第一章管理文秘概述要点.ppt

第一节 管理文秘的定义与内涵 （一）秘书的定义 现代意义上的秘书，是具备专业技能职务资格、围绕着领导层或个人进行各项事务的辅助决策和管理，帮助组织或个人实现“效能最大化”的管理类应用型技术人才。 1.秘书是一种专业职务和广泛的社会职业 2.秘书工作是针对领导及与领导相关的各项工作，核心是“领导意图及决策” 3.秘书工作的定位是辅助、协调、参谋，是领导进行各项事务处理、决策、执行的助手。 4.秘书活动的基本方式是综合处理各项事务并进行相关的信息管理 （二）管理文秘的内涵 管理文秘即管理秘书学，既体现了管理学与秘书学的学科交叉，又能够反映出秘书学在现代秘书工作实践中的崭新特点和规律，不同于传统对秘书职业内涵的理解。 1.体现了秘书学与管理学的紧密联系 2.现阶段秘书职业资格认证要求（1998年开始） 五级秘书；四级秘书；三级秘书；二级秘书 等级的高低决定了秘书本人的职业能力和处理问题的能力，对于上市公司，对秘书的职业认证的级别要求相当的严格，一般个人企业或者是较小型的企业要求则不高，会一般的办公处理业务能力即可。 一、认知秘书工作 什么是秘书工作? 秘书工作的“四个转变”（是由秘书工作负责人在1985年1月全国秘书长会议上提出来的） 二、秘书工作的角色定位 机要性 秘书的基本素质中，最重要的莫过于“嘴紧”了。我能把饭碗保到今天，全靠“哑三年”、“聋三年”、“瞎三年”。这个口诀本来是古韩国女性出家当儿媳的训诫信条。作为秘书，即使是对一句话、一封邮件、一页文件也不能大意，不能说的绝对不说，不能透露的绝不透露，做到守口如瓶，滴水不漏。秘书应该将“秘密”看得和自己的命一样重要。 ——（韩）金圣姬（韩国最高龄的秘书） 技术性 思考题： 一位秘书接过老板收到的一份客户传真，马上就去做了复印件，为什么？ 流行思维： 我还能做什么、我还知道什么、我还要学些什么 三、管理秘书的工作实务 1.日常事务管理 办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理 2.接待事务 来访接待、安排服务等 3.会议管理 安排会议、会场布置、会议服务、会议文件的处理等 4.行政事务管理 信访事务、调查研究事务 5.文件管理 文书档案事务、写作事务 6.公关管理 协调工作、督查工作 美国“全美秘书协会”章程，秘书必须具备的条件 像心理学家一样善于观察和理解他人 像政治家一样有灵敏的头脑 像外交官一样有潇洒的风度 有调查各种棘手问题的丰富经验 有良好的速记能力和文字功夫 熟谙各种商业往来中的法律关系 能熟练的使用各种自动化办公机器 具备相当的金融和税务方面的知识 能熟练对各类文件资料进行整理归类 秘书究竟是什么样的工作？ 穿山甲： 一天到晚只知道干活，既不动脑子去想问题，也不会想问题，没有灵气。 狐狸： 不踏实干活，一天到晚打别的主意，聪明乖巧 一个真正的秘书=立足现实、埋头苦干的穿山甲+胸怀全局、有勤于思考习惯的狐狸 五、秘书的工作方式 1.尽早成为博学多才的人，努力爱上自己的工作 2.猎取高级的情报，然后毫不吝啬的交给公司 3.全心全力辅助上司的工作，你的威望也会得到提升 4.在有机会学习的时候，全身心的投入学习 5.当你具备了老板的观点和视野，你就已经是一位老板了。 6.相较于才华横溢的属下，上司更喜欢提拔那些忠诚可信的员工 7.学会秘书的口才，学会以团队为中心的交流方式 8.虽然没有直接指出，但无理举止即使你的最大障碍 9.不想变成“孤立军”，那就首先磨好自己的脾气 10.从老板的身上学会如何发展人脉、处理人际关系。 领悟：白领职场生存13条戒律 戒律1——没有创意的鹦鹉 只会做机械性的工作，不停地模仿他人，不会求自我创新，不会自我突破，认为多做多错，少做少错。 戒律2——无法与人合作的荒野之狼 丝毫没有团队精神，不愿与别人配合，分享自己的劳动，也无视他人的意见，自顾自的工作，离群索居。 戒律3——缺乏适应力的恐龙 对环境无法适应，对市场变动经常无所适从或不知所措，只知请教领导，也不能接受职位调动或轮调等工作改变。 戒律4——浪费金钱的流水 成本意识很差，常无限制的申报交际费、交通费等，不注重生产效率。 戒律5——不愿沟通的贝类 有了问题不愿意直接沟通或羞于讲出来，总是闭着嘴巴，任由事情坏下去，没有诚意。 戒律6——不注重资信汇集的白纸 对外界信息反应不敏锐，不肯思考、判断、分析，也不愿意搜集、记忆有关信息，懒得理会“知己知彼，百战百胜”这句名言。 戒律7——没有礼貌的海盗 不守时，常常迟到早退，服装不整，讲话带刺，不