Access数据库应用技术 作者 王趾成 第1-5章 第5章.pptVIP

第5章 报 表 设 计 5.1 报 表 概 述5.1.1 报表的定义　　报表是以打印的格式表现用户数据的一种有效的方式。因为用户控制了报表上的每个对象的大小和外观，所以可以按照所需的方式显示信息以便查看消息。报表中的大多数信息来自基础的表、查询或SQL语句(它们是报表数据的来源)。报表中的其他信息存储在报表的设置中。　　在报表中，通过使用称为控件的图形对象，也可以建立报表及其记录来源之间的连接。控件可以是显示名称及编号的文本框，也可以是显示标题的标签，还可以是装饰性的直线，它们可以以图形化的方式显示数据，从而使报表更吸引人 。 5.1.2 报表的视图　　在数据库窗口，选择“对象”列表中的“报表”选项，即可显示报表列表，如图5-1所示。　　在报表右侧的列表中列出已经创建好的报表和创建报表的两种方法(“在设计视图中创建报表”和“使用向导创建报表”)。若创建一个新的报表，可以使用这两种方法，或单击工具栏上的“新建”按钮。若打开一个已经存在的报表，应选定需要打开的报表，单击“打开”按钮即可。若此时数据库中没有报表，则“打开”和“设计”按钮呈灰色显示，不能使用。 　　每个报表均有三种视图：设计视图、打印预览视图和版面预览视图。　　使用设计视图可以创建报表或更改已有报表的结构，如图5-2所示。 5.1.3 报表的组成　　报表的窗口结构包括报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚和报表页脚等部分。下面介绍报表的不同节的出现位置及其使用范围。　　(1) 报表页眉。报表页眉是整个报表的开始部分，通常也称为首页，出现在报表的最上方。报表页眉通常只在报表的第一页的头部打印一次，利用它可以显示徽标、报表标题、报表的打印日期或时间等。　　(2) 页面页眉。页面页眉位于报表页眉之下，出现在报表每一页的顶部，页面页眉主要显示列名称，如字段名，也可以显示表中所列的数据单位。 　　(3) 主体。报表的主体节包含了报表数据的主体部分，可以使用工具箱放置各种控件到报表的主体段，或将报表当中的字段直接拖到主体段中显示数据内容。对报表中所列的数据的每条记录而言，主体节重复出现。　　(4) 页面页脚。页面页脚存放的数据出现在报表每一页的底部，主要用来显示页号、制作人员和打印日期等其他和报表相关的信息。　　(5) 报表页脚。报表页脚只在整个报表结尾出现一次。报表属性中包含显示所有报表页脚和隐藏页眉页脚的选项。 　5.2 创建报表操作实例　　报表是用来比较和汇总一组数据、显示格式化及分组信息的数据库对象。为了实现报表的功能，创建报表非常重要。Access提供了以下五种创建报表的方法：　　(1) 使用自动报表创建报表；　　(2) 使用报表向导创建报表；　　(3) 使用标签向导创建报表；　　(4) 使用图表向导创建报表；　　(5) 使用设计视图创建报表。 5.2.1 使用自动报表创建报表　　1. 使用“自动报表：纵栏式”创建报表　　在创建报表时，如果要使报表上的控件按纵栏表的形式排列，这时就应选择“自动创建报表：纵栏式”向导。　　实例5.1 使用“自动创建报表：纵栏式”向导在教学管理数据库中以“成绩”表为数据源创建报表。 　　操作步骤如下：　　(1) 在“数据库”窗口中，单击“报表”选项，然后单击“新建”按钮，这时出现一个如图5-4所示的“新建报表”对话框。　　(2) 在“新建报表”对话框中，单击“自动创建报表：纵栏式”，然后单击“请选择该对象数据的来源表或查询”框右边的箭头，并从列表中选择一个用于生成报表的表或查询，例如选择“成绩”表，如图5-4所示。　　(3) 单击“确定”按钮，Access就会创建如图5-5所示的“成绩”报表。 　　2. 使用“自动报表：表格式”创建报表　　在创建报表时，如果要使报表上的控件按表格的形式排列，这时就应选择“自动创建报表：表格式”向导。　　实例5.2 使用“自动创建报表：表格式”向导在教学管理数据库中以“成绩”表为数据源创建报表。 　　操作步骤如下：　　(1) 在“数据库”窗口中，单击“报表”选项，然后单击“新建”按钮，这时出现一个如图5-4所示的“新建报表”对话框。　　(2) 在“新建报表”对话框中，单击“自动创建报表：表格式”，然后单击“请选择该对象数据的来源表或查询”框右边的箭头，并从列表选择一个用于生成报表的表或查询，如选择“成绩”表。　　(3) 单击“确定”按钮，这时，Access就开始创建“成绩”报表，如图5-6所示。在该报表中，每位成绩(记录)的所有信息(字段)占用一行，所有记录放在一起构成表格形式。 5.2.2 使用报表向导创建报表　　在创建报表时，使用得比较多的向导是“报表向导”。与自动创建报表向导相比，在使用“报表向导”创