第三章电子文件解析.doc

第三章电子文件 第一节电子文件概述 第二节电子文件管理概述 第三节电子文件形成、办理和归档 第一节电子文件概述 1.1电子文件的含义 1.2电子文件与相关概念的辨析 1.3电子文件的基本特点 1.4电子文件的种类 1.5电子文件与元数据 1.1电子文件的含义 学术界、档案管理层从不同视角看到了其不同的特征，并出于不同的目的做出或具体、或抽象、或严谨、或深刻的定义，其中较有影响的定义有两个来源： 《电子文件归档与管理规范》 ( GB/T18894-2002) ： 《电子文件管理暂行办法》 （中办国办厅字2009，39号） 1.1电子文件的含义 电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 (《电子文件归档与管理规范( GB/T18894-2002)》 ) 理解电子文件的含义主要把握以下内涵： ★来源主要从三个方面：公务活动、社会活动和传统载体转换； ★“数字信息”和“文件” 的交集：是具有文件功能的数字信息，又是以数字信息为技术特征的文件； ★电子文件由内容信息、背景信息、结构信息三要素构成。 1.2电子文件与相关概念的辨析 机读文件 虚拟文件 数字文件 电子档案 1.3电子文件的基本特点 ·电子文件的技术特点：主要包括非人工识读性、生成环境依赖性、信息与载体的可分离性、信息的易变性、多种媒体的集成性、信息存储的高密度性、信息的可操作性等。 ·电子文件的形成特点：是指电子文件从制作到生成过程中所表现出来的内在规定性。特点主要包括电子文件与机构活动的伴生性、电子文件之间的有机联系性、电子文件内容和结构以及背景信息的分散性、电子文件技术状态的多样性等。两个影响因素：即技术要素和机构职能与文件类型要素。 1.4电子文件的种类 ·按电子文件的适用范围分为通用电子文件、专用电子文件、私人电子文件等； ·按文件功能可划分为主文件、支持文件； ·按文件组成方式可划分为简单文件、复合文件、复杂文件； ·按信息存储载体可划分为磁盘文件、磁带文件、光盘文件； ·按文件来源途径可划分为原生电子文件、数字化电子文件。 ·按电子文件的信息存在形式分为文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、音频文件、视频文件、命令文件等 1.5电子文件与元数据 ·元数据是电子文件不可分割的的组成部分，是电子文件管理不可或缺的重要工具之一。只有在掌握元数据的基础上，才能对电子文件进行有效而安全的控制，保证电子文件的完整性、真实性、可靠性和有效性，同时元数据也是电子文件信息组织、维护和检索的重要依据。 1.5.1元数据概念 ·元数据(metadata)是信息技术出现后才出现的概念，其一般性解释为“关于数据的数据”，其基本功能为描述和定义数据。 ·国际标准IS015489《信息和文献——文件管理》将元数据定义为“描述文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据”。 ·国际标准《档案著录规则》总则将档案著录定义为“通过获取、分析、组织和记录用以识别、管理、检索和解释档案、档案形成背景以及文件系统的信息，以形成对所描述对象及其构成部分的准确表述的过程及成果”。 1.5.2元数据作用 元数据的作用主要包括： ·元数据提供了对电子文件的全面描述（最基本作用，基础） ·元数据可以保障电子文件的真实性 ·元数据可以保护电子文件的完整性（单份文件和文件集合两个层次） ·元数据可以保证电子文件的可读性 ·元数据能够支持电予文件的全程控制 ·元数据能够支持电子文件管理流程的集成与优化 1.5.3元数据元素及其结构和描述 参考IS0 23081《信息和文献．记录管理过程．记录用元数据．第1部分：原则》，我们可以将通用电子文件元数据从概念层次上区分为： ·文件实体元数据 ·机构人员实体元数据 ·业务实体元数据 ·授权实体元数据 ·实体关系元数据 第二节电子文件管理概述 ·2.1电子文件管理目标 ·2.2电子文件管理原则 ·2.3电子文件管理内容 ·2.4电子文件管理模式 ·2.5电子文件管理标准化建设 2.1电子文件管理目标 ·电子文件的管理目标主要可以分为两类： ·一类是电子文件的质量目标 ·另一类是电子文件管理的其他目标 具体的五大目标： ·保证电子文件的真实性 实现电子文件价 ·保证电子文件的完整性 值的基础和保障 ·保证电子文件的长期可读性 ·促进工作效率的提高 一 实现电子文件价值的结果 ·方便查询和利用 一 实现电子文件价值的方式 2.2电子文件管理原则 ·全程一体化管理原则（基本