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中外合作办学背景下高校学生档案利用平台体系结构设计 　　【摘要】随着中外合作办学规模的不断扩大，国内在校学生出国留学人数逐年增加，档案管理、利用、服务如何与外方对接，是高校档案管理队伍所面临的现实而紧迫的问题。本文从档案利用的角度，提出了在中外合作办学背景下高校学生档案利用平台的体系结构，期望能对高校学生档案利用与外方学校接轨有所裨益，对高校档案利用服务有所借鉴。 　　【关键词】档案利用平台 中外合作办学 高校学生档案 　　【中图分类号】G64 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2015）08-0026-02 　　随着中外合作办学规模的不断扩大，国内在校学生出国留学人数逐年增加，档案管理、利用、服务如何与外方对接，更好的服务于学生是高校档案利用服务所面临解决的新问题。这主要体现在两个方面：一方面是中外合作办学档案利用服务具有时限性和季节性。高校中外合作办学的学生，除选择留在国内学习的部分学生外，很多学生选择出国留学，通过语言考试后学生要在国外学习一至两年。由于外方学校申请入学是有时效的，因此申请出国的高校在校学生档案利用及档案服务有明显的季节性，淡旺季划分明显。旺季时学生档案查询、检索、证明、复印、打印等利用服务量呈现爆发式增长，旺季过去则出现断崖式减少，使得这项工作的季节性特别强。而另一方面大多数学校都把这项工作放在二级学院办公室，并不常年设置专人专岗[1]（当前普遍的模式是档案搜集、档案利用、档案服务工作都放在相关二级学院，由兼职的办公室人员负责，而专职的档案管理人员，负责对二级学院兼职档案人员进行培训，对搜集、汇总的材料进行审查、传递，对档案利用材料进行监督、审核）。因此在中外合作办学出国学生档案利用和服务便利、及时、准确、凭证化的需求下，给二级学院办公室兼职负责档案利用的管理人员带来很大的工作压力和精神压力，基于现代网络、数字化、移动化的档案利用平台无疑可以缓解这种现状。 　　高校学生档案利用经历了从传统手工检索到逐步实现信息化，网络化的过程，当前正向全面数字化发展，而伴随着档案管理手段的发展，档案利用及档案服务方式却相对滞后，不能满足中外合作办学中出国学生对档案利用及档案服务的时效性、凭证性、便捷性的需求。造成这一现象的重要原因之一是档案利用服务平台不完善。目前的状况是重视档案管理的建设，而缺少基于网络的数字化技术及应用对档案利用和档案服务的支持，使档案服务工作者提供档案利用服务缺少有效和高效的信息化手段。档案利用平台是实现档案利用价值[1]、支持档案服务的基础设施，其所支持的档案信息化方式是手工、半手工、基于网络还是数字化，直接决定着档案利用、档案服务的效果。若在中外合作办学高校中能够建设完善的档案利用平台，开展高效、便捷、高质量地档案利用和档案服务，无疑会从一个侧面促进中外合作办学事业的快速发展。 　　一、中外合作办学高校学生档案利用者的需求分析 　　面向中外合作办学的档案利用及服务，其目的是满足出国学习的在校学生的查证需求，其核心和关键环节是档案信息资源的有效性，其需求主要包括以下特点： 　　1.对查证材料有效性和准确性的要求。有效性是指支持学生出国学习所需要的查证材料必须是中外合作办学外方学校所认可的原始档案记录，所提供的记录应该是全面的没有遗漏。因此，在办理出国学习学生档案利用请求时，要求对关键支持材料和辅助支撑材料的检索要准确，凭证材料制作要有效力，避免出现查找材料不准确的现象。 　　2.对查证服务速度和效率的求快需求。由于学生申请出国准备时间有限，必须在外方学校规定的截止日期前提供所有必要的档案查证材料，每位学生都希望在最短的时间内办齐满足需求的材料，现实中往往是当届学生集中在很短的时间内提出查证服务请求，工作量巨大。这就要求档案利用服务能够在最短时间内迅速查询到学生个人全面、准确的需求材料和信息，解决查证问题。学生对查证时效性要求就是对档案利用服务速度的求快需求;而大量学生集中查证服务，则要求档案利用服务必须是高效率的服务系统。因此建立快速、高效的档案利用服务平台，一方面能够减轻档案服务工作者的工作压力，提高工作效率;另一方面又能够节省档案利用者时间，提高档案利用效益。 　　3.对档案利用方式的求便需求。中外合作办学高校学生档案利用服务工作，由高校二级学院办公室人员兼职，由于办公室工作内容繁重，兼职档案工作者总是希望通过简便的途径迅速检索、归集和整理出出国学生所需的证明材料;而待出国学生则希望档案利用的办理手续尽量简单、便捷。要做到以上的简便性，利用现有的传统手工检索、制作档案凭证材料的档案利用和服务机制，工作量极大，费时费力，易出差错。显然，提供档案服务的档案工作者希望有良好检索性能及友好界面、能够支持获取、归集、整理学生档案信息资源的档案利用服务系统，而待出