Access数据库系统及应用 作者 李梓 第6章 报表.pptVIP

Access 2000关系数据库 关系型桌面数据库 Access 2003 （报表） 第6章 报表及其应用 6.1 报表及其工作方式 数据来源：基表、查询、SQL语句 报表与窗体设计类似 功能： 统计（求和、均值、最大、最小、计数……） 分类汇总 排序 各种表格的装饰、打印 6.2 创建报表 使用“自动报表”创建报表 特点：不用交互，异常快捷 使用“报表向导”创建报表 使用“图表向导”创建图表报表 使用“标签向导”创建标签 6.3 设计报表 报表的结构组成: 2、设计报表 1) 设计报表的外观和功能 若信息基于多个表，则必须将报表基于查询。 2 )所需的数据和创建查询 报表仅可以基于一个表或查询 3 ) 创建报表和添加控件 4 ) 排序和分组 5 ) 添加特殊效果（如：线条、图片、页眉、页脚） 在报表中使用表达式 在文本框中输入： =date() 当前日期 =time() 当前时间 = 当前页码 =pages 总页码 =Format(Date(),“m”) 当前日期的月份 =Format(Date(),“yyyy”) 当前日期的年 3、用“设计视图”创建新报表 单击新建按钮； 选择设计视图，确定数据源（表或查询）； 若是基于多个表，则必须创建查询 建立页面页眉： (使用“标签”控件) 设计主体：(从字段列表中拖到主体部分,格式化) 建立页面页脚: 函数: =date()/pages/page/now() (可用菜单插入) 空白报表与数据源的结合 若创建报表时，未选择数据源，或使用“设计视图”创建报表时，联系方法如下： 打开报表属性（或双击左上角报表选择器） 打开“数据”选项卡 在“记录源”中选择所需的表或查询 将“字段列表”中所需的字段拖到设计网格中。 插入日期： 插入页码： 打印和预览报表 页面设置 边距、页、列的设置 预览报表 当宽度超过页面宽度时，会产生折行，要调整距离 打印报表 在文件=〉打印=〉“属性”……设置页面的纵向/横向 4、将窗体转换为报表 在 “窗体”窗口，选择要转换的窗体 选择菜单[文件]→[另存为] 将“保存类型”选择为“报表”，指定报表名 切换到“报表”窗口，可以预览报表 用标签向导制作邮政标签 “标签向导”可以用来作: 邮政标签、产品标签、磁带标签、客户标签…… 步骤如下： 单击“新建”按钮，选择“标签向导”； 选择数据源，指定标签样式（或自定义） 按“向导”提示一步一步进行； 在[文件]-[页面设置]中设置标签的分布 例：制作“学生”标签 “字段”为文本框 制作时可另加文字，如“身高：” 报表的高级应用 一、 排序和分组 排序记录： 在报表向导中选择排序字段 特点：只能按某个字段排序 在“设计”视图下，使用“排序与分组”按钮 特点：还可以对字段值的部分或运算后的值排序。 在“分组形式”中设置 二、 分组记录 1) 在报表向导中选择分组字段 2) 在“设计”视图下，使用“排序与分组”按钮 组成： 1）组页眉：“组标头”选择“是”，将分组字段拖入 2）组文本：即主体部分 3）组页脚：输入表达式（如：=max(数学）） 可以在同一页，也可以在不同页 显示组页眉/ 组页脚: 对话框中选择“是” 三、组属性设置 不同类型的字段分组设置： 文本型 日期/时间型 数值型 四、取消分组与排序 打开“排序与分组”对话框 选中所设置的字段行 按Del键 在报表中使用函数计算总计 计算总计：多放在“报表页眉/页脚”中 分组总计： “组页眉/页脚”中 插入控件“文本框” 直接输入相应的函数： SQL 合计函数：sum,max,min,count,avg…… 域合计函数：dsum,dmax,dmin,dcount,davg…… 例：=DCount([姓名],[A班基本情况],[性别]=女)/Count(*) “域 合计”函数格式 =Dcount（ “[字段]”, “[表/查询], 条件) =DCount([姓名] , [A班基本情况] , [性别]=女) 多列报表 创建一般的报表 [文件]-[页面设置] 列数 列间距 列宽度 子报表 主报表可以包含子报表、子窗体，且可以嵌套（最多两级） 非结合的主、子报表（二者无关联） 结合的主、子报表（二者有关联，同步） 建立子报表主要步骤 打开主报表，调整空间； 按下“控件向导”后，选择“子窗体/子报表”控件 在“子报表向导”中选择数据源（表或查询） 定义要链接的字段（保证同步） 调整大小和格式 A班成绩表(包括选课-子表) 2002学生