公文傳遞改善專案簡報-總務處.pptVIP

總務處收發室 公文傳遞流程改善 公文傳遞流程改善 一般文件與重要文件區別 一般巻宗遞送單及異常範例 內部巻宗遞送流程圖 重要文件傳遞簽收單範例 企業內部外送文件遞送 外寄郵件包裏遞送 交寄大宗函件執據/存根單 大宗郵件 一般文件與重要文件差別 一般卷宗文件遞送單 一般文件填寫文件遞送順序單，收發人員依文件遞送順序遞送，各單位簽核後，在單位前欄位打勾，收發人員再遞送下一單位 。 一般卷宗文件遞送單 異常缺失： １．遞送順序不完整或不明確　 一般文件遞送單 常見異常缺失： 2．遞送順序用劃線表示 3．中間空格順序未填 重要文件遞送 由各單位自行判定，屬重要文件者，如：具有時效性、各級機關重要來文或會簽單位較多，避免文件正本遺失..等，以「簽收單」方式傳遞，為使遞送流程更臻完善，各單位需設一收發專人登錄重要文件發文簿和編列發文流水號備查（詳如附表範例）。 重要文件遞送簽收單 企業內部外送公文遞送單 交寄大宗函件執據/存根單 敬　請　指　教 THE END * * 一般文件 平信 重要文件 掛號信 如 如 (各單位自行判別) (有寄送及簽收紀錄) (無寄送及簽收紀錄) (非重要文件) 5 張偉炘 ˇ 4 6 校長 ˇ 3 會計室 ˇ 2 總務長 ˇ 1 總務處 位 單 文件遞送順序 ？未填退回單位及人名 5 校長 ˇ 4 6 會計室 ˇ 3 總務長 ˇ 2 組長 ˇ 1 總務處 位 單 文件遞送順序 校長 5 院長 4 蘇榮偉先生 6 系主任 3 會計室 ˇ 2 總務長 ˇ 1 總務處(未修改) 位 單 文件遞送順序 單位、人員不相符容易誤送 退 張偉炘 5 校長 4 6 會計室 3 總務長 ˇ 2 組長 ˇ 1 總務處 位 單 文件遞送順序 校長 5 會計室 4 退 張偉炘 6 ？塗改未填 3 總務長 ˇ 2 組長 ˇ 1 總務處 位 單 文件遞送順序 內部文件遞送流程圖(機械系範例) 機械系 會計室 校長室 總務處 1 2 3 4 收發室 5 一式三聯： 發文經辦 收發室 發文經辦存 收發室 收文經辦 收發室存 收文經辦存 重要文件傳遞簽收單 1 2 3 1.發文經辦開立「遞送簽收單」經收發室轉送收文部門 2.收文部門簽核後，再開立「遞送簽收單」送下一個會簽 收文部門 1 2 3 收文部門：會計室 ９７年 ９ 月 ５日 發文經辦 收發室 收文部門簽收 工程委託單 總9709001 文 件 名 稱 發 文 字 號 送下一部門會簽時，另立簽收單之發文字號及名稱不變 （企業內部重要文件遞送簽收單） （企業內部一般文件遞送單） 企業內部外送公文遞送(機械系範例) 機械系 收發室 泰山廠區 警 衛 室 林口工三 台塑大樓 仁武 長庚大學 林口長庚 長庚技術學院 南亞科技 內部 外部 簽收單 等 等 收送件登記簿 (建檔以利日後收發文件查核) 機械系公文遞送至長庚大學 外寄郵件包裏遞送(範例) 學務處 收發室 明志郵局 簽收單 交寄大宗 函件存根 學務處外寄郵件包裏 副聯為存根 單位用印 收件人 內部稽核存查 收件人欄位須蓋單位章 大宗郵件(註冊組範例) 明志郵局 註冊組 收發室 知會 直接送件 結算郵資付費 （填寫交寄大宗函件單） （依交寄大宗函件單結算） （寄送註冊通知單） 註冊組寄送註冊通知單 * * *