1文件控制程序分析.docVIP

PAGE  1-PAGE 9 程序文件文件控制程序文件编号QP01版本3.00生效日期2010年1月5日共7页第1页 修订记录文件版本修订日期修订页次修订摘要 批准审核编制 程序文件文件控制程序文件编号QP01版本3.00生效日期2010年1月5日共7页第2页文件控制程序 1. 目的 对质量管理体系文件、技术资料和外来文件（规程、规范、行业标准及顾客文件）进行控制，确保各有关场所使用文件的有效版本并进行有效传递。 2. 适用范围 质量管理体系文件、技术资料、外来文件的控制。 3. 职责 3.1设计管理部负责质量手册、程序文件、作业指导书等质量管理体系文件的分发、传递、更改和管理。 3.2设计管理部负责技术文件、国家规程、规范以及行业标准的订购和换版。 3.3设计管理部负责技术文件、规程、规范、行业标准的借阅和管理。 3.4设计管理部负责顾客文件的控制。 3.5综合部负责行政公文的控制。 4. 内容与要求 4.1 质量体系文件 程序文件文件控制程序文件编号QP01版本3.00生效日期2010年1月5日共7页第3页⑴文件编号及文件版本号 ①质量手册编号：QM01，QM表示质量手册，01为流水号。 ②质量计划的编号：QD01，QD表示质量计划,01为流水号。 ③程序文件编号：QP01，QP表示程序文件,01为流水号。 ④作业指导书编号：QW01，QW表示作业指导书,01为流水号。 ⑤质量记录编号：QRW（P、W）01—01，QR表示质量记录，W（P、W）为文件识别码,01—01为对应程序(或作业指导书)流水号和表单流水号。 ⑥文件版本号:首版一律为1.00,每修订一次，顺次提升版本号小数点后面第二位数，如：第一次修订，版本号：1.01。第二次修订，版本号：1.02。整体换版版本号：2.00。 ⑵文件的审批 ①质量手册由管理者代表审核，最高管理者批准。程序文件由各职能部门负责人会审，管理者代表批准。 ②技术文件、作业指导书、技术标准、操作规范、检验和试验规范和操作规程等，由设计管理部组织审核，部门责任人或管理者代表批准。 ③文件分为受控文件和非受控文件。受控文件由各类文件管理部 程序文件文件控制程序文件编号QP01版本3.00生效日期2010年1月5日共7页第4页门提出。受控文件加盖“受控文件”印章并注分发号，非受控文件只进行编号。 ⑷文件的发放与借阅 ①受控文件的发放应填写《文件分发登记表》，经文件管理部门负责人批准后，按发放范围发放文件。 ②文件领用人在《文件分发登记表》上签名领取注有分发号和加盖“受控文件”印章的文件。每份文件都有不同的分发号，便于追溯。 ③当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应到文件管理部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的分发号仍沿用原文件分发号，文件管理员将破损文件销毁。 ④当文件使用人将文件丢失，应申请补发，但必须在领用申请中作出说明（必要时应做出检讨）。文件管理员在补发文件时应给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。必要时将作废文件的分发号通知各部门，防止误用。 ⑸文件的更改及换版 ①每年应由设计管理部组织有关部门对文件的适宜性进行评审，当文件需更改时，应由文件原编写人或文件编写部门进行文件的修改，并填写《文件评审和修改记录》。 程序文件文件控制程序文件编号QP01版本3.00生效日期2010年1月5日共7页第5页②文件更改的审核，批准应由原审批人进行，当原审批人不在职时可由接替其岗位的人员审批； ③文件更改批准后，由文件管理员实施更改。文件更改时注明更改生效时间，并按《文件分发登记表》的名单发放修改后的文件，同时收回作废的旧文件。 ④文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版。原版次文件作废，换发新版本，启用新的版本号。新版文件的发放按旧版文件发放程序进行，并及时填制《文件签收记录表》。 ⑤作废的文件由文件管理员按《文件分发登记表》收回并记录，作废文件加盖“作废”印章。作废文件需留用时,设计管理部批准后加盖“作废”印章。 ⑥质量管理体系文件经编制、审核、批准人员签字后，原版文件五份交由文件管理员填写《体系文件归档登记表》进行归档。归档文件为受控文件时应加盖“受控”印章。存档的电子文件也由文件管理员进行登记归档。为防止文件的丢失，所有存档的电子文件均应有备份并应进行标识。 ⑦质量管理体系文件的借阅应经设计管理部负责人批准，借阅者不得将文件丢失或损坏。 程序文件文件控制程