电子会签解决方案白皮书.PDFVIP

GRAPECIT Y CHINA PAGE 1 电子会签解决方案白皮书 JUN 2006 WHITE PAPER 电子会签系统简介 大多数企业还在使用纸面单据或电子邮件进行审批流程，流程中产生的大量的纸面单据和电子邮件不仅难于管理，而且发生丢失、遗漏和错 误的可能性也很大。审批过程中的讨论、单据跟踪和审批效率分析也几乎无法做到。GrapeCity 的电子会签系统正是为了对应这种业务需求 而应运而生。 业务背景 在企业内部，往往存在各种各样的业务单据需要填写并提交审批。例如请假单，报销单，请购单，各种申请表等 等。目前，在大部分企业中这类流程还在使用纸面单据进行处理。 采用纸面单据进行处理的问题在于： • 申请人难以跟踪自己所提交的单据的状态 • 审批人员难以统计需要自己审批的单据数量，有新的单据需要审批时也无法及时得到通知，造成各个审批环 节的滞后 • 管理人员难以监控整个企业内部正在流转过程中的各种业务单据的实时状态 • 流程冗长，效率较低 • 纸面单据传递过程中会发生破损，遗失的现象 • 纸面单据需要使用大量的纸张，提高了办公成本，也不利于企业向无纸化办公的方向发展 同时，在企业中还有各种类型的文档，例如公文、通知、计划书、建议书、各种报告等，在正式发布或发送前，需 要先提交给相关人员进行审阅和审批，通过后再正式发布或发送出去。 目前在企业中这样的审阅和审批过程大部分是使用电子邮件的形式，由撰稿人或相关发起人把文档作为附件发 送给相关人员进行审阅或审批。相关人员审阅或审批后，发起人再继续使用电子邮件发送给下一个审批者，依次 类推直至审批或审阅的整个过程结束。 电子会签解决方案白皮书 PAGE 2 这样的审批过程的问题在于： • 审批流程无法实现自动化，需要依靠发起人或参与审批人员手工编辑电子邮件 • 审批过程中各个环节的审批人员对于审批内容发表的意见和备注较为分散，难以自动汇总给下一个环节的审 批人员看 • 审批过程中如果希望针对某个具体问题组织讨论也较为困难 GrapeCity的电子会签解决方案 针对企业中的业务单据和文档会签过程中的现状和存在的问题，GrapeCity提出了电子会签解决方案来解 决会签过程中存在的问题，提高会签效率。 1. 方案架构 GrapeCity的电子会签解决方案在客户端基于浏览器和Office Infopath，用户通过浏览器访问系统，并在 Infopath中填写和批准表单。 解决方案的服务器端基于SharePoint Portal Server或Windows SharePoint Services以及基于ASP.Net 的Web Part技术，并使用GrapeCity工作流引擎驱动