行政专责岗位说明书(6页).doc

行政专责岗位说明书 岗位名称 行政专责 岗位编号 BG-GL-C-01 所属部门 办公室 直接考核人 办公室主任 岗位等级 C 设计工时 岗位目的 收集整理公司各类信息，为事业部和领导提供优质、高效的秘书服务，领导和办公室日常事务处理。 1.岗位职责 № 岗位职责 目标 作业卡/工作卡号 1 负责为事业部高管领导提供行政和秘书服务。 工作高质高效，及时率100%，准确率100%，领导满意率达90% B0019- B0027 2 负责事业部公文管理和事业部各类报告、文件的拟稿。 处理及时率100%、准确率100%，无泄密；文书档案按时按质整理，归档及时率100%，正确率100％ B0028、B0037、B0039 3 负责事业部会议管理。 会议规范、高效，无效会议次数为0，会议记录全面、无差错，纪要整理正确率100% B0030- B0036 4 负责事业部信息处理工作。 处理、答复及时率100%，准确率100% B0081 5 负责其他行政事务。 处理及时率100%，准确率100% B0013- B0018、B0089、B0175、B0176 6 完成上级领导交办的其它工作。 按时按质按量完成 / 2.任职条件 条件 经验与业绩 应知应会 职业素质 其他 合格 1、有1年以上秘书岗位工作经历； 2、2年以上行政管理工作经验。 1、熟悉行政秘书岗位的专业知识； 2、于沟通协调，有一定的计划、组织、控制、总结、分析能力； 3、熟练使用Office等办公软件 1、身体健康，能适应较大强度的工作，心态良好； 2、身高165CM以上，年龄24岁以上，具备较佳的形象气质； 3、专科以上学历，文秘类、管理类或中文类专业毕业。 达标 1、4年以上企业行政管理岗位工作经验； 2、2年以上秘书岗位工作经验。 1、掌握行政文秘管理的专业知识； 2、有较强的计划、组织、沟通协调、控制、总结、分析能力； 3、 有较强的文字及独立处理对内事务能力 胜任 1、6年以上企业管理工作经验，并取得较好的业绩； 2、有2年以上大型企业秘书岗位工作经验。 1、有较强的管理计划能力； 2、有较强的组织、沟通和协调能力； 3、有较强的发现、分析和解决问题的能力； 4、精通行政文秘管理的专业知识； 5、有的文字及独立处理对内事务、对外交际能力 3．工作事项说明（工作卡） 序号 作业卡/工作卡号 工作事项名称 工作等级 1 B0013 事业部印章用印 D 2 B0014 事业部印章保管 E 3 B0015 事业部各部门印章报刻 F 4 B0016 事业部行政用车安排 E 5 B0017 事业部电话号码表制作 E 6 B0018 事业部电话号码表更新 F 7 B0019 事业部总经理办公室环境卫生的整理、维护 F 8 B0020 事业部领导需审批（阅）文件传递 D 9 B0021 事业部领导定期文书整理、报送 F 10 B0022 总经理存查的档案资料的整理、立卷与定期归档 E 11 B0023 部门负责人日清收发 F 12 B0024 报刊杂志的收发 F 13 B0025 甄选事业部领导日常接待 E 14 B0026 甄选事业部领导电话 E 15 B0027 甄选事业部领导函件 D 16 B0028 整理事业部文秘档案 F 17 B0030 受理各部门会议申请 F 18 B0031 事业部级会议议题收集 F 19 B0032 事业部级会议通知 F 20 B0033 安排会议座次 F 21 B0034 会议记录 F 22 B0035 编写会议纪要 D 23 B0036 会议纪要下发 F 24 B0037 事业部公文撰写 C 25 B0039 事业部公文报送 F 26 B0081 总部信息转办 E 27 B0089 事业部行政物资需求计划初审 C 28 B0175 部门员工日常考勤管理 F 29 B0176 部门员工请休假管理 F 4.本岗位常用制度和表格 序号 常用制度名称 制度编号 常用表格名称 表格编号 1 《会议管理规定》 Q-GD-001 《会议申请策划表》 《会议月计划申报表》 《事业部会议通知格式》 Q-GD-001-001、Q-GD-001-002、Q-GD-001-003 2 《会议管理规则》 Q-GZ-CD01-001 3 《会议管理流程》 Q-LC-CD01-003 4 《发文处理流程》 Q-LC-CD01-001 《XXXX铝业发文稿纸》、《公文模板》 Q-LC-CD01-001-001 Q-LC-CD01-001-002 5 《来文处理流程》 Q-LC-CD01-002 《XXXX铝业有限公司公文处理纸》 《外来文件明细清单格式》