Access数据库应用教程第2版 作者申莉莉 ch3.pptVIP

第3章 创 建 Access 数 据 库 本章主要以数据库设计实例来介绍设计数据库的方法和步骤；并介绍了如何利用向导和自行设计 3.1 设计数据库 在开始建立Access数据库之前，必须先对数据库中要存放的数据进行仔细认真的分析和设计。良好的数据库设计可以使数据库易于维护与管理。如果将相同主题的数据存储到表中，当修改数据的内容时，所做的改动会自动更新到整个数据库中。 设计良好的数据库还可以进行高效率的查询，以便显示所需的信息。查询会将不同的表中的数据进行组合。 3.1.1 数据库的设计方法和步骤 设计数据库可以分为几个步骤： 1. 确定其目的和使用方式 （1）与数据库的用户进行交谈，了解他们的需求。 （2）草拟所需要的数据库产生的报表。 （3）收集目前用来记录数据的单据或文件，这样可以帮助了解数据库中应该有哪些内容以及需要哪些功能。 2．确定数据库中所需要的字段 参考的设计原则为： （1）必须包含所有需要的信息。 （2）将信息存储到最小的逻辑单位。 （3）字段中不要包含多个项目。 （4）如果是需要计算结果的数据，尽量不要建立额外的字段存储，他可以由计算结果得到。 3．确定表中所需要的表 每一个表应该只包含一个主题的相关信息。例如，如果有一个“出生日期”字段，他的主题是学生，那么他就属于“学生”表。 4．确定每一个字段所属的表 只将字段添加到一个表中，就是说同一个字段尽量不要出现在一个以上的表中，否则会造成数据更新时的不便。 如果字段在表中的多个记录中显示相同的信息，就不要将该字段添加到表中，即表中字段值应该尽量避免重复。 5．建立主关键字作为识别字段 为了要Microsoft Access能连接存储于不同表中的信息，数据库中的每一个表必须包含一个字段或字段集即主键，这样可以惟一地辩识表中的单个记录。 6． 建立表的关系 在数据库中，将信息分类成表，并为每一个表定义好主关键字后，必须通过建立关系来将相关信息联系在一起。 3.1.2 数据库设计实例 本书采用“学籍管理数据库”系统为例进行介绍。 “学籍管理数据库”系统是以学校的教务部门所使用的管理系统为模式，包含有“学生信息表”、“学生成绩表”和“学习课程表”等相关信息的实用数据库系统，该系统所含有三张表如图3-1――3-3所示。 3.2 创建数据库 Access 2007提供了两种创建数据库的方法。最简单的方法是：使用模板创建数据库，建立所选择的数据库类型中所需的表、0窗体和报表。另外，也可以先建立一个空数据库，然后再自行新建表、窗体、报表等数据库对象，这是一种灵活的方法。 3.2.1 利用模板创建数据库 Access提供了多种数据库模板，可以利用模板来快速创建数据库，这是创建数据库的最快方式。如果能找到并使用与要求接近的模板，此方法的效果最佳。这种方法还可以利用因特网上的资源，在网上搜索到所需的模板后，一步创建出所需的数据库。 【例3-1】????? 利用模板来创建“资产”数据库。 （1）启动Access 2007。 （2）可以在启动窗口中的模板类别窗格中，双击“特色联机模板”中的选项，可以连接微软Office Online在线网站，在此网站上，找到相关的模板后，把需要的模板下载到自己的计算机上。如图3-4所示。 （3）如果数据库模板已经下载，则可以直接在启动窗口中的中间窗格中选择某一符合需要的模板，如图3-5所示。 （4）单击选择“资产”。在右侧窗格中，显示数据库的图标，设置数据库的文件名任务及其保存位置，如果3-6所示。 如果要更改文件名，直接在“文件名”文本框中输入新的文件名。如果要更改数据库的保存位置，单击 按钮，在打开的“文件新建数据库”对话框中，选择数据库的保存位置。如图3-7所示。 （5）单击【创建】按钮，开始创建数据库。 （6）数据库创建完成后，自动打开“资产”数据库，并显示“资产列表”窗口，在资产列表窗口中，可以开始输入记录。如图3-8所示。 3.2.2 创建空数据库实例 若没有满足需要的模板，或在另一个程序中有要导入的Access的数据，则最好的方法是从头开始创建空白数据库，但是没有数据库对象和数据。然后根据实际需要，在空白数据库中添加所需要的表、窗体、查询、报表、宏和模块等对象。此方法非常灵活，可以创建出符合需要的各种数据库，但由于需要用户自己动手创建各个对象，操作比较复杂。适合于需要创建比较复杂的数据库，且没有合适的数据库模板的情况。 【例3-2】创建一个空白“学籍管理数据库”。 （1） 打开Access2007，在启动窗口中间窗格的上方，如图3-4所示，单击“空白数据库”，在右侧窗格的文件名文本框中，选择合适的路径，把默认的文件名“Database1”修改为“学籍管理数据库”。 （2） 或单击