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浅析中石化公文管理系统在天津石化公司中的优化应用 　　摘要：本文主要论述了中石化公文管理系统技术路线及在天津石化公司中的应用情况，阐述了天津石化公文管理系统在中石化公文系统的基础上的优化设计及应用效果。 　　关键词：公文管理系统；lotus domino；优化设计 　　前言 　　为了进一步提升办公自动化应用水平，推进中石化总部与企业办公信息化建设，提高公文处理与办公管理水平，规范企业行政办公业务流程，近期中石化公文管理系统在中石化各家企业进行应用推广，中石化公文管理系统是基于Lotus Domino进行的设计开发。 　　一、技术背景 　　Lotus Domino/Notes 作为群件系统的领先者，在我国及全世界有着广泛的应用。它提供的企业信息通讯平台、文档数据库、工作流自动化功能，以及其丰富的模版，使其成为办公自动化的代名词。目前中石化公文管理系统使用的是Lotus Domino8.5版本。 　　随着计算机技术和网络技术的不断发展，传统的C/S结构的公文管理系统已经不能很好的适应用户的需求，B/S模式渐渐浮出水面。中石化公文管理系统是基于Domino Web 进行的开发设计，Domino Web技术是Domino/Notes开发的一种延伸和扩展，因其部署简单，使用简便而取代了维护繁琐的客户端应用。中石化公文管理系统基于的Domino数据库是包含应用程序的数据、程序代码、逻辑关系和设计元素的容器。 　　通过Domino Web设计出满足企业要求的视图、表单及页面等内容。Domino Web 服务器是一个Lotus Domino服务器任务，它使Lotus Domino 服务器能够同时作为HTTP 服务器。Domino 服务器自动将所有的Notes 设计元素和文档转换为Web 页面，使用户即可以通过Notes 客户机，也可以使用Web 浏览器访问Notes 数据库。Domino服务器把所有的设计元素和文档转换为Web 页面。不用付出任何额外的工作，Notes 视图，表单，导航器，链接和文档被解释成可以显示在任意一种Web客户机上的HTML。 　　二、优化设计 　　天津石化作为中石化公文管理系统首批推广试点企业之一，根据天津石化实际情况，制定了收文、发文、工作表单、签报、会议通知等各个模块的数据库及流程配置。在中国石化公文管理系统推广基础上，结合天津石化实际应用情况，完成5000多用户、253个部门信息的初始化工作，部署了公文流转、个人邮箱、个人事务三大模块。其中公文流转模块包括收文、发文、签报、会议纪要、工作表单、督办管理子模块，完成了600多个数据库的搭建和45个流程的配置工作。 个人邮箱作为公文管理系统应用的辅助模块，个人事务含委托办理、密码设置等。为确保公文快速高效的运转，天津石化同移动天津公司共同做好了系统中的短信提醒功能，为急件的办理提供便捷。 　　在中石化公文管理系统的基础之上，天津石化公文管理系统主要进行了以下方面的改进设计及开发： 　　（一）进行了首界面的修改，由原有的“待办信息”和“待阅信息”两个模块增加为“待办信息”、“待阅信息”、“会议通知”和“个人邮箱”四个模块，界面显示呈“田”字型，各个模块显示更加直观，其中待办信息和会议通知两个模块按照紧急程度排序。 　　（二）从功能上把“会议通知”单独分离出来，只用于发布各种会议通知，模块中未读通知显示红色，阅后显示成黑色，发布便捷，并可由各接收人员根据需要自行删除，以保证会议通知及时有效的传达。同时在公文流转中增加“其他通知”，用于下发会议通知以外的各种通知。 　　（三）规定了“待办信息”及“会议通知”中文件的排列顺序，即按文件限办时间分为特急、急、一般三个缓急层次，分别用两个红标、一个红标、绿标显示，自动按特急、急、一般顺序排列文件（同一缓急层次内文件按时间排列），同时系统根据设定的限办时间自动改变文件紧急度，直观地提醒办理人员，以确保文件运转高效、准确。 　　（四）隐藏传阅文件及会议通知发布过程中除本层回执的所有回执信息，即发起传阅（通知发布）人只看到自己传阅（或发布）的回执，而上层（或下层）传阅（发布）回执不再在本层显示，并且同级之间被传阅（发布）者互相不再看到回执信息，以确保回执信息的简洁。同样在删除传阅（发布）权限上也相应加以修改，即发起传阅（发布）人只能删除自己传阅（发布）的人员，不能删除其他层次的传阅（发布）。 　　（五）增加了公文统计中的搜索条件，并将搜索出的文件标题增加链接功能，直接可以查到文件当时流转的状态。 　　（六）为确保系统运转速度，将系统中的“待阅信息”中的文件，按照接收文件的时间计算，如超出30天未阅，自动将文件转入“已阅信息”中，以免造成因“待阅信息”中文件过多时，系统登录时间延长的问题。 　　三、服