第三章秘书的素养精要.ppt

第三章 秘书的素养 秘书的素养即秘书资格：是秘书人员从事秘书职业活动的条件和身份。是秘书的德、才、学、识等构成的一个相互联系、相互制约、相互渗透的辩证统一体。 第一节 秘书的政治修养 一、坚定的政治方向 秘书人员具体的服务对象是不同的，但有一点是共同的，即都是为社会主义现代化建设服务。 应做好两方面： 1、秘书人员坚定自己的共产主义理想和信念 邓小平指出：“过去我们党无论怎样弱小，无论遇到什么困难，一直有强大的战斗力，因为我们有马克思主义和共产主义的信念。” 2、秘书人员应不断提高贯彻执行党的基本路线的自觉性和坚定性 二、强烈的事业心 爱因斯坦说：“热爱是最好的老师” 1、有了强烈的事业新，才能化被动为主动 2、有了强烈的事业新，就能出于公心，坚持对党和人民负责 三、较高的理论政策水平 秘书工作的政治性特点，要求秘书人员必须具备较高的理论政策水平。 1、认真学习马列主义，提高自己的理论素养 2、认真学习党和国家的政策法令，特别要认真学习、深刻领会党的十一届三中全会以来的路线、方针、政策，提高执行党的方针政策的自觉性。 四、实事求是的思想作风 坚持实事求是，就要求秘书人员在工作中，善于把党的路线、方针、政策同本单位、本地区、本部门具体结合起来；要在办文办事、信息调研、督查落实、辅助决策中，尊重客观事实，如反映情况，有喜报喜，有忧报忧，不夸大也不缩小。 第二节 秘书的智能结构 智能结构 是知识和能力的反映 一、秘书的知识结构 古人云： “非学无以广才，非学无以明识，非学无以立德” 知识：是人们在改造客观世界的实践活动中所获得的认识成果。 知识结构：指个人为实现一定的目标，在对人类知识体系进行学习和选择后，在自己头脑中形成的具有一定层次的互相协调的知识系统。 秘书的知识结构包括三个层次： 基础知识 专业知识 相关知识 1、基础知识 主要包括两大类：社会科学基础知识和自然科学基础知识 2、专业知识 专业知识-----指秘书在工作范围、工作职责和工作内容内应掌握的知识。包括两方面：一是秘书学科专业知识；二是秘书所在部门的业务知识。 3、相关知识 相关学科知识-----指与秘书专业相关的一些学科知识，主要有行政管理学、社会学、心理学、公共关系学、新闻学、文书学等。 二、秘书的能力结构 1、表达能力 现代秘书的能力结构中，表达能力至关重要。它包括：口头表达能力和文字表达能力。良好的口头表达能力表现为：目的明确、中心突出、语言规范、口齿清晰、语言温和、富有激情、说话得体、符合身份。 秘书人员工作中的一个重要任务，就是从事大量的文字工作，几乎天天都要修改或草拟文稿。因此，秘书人员必须具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律。 2、交际能力 社会交往已成为社会各阶层的一项“热门”活动。社交对于秘书人员来说同样重要。首先，社交可以开阔视野，增长知识。在广泛的社交中，可以博采众长，学习各方面的知识以丰富自己。知识出才智，智是谋之本，这样在实际工作中就能更好地发挥参谋助手作用。其次，社交是办事的辅助。秘书人员办理公务，联系事务，自然是“公事公办”但社交可以帮助选取捷径，克服阻力，提高办事效率。 3、办事能力 根据职责的要求，秘书人员经常要按照领导的意图组织各类活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作搞好。对此，秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事的效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观点，统筹安排工作。 4、沟通与协调能力 在办文、办会和办事过程中既要贯彻党和国家的方针政策，又要落实主管部门的相关政策，还要参与组织内部有关政策规定的讨论、拟制。秘书人员介入其中，要通过各种方式、手段、妥善地调节、处理所属系统内各层次、各职能部门、单位之间，本系统所属人员之间及本系统与外系统之间的各种关系、矛盾和纠纷的本领，协调工作是领导者管理职能的延伸。 具体表现在： 要善于协调内外部关系，要熟悉政策法规及事实依据，通盘考虑，着眼大局，协同各方，处理好局部与整体、长远利益与眼前利益的关系，在大事要事上要坚持原则，在细节、枝节问题上要善于变通，将原则性和灵活性结合起来； 要善于分析矛盾的焦点、主要矛盾的主要方面，抓住协调关键，缓解或化解矛盾 要善于运用协调方法和协调艺术，充当领导者综合协调的得力助手。 5、应变能力 办事的方案、计划，往往与现时不符，需要部分修正或推倒重来。在实际工作中，许多事情若死守条条框框，往往行不通，须把原则性和灵活性相结合，在不违反原则的前提下变通处理。有时会出现一些突发性事件和意外事件，须在较短时间内拿出对策。若一个方案行