标准书号36-37 308-03761 第十章 特殊载体档案管理新.pptVIP

档案管理学简明教程 作者：王立维 第十章 特殊载体档案管理 第一节 音像档案管理 第二节 电子档案管理 第一节　音像档案管理 一、音像档案与音像档案工作 （一）音像档案及其特点 音像档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、文化、教育、军事等活动中形成的，对国家和社会有保存价值的，以音响、图像等方式记录信息并辅以文字说明的特殊载体。 音像档案的特点主要有： １．直感性强。 ２．形意结合。 ３．易复制性。 （二）音像档案工作 1982年12月，国务院批准颁发了《录音录像制品的管理暂行规定》；1989年6月，国家机构编制委员会颁发了《关于录音录像管理分工问题的通知》。这些文件的颁布与实施，促进和规范了音像档案的管理工作。 二、照片档案管理 （一）照片档案的构成和种类 照片档案是国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体的图像资料。 照片档案主要由底片、照片及文字说明三部分构成。 从照片的体裁角度对照片档案作如下区分： １．新闻照片档案 ２．科技照片档案 ３．艺术照片档案 （二）照片档案的收集 １．照片档案收集工作的内容。主要包括： （１）机关档案室接收本单位各部门需要归档的照片档案。 （２）档案馆在接收现行机关或撤销机关档案时，一并接收照片档案。 （３）档案室（馆）对零散的具有保存价值的照片档案予以征集或征购。 ２．照片的归档范围 （１）本单位在工作活动中产生的具有凭证和参考价值的照片。 （２）领导人物或著名人物参与某单位、某地区重大公务活动的照片。 （３）反映本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片。 （４）本单位向有关单位提出内容和要求，组织拍摄或征集的照片。 （５）与本单位的其他载体档案有密切联系的照片。 （６）外单位形成但经本单位选用的照片。 （７）其他有保存和利用价值的照片。 ３．照片档案的收集方法 （１）档案业务管理部门与有关行政部工作相结合，调动有关部门的积极性。 （２）档案室（馆）收集照片与清理积存照片相结合，明确收集的重点单位。 （３）向机关、组织征集与向个人征集相结合，取得单位与个人的积极支持。 （４）档案部门自己收集与争取兄弟单位协助收集相结合，拓宽收集工作的渠道。 （５）全面收集与重点收集相结合，以重点带动一般。 （６）无偿收集与有偿征集相结合，区别情况，分别对待。 （７）收集历史照片与现实照片相结合，多渠道、多层次进行收集。 （三）照片档案的整理 １．照片档案的分类。 ２．照片文字说明的编写 ３．照片档案的立卷与编目 （四）照片档案的考证与价值鉴定 照片档案，一般在拍摄、冲洗及印、放过程中就已经过选择。因此，对保存下来的照片档案的保管期限，一般应划为长期或永久保存为宜。 对于照片档案价值的判定，除了使用档案鉴定的一般标准外，可重点考虑以下几个因素：照片形成的年代；照片反映的内容；照片的制成材料；照片的技术质量等。 对于年代久远、难以准确判定的照片档案，可通过如下方法进行考证：通过文字档案与史料鉴别；通过调查询问鉴别；实地考察鉴别；对照比较鉴别等。 （五）照片档案的保护 １．库房要求 ２．装具要求 （六）照片档案的提供利用 照片档案具有形象直观、审美性与易传播性的特点和优点，因此被人们广泛地利用。档案部门提供利用照片档案的具体方式主要有：借阅与复制、举办展览、咨询和宣传，编辑出版照片画册等。 三、录音、录像档案的管理 （一）唱片档案及其管理 唱片档案主要产生于文化、艺术、教育和科研部门。其构成包括：录音片（蜡片或胶片）、金属模版、文字材料。 唱片的维护方法主要有： １．清洗 ２．防尘 ３．防潮 ４．防热 ５．竖放 （二）磁带录音、录像档案及其管理 磁带录音、录像档案是利用磁记录技术形成的音像档案，是磁记录档案的重要类别 磁带录音、录像档案 的基本原则与方法： 1.归档 2.验收 3.分类 4.编目 5.鉴定 6.保护 第二节　电子档案管理 一、电子文件与电子档案 （一）定义 电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。 （二）种类 1.文本文件 2.命令文件 3.图像文件 4.数据文件 （三）特点 １．信息的非人工识读性。 ２．信息存储的高密度性。 ３．信息与载体之间的可分离性。 ４．多种信息媒体的集成性。 ５．系统依赖性。 二、电子档案的收集 （一）电子档案的收集方式 １．归档与接收 ２．磁盘归档与网络归档 （二）归档范围和时间 １．在行使本机关职能以及行政管理、业务活动中形成的各种文本文件。重要文件如需保留草稿，在修改时应保留原文，加版本号后积累，将草稿和定稿一并归档。 ２．利用计算机辅助设计（ＣＡＤ）、辅助