新时期企业档案检索工作的若干探讨.docVIP

新时期企业档案检索工作的若干探讨 　　摘要：企业的档案检索工作在企业的发展、竞争中发挥着重要作用。本文分析了新时期企业档案检索工作面临的问题和挑战，提出了企业档案检索工作的改进措施，力求为企业的长足进步添砖加瓦。 　　关键词：企业 档案检索 措施 　　当今，随着信息社会的不断发展，人类社会对档案信息的需求与日俱增，这使得作为档案信息获取与利用之间重要联系桥梁的档案检索工作发生了深刻变化。档案检索工作的水平已成为衡量档案工作现代化水平的重要标志之一。对于企业的档案检索利用工作来讲，进行持续改变是其适应形势变化的应有举措。 　　一、企业档案检索工作面临的新形势 　　1.档案人员多为兼职，工作繁忙 　　企业在发展过程中自负盈亏，因此成本控制最小化和利益追求最大化是每个企业始终坚持的原则。因此减员增效就成为了各个企业管理改革的重大措施，激烈的市场竞争使得企业不允许存在闲人、懒人。一般情况下行政人员往往身兼数职，工作繁忙，这往往比事业单位拥有更高的工作效率，更具活力，奖惩也更加分明。但同时也容易造成企业计划性不强，工作不到位或混乱等现象。 如云南工商学院档案员一职集办公室文员、档案管理、文书整理、文件收发等工作于一身，“我经常跑步穿梭于学院办公室、档案库房、各业务机构等多处办公场所，干着眼前工作必定想着下一步工作，每天不敢有一丝一毫的怠慢。”该院档案员如是说。 　　2.传统的档案检索不适应新形势的发展 　　企业管理快节奏和员工繁忙工作局面不会允许档案员磨磨蹭蹭地查档案，也不会再允许繁琐的档案借阅登记手续存在。同时，随着网络技术的发展和企业信息化程度的提高，企业对信息的依赖性愈来愈强，档案信息服务对企业的作用也越来越大。传统的信息服务手段主要利用目录、索引、文摘等检索工具，操作技术落后，服务质量不高，对档案信息资源只能做简单的加工处理，与现代档案信息检索手段相比，整体服务水平是浅层次的。而信息时代的档案信息服务要求网络化，信息高速公路要将单个档案馆与世界各地的档案馆、图书馆、情报中心、公共查询系统与信息用户的计算机系统连接起来，即实现信息的共享。信息共享是档案检索工作要实现的一个目标，也是档案部门向社会提供利用的目标之一。 　　二、企业档案检索工作的改进措施 　　1.认真观察思考，在档案检索工作中找窍门 　　档案检索窍门可以起到立竿见影的效果。如编制重要文件目录，将其附在《归档文件目录》上面，或将当年大事、要事、特色工作与之产生的相应文件对照列出，必定便于检索。或者在《归档文件目录》上作出醒目标识，也可加快常用文件检索速度。再者，在档案盒脊背的“机构（问题）”栏所标识项目下方另行标识诸如“人事令”、“财审制度”等简捷明了词类，档案人员就很容易找到常用的或重要文件。 　　2.积累档案检索经验，摸索快速查找规律 　　从档案检索实践中我们悟出这样一个道理，这项工作实际上就是“三点归一”。“三点”是指档案利用者、档案检索者和档案，“归一”是指：档案检索者将查找出的档案交给档案利用者，进而完成了档案检索过程。如果将“三点”改变为两点，即档案检索者和档案利用者（档案）之间的直线运动，则可缩短档案检索过程，提高档案检索效率。比如财务人员经常查找财务制度和财务报表方面的档案，人事部门经常查找人事令、劳动保险等方面的档案，而后勤处经常查找房建方面档案，将其各自归一，每逢这些部门查阅档案，不用细问便可直接到柜中调卷。另外，本人又相继总结出了哪些部门查档非常急迫，而哪些部门查档从容一些，遇到多人同时查档，则分清轻重缓急，从容处之。 　　4.实现电话预约调卷，档案检索由被动变主动 　　查档人如需利用档案，先通过电话简述档案年代和关键词，挂断电话后，档案人员将所借案卷准备好，电话通知有关人来取。这样，既避免了借档人的当面催促，又使得档案检索变得从容，档案借阅等待时间几近为零。 　　5.简化手续，使档案借阅登记花费时间最少 　　借档人来去匆匆，档案人员在提供了优质快捷的服务后，如果还像以前那样要求员工履行繁琐细碎的登记手续，必令人厌。尽可能地简化档案借阅登记手续，除借档人签字、卷号、数量、日期等必要之外一律革除，是档案借阅适应新形势的又一举措。通常，档案人员通过电话调卷，将别人所需的案卷放在阅览桌上，并将这些案卷预先登记，调档人签名即可取走。 　　6.提高档案人员业务技能 　　电子、网络型检索工具的发展与完善，促进了档案工作者角色的重新调整。信息时代，档案工作者不仅要懂档案专业知识、计算机知识，同时还要精通网络技术、多媒体技术及具备信息处理和分析能力。未来的档案工作者不仅要运用网络为用户提供档案信息，还要选择并使用适当的检索方法，找出适当的信息提供给用户，因而信息决策判断能力是档案工作者必须具备的。同时未来的档案检索工作将由检索