 2007年12月，PDF被国际标准组织（ISO）批准为ISO 32000国际标准。 ISO 32000 开放标准可确保保存的 PDF 文件的完整性和寿命。 可信 PDF已经成为众多政府和行业协会规定的标准，包括联合国教科文组织和美国、德国、英国、巴西等国政府在内的2400多个政府机构已将PDF作为电子文件交流的标准格式。 ;多平台兼容 Windows\Mac OS 和包括 Android?、iPhone 和 iPad 的iOS系统等跨平台使用。 PDF格式与平台、字体的无关性，减少了文件数据丢失的风险，也利于文件的长期保存、读取和便于资源共享。;丰富的文件完整性 PDF/A 保留所有源文件信息，即使将文本、绘图、视频、音频、3D 地图、彩色图形、照片和业务逻辑合并在单个文件或 PDF/A 包中。 可搜索 可使用光学字符识别 (OCR) 技术搜索文本和元数据（包括已转换的扫描文本）。 ;广泛采用： 全球有数千家供应商提供基于 PDF /A的解决方案、增效工具和其他工具，以及专门针对 PDF/A 的培训和咨询。 安全可靠： PDF／A支持数字签名和验签。通过对PDF文档进行数字签名以及加盖时间戳，可以保证文档的真实性、完整性和有效性。 ;思考3-集团式企业档案管理;企业档案意识薄弱 管理层：忽视档案在规避风险、科学决策、开拓市场作用 部门与项目责任人：轻视归档，无法做到文件归档过程覆盖，档案信息安全受到威胁（如海俊有限公司合同档案归档工作） 企业档案人：兼职人员担任，过期文件保存仓库（如广州市供电局） 企业档案管理缺乏规范 三个层次规范： （强制性）行政法规：国家档案局、计委、经贸委2002下发的《企业档案管理规定》 （推荐性）标准：2009年国家档案局《企业档案工作规范》 （动态性）文件：以文件、通知等形式下发，解决新问题;企业档案安全保障问题（信息及实体安全） 企业知识产权档案是企业知识产权的载体；其齐全完整依照世贸组织的知识产权范围执行；其收集、管理、利用办法需要专门研究 企业档案收集与归档范围优化问题 文件种类增多（电子商务、检验检疫、知识产权、法律事务、信用档案）； 企业重组、兼并、破产形成的档案，需要进一步优化。 企业档案信息化与电子档案管理问题 企业档案信息系统建设问题（业务系统与电子文件电子文件管理系统融合-数据、格式、数据库） 电子文件归档信息采集范围（内容、背景、结构信息）及其真实、完整性长期保存 ;管理模式—管理的方式与体系;常见的企业档案实体管理模式;分级式 以多个法人组成集团公司，以法人为基础分级管理； 一个法人大型公司，受地域限制，档案为各子公司分级保管。 优点：管理方式灵活，职责明确，方便日常使用 缺点：不利于公司档案资源的组织、整合开发利用。 应用举例：浙江广厦集团 ;浙江广厦集团档案分级管理举措;分散式管理 总部无档案管理机构，档案分散于企业各部门的管理方式。 弊大于利：无法有效控制、统一利用及开发公司档案资源 如：有关销售客户档案分散企业销售部门人员手中，其离职后可能带走客户资源，技术档案分散于开发部门保管，可能导致开发人员白天为公司工作，晚上则利用公司技术为其他本公司工作。（转机加工企业失密案例） ;集中-分散式 企业档案由总部档案部门和业务部门各保管一部分的模式。 优：管理方式灵活，方便业务部门利用档案。 缺：总部对于档案弱控制，体现为： 总部收集档案资料价值不大，有价值的为业务部门控制 总部作为档案资源交流平台功能弱化； 条件、技术差异，导致档案实体保管及安全受到挑战 适用于：档案工作处于分散向集中管理过渡阶段的企业。 ;委托式 企业档案委托国家档案馆