行政后勤事务管理(9页).doc

行政后勤事务管理 一、会议管理制度 基本原则 1、坚持以多种会议形式贯彻和落实公司各种规章制度及有关决定，及时研究和解决工程建设管理中存在的问题，多方交流信息，加快信息反馈的速度，不断完善和改进管理工作。 2、召开会议应本着既要解决问题，又要缩短时间的原则精简会议可开可不开的会，坚决不开可在基层解决的问题，不在会上研究属于部门职责范围内的事情，不开全体会议。必须召开的会议，应于会前通报议题，会议讨论的重要事项或文件凡涉及对外或需向上级请示的，一定要在会前做好协调和请示工作。会议开得有内容、有决议、有效果。3、各次会议要明确主办部门，同时明确召集人和筹备人员，准备与会人员签到表。凡属部门专业性质的业务会议，原则上由各业务部门组织召集会议，办公室协。 4、凡涉及公司会议，或两个部门以上参加的会议，以及要求上级领导参加的会议，均需事前报办公室备案后，始得召开。 5、凡会议需要费用开支的，主办部门必须提前做方案，专门编制预算，办公室、财务部审核报公司领导批准后由办公室统筹安排。 6、会议决定的事项由办公室或会议主办部门逐项负责督办，将执行情况及时向汇报。 7、对会议决定的事项，各部门要坚决执行、抓紧办理。在执行过程中如问题，应及时反馈。对各自职责范围内的问题，要积极协调解决；对涉及其他部门经协商仍解决不了的，要如实向管领导反映并提出建议，由领导协调解决。 工程建设管理会议按召开类别主要可分为公司员工大会、公司周办公例会、部门内部工作会、工地现场会、技术专题研讨会、工程重大问题专题会（质量、安全、进度）、监理协调会、工地会议等形式。 工程建设管理会议按召开时间可分为定期会议和临时会议两种。定期会议要有固定的议题、时间、参加人员和会议地点。临时会议一般是指有针对性解决专项问题的专题会议。 会议的组织与落实 员工大会 公司员工大会是临时会议，主要任务是传达公司董事会和公司领导层对建设项目管理的要求，本项目总体工作计划安排和发展目标，公司最新决策、决议，以及公司下一步重要工作事项布置等。员工大会一般每季度或半年召开一次，由总经理主持，公司全体员工参加。 会议由办公室负责筹办和召集，并拟订会议议程报总经理审定。办公室负责会议记录并在会3天内整理出会议纪要，由总经理签。 周办公例会，一般在每周初或末召开，会议由总经理或委托副总经理主持，公司各部门副职以上人员参加，办公室负责会议召集并做好会议记录，会后，需督促各部门积极完成公司布置的各项工作。 会议的主要议题是： 检查落实上周公司主要工作完成情况； 各部门提出本周工作重点； 对各部门之间的工作协调以及重要问题的讨论研究； 其他需在工作会议上讨论决定的事项。 3、部内部工作会议 4、工地现场会议 24小时书面通知承包人监理代表处参加，必要时邀请公司他有关人员参加。 3天内发布。 技术专题研讨会议是就工程建设中重大技术问题和重要施工方案讨论而召开的临时会议，由公司有关业务部门书面提出申请（包括会议议题、时间、地点、参加人员、拟邀请专家名单、会议费用预算等），经总工程师审查后报总经理批准后召开。 会议由总工程师主持，办公室负责筹办及会务工作，相关业务部门有关人员参加会议。技术质量部负责会议记录和整理会议纪要，报总工程师审定后，由总经理签发。会后5天内发布。 工程重大问题专题会议是指工程建设中，为加强施工质量、安全、进度管理，开展劳动竞赛活动等专门召开的大型动员、总结会议。由总经理主持，各监理代表处、各承包人及有关建设协作单位代表、公司各部门主管以上人员参加。必要时请董事长及上级主管部门领导参加。 办公室负责会议筹办和召集工作，提前3天预定和布置会场，拟订会议议程报总经理审定，发出书面会议通知。会议开支预算由办公室专题签报批准。办公室负责会议记录和整理会议纪要，会后7天内发布。 监理协调会是项目工作站与监理代表处针对工程施工管理问题进行交流的会议，由项目工作站负责主持，每月下旬在各监理代表处分别定期召开。要求监理代表处总监、驻地高监及专业监理工程师参加，工程管理部门负责人及有关主管参加，公司领导酌情参加。 主要议程： 各合同段驻地高监汇报各自职责范围内的工作和存在问题，提出建议； 监总结本月监理代表处工作，对工作提出改进意见； 监理代表处提出改进意见交流工作体会； 针对监理代表处提出意见进行答复。 工地会议分第一次工地会议和常规工地会议（以下简称工地例会），由监理代表处组织召开。 第一次工地会议是在各合同段正式开工前必须召开的会议，会议由监理代表处总监主持，参加人员包括公司领导、公司各工程相关管理部门负责人、质量监督站代表、设计代表、监理代表处专业工程师、相关驻地监理办驻地高监和驻地监理工程师及合同段承包人授权代表、合同段项目经理、技术负责人及当地政府代表等。会议主要议程如下： 介绍各方人员及组