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对陕西高校新校区建设项目档案管理工作的反思 　　摘要：本文介绍了陕西省档案局、省教育厅、陕西省高教系统档案学会联合对陕西省高等院校的档案工作及新校区建设项目档案工作的检查工作及检查结果，对检查中高校建设项目档案工作暴露出的不足之处予以反思，并提出了解决办法。 　　关键词：高校；新校区；建设项目档案；反思 　　中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2013）43-0141-02 　　近几年来，陕西省高等院校快速发展、办学规模不断扩大。新建校区成为不少高校发展壮大的重要战略举措，一大批大型建设项目不断上马。在新校区庞大的建设工程中，对于工程项目保质保量的安全建设、准时竣工验收，顺利交付日常管理使用、日后维修改建扩建，基建档案资料都提供了及时、详尽的第一手依据，起到法律凭证的重要作用。面对高校新校区建设项目档案的归档工作中可能出现的不足之处，陕西省教育厅、档案局先后于2010年和2012年对高校档案工作进行了检查。2010年12月8日，陕西省档案局、省教育厅联合发文《关于对部分高等院校新校区建设项目档案工作检查的通知》（陕教工秘办〔2010〕5号）“2010年12月14日至17日，联合检查组对陕西师范大学、西北大学、西北政法大学、西安外国语大学、西安理工大学、西安工业大学、西安财经学院、西安邮电学院等八所院校新校区建设项目档案工作进行了检查”。陕西省高教系统档案学会按照《关于开展高等院校新校区建设项目档案工作专项检查的通知》（陕档联发[2010]3号）的要求，于2010年11月中下旬对西安理工大学、西京学院等16所公办、民办高等院校新校区的建设项目档案工作进行了预检、抽查。根据陕西省教育厅2011年文件《关于开展贯彻〈高等学校档案管理办法〉工作情况检查的通知》精神（陕教秘办[2011]10号），受陕西省教育厅委托，陕西省高教系统档案学会于2012年10月10日至12月31日，组成6个工作组，对陕西省78所各类高校档案工作贯彻教育部、国家档案局《高等学校档案管理办法》情况进行了检查。 　　笔者作为陕西省高教系统档案学会的成员有幸参加了部分院校的预检、抽查工作。检查中所检查院校的各项规章制度健全规范，建设项目档案符合基本建设类档案归档的要求：大多都根据本单位具体情况制定了档案实体分类方案和各项管理制度；有专职归档指导人员负责基建档案的归档指导工作；按照统一的归档范围和标准及基本建设的程序要求收集资料，基建档案收集齐全、分类科学、整理较规范；部分院校新校区基建档案虽处于预立卷状态，一般都保管在工程项目的业主处；都设有兼职档案员，在工程前期准备阶段、施工过程中就注意收集基建资料，预立卷有目录。在硬件建设方面，能做到防火、防水、防盗、防腐、防灰、防潮、防高温、防蛀的“八防”措施，配备了计算机、打印机等必备办公设施，档案馆（室）都设置专门的档案指导室和档案库房、做到了库房、阅览、办公“三分开”。 　　一、在预检过程中发现的一些问题 　　1.有的高校档案专职人员配备不足，人员更新多、变动频繁。档案专职人员的缺乏，严重影响基建项目档案的归档工作。部分高校档案管理人员基建档案业务素质有待进一步提高。未严格按照《高等学校档案实体分类法》中“JJ基本建设11综合按单项工程设置类目”的规定，来指导基建项目的归档工作。新校区基建档案的分类、组卷和编目不够规范。有的高校档案人员对《高等学校档案工作规范》（以下简称规范）的理解有偏差、“吃得不透”。一般基建工程都经过立项、审批、征地、勘察、设计、招投标、环评监理、施工质检验收、竣工交付等阶段，在这些阶段中形成的文件材料会出现交叉互用现象，很难严格按“规范”中按单项工程项目设置类目的要求，对材料进行分类、组卷、编目，因此导致不同阶段、单位工程之间归档文件重复使用现象较严重。部分基建档案存在归档的工程文件不是原件，工程文件签字盖章手续不够完备，竣工图使用计算机出图的复印件，不是蓝图，竣工图无竣工图章或竣工图章签字及设计变更填写不够齐全完整等问题。 　　2.不能全面有效地落实高校新校区项目建设档案管理制度。由于建设工程资料的形成和收集分属高校不同部门或勘察、设计、监理等不同单位。可喜的是，现在部分高校在招投标订立合同时，已经在勘察、设计、监理、施工、大型设备购置等合同中对项目档案归档范围、要求进行了约定。 　　3.由于部分高校基建项目“先上马、后补票”，造成审批手续或征地文件不齐全，致使部分项目立项审批文件和竣工验收文件材料缺失，不能按时对上述文件进行收集、归档，形成归档文件材料不够齐全完整。 　　二、对高等院校新校区建设项目档案工作的几点反思 　　1.坚决执行《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《陕西省档案条例》等规章制度；按照《国家重大建设项目文件