QP-03 内部沟通控制程序 A0.docVIP

程 序 文 件 文件名称： 内部沟通控制程序 文件编码： GQ-QP-03 版 本： A/0 发布日期： 2015-07-25 拟 制： 审 核： 批 准： 文件发放范围及份数在“【 】”中打√ 表示需分发的部门，并注明发放文件份数 发放部门 发放份数 发放部门 发放份数 受控印章 采购部 【√】 1 管理者代表 【√】 1 计划部 【√】 1 品质部 【√】 1 工程部 【√】 1 业务部 【√】 1 开发部 【√】 1 生产部 【√】 1 仓储部 【√】 1 行政部 【√】 1 备注：唯盖有正本受控印章方为正式有效文件。 内部机密文件，属公司知识产权，严禁泄露，违者必究。 文件修（制）订履历一览表 NO 版次 文件编码 发布日期 修（订）说明 拟制 审核 批准 备注 1 A/0 GQ-QP-03 2015-07-25 新版发行 1.0 目的 规定内部沟通的方法以确保质量管理体系的有效性能在内部得到沟通。 2.0 范围 适用于本公司内部体系实施中有效性的沟通。 3.0 定义 无 4.0 职责 4.1 管理者代表负责检讨内部体系有效性的沟通效果。 4.2 各部门执行应有的沟通责任。 5.0 沟通方法 5.1 公司总经理和管理者代表应确保在不同层次和部门之间，就质量管理体系的过程包括质量要求、质量目标及完成情况以及实施的有效性进行沟通，达到相互了解、相互信任，实现全员参与的效果。对于沟通的方法，应予以确定。 5.2 内部沟通的方法 5.2.1 自上而下的沟通 a）公司总经理定期召开公司经营例会，讨论市场、产品开发、采购、生产技术、生产效率、质量、顾客反馈、财务等各方面的情况，针对存在的问题及时采取相应的措施并落实到责任部门，以确保体系的正常运行。 b）各部门负责人必要时应及时召开部门例会，讨论本部门的体系运作情况（包括相关的生产、质量、顾客投诉等情况），落实公司经营例会的要求，并及时采取相应的措施，以确保体系的正常运行。各部门的负责人员应把会议的要求传达给下属员工去执行（必要时采取早会的形式）。 5.2.2 自下而上的沟通 a）各部门的员工对体系的运作应及时向直接管理人员反馈。各级管理人员应对体系运作中发现的问题以适当的方式（口头、文件等方式）向直接上级反馈，也可在例会上提出。 b）各部门应在每月公司例会上向总经理或管理者代表报告部门运作情况，以作为总经理进行决策的依据。 5.2.3 各部门之间的沟通 a）对于跨部门（组与组、部门与部门等）之间需要协调沟通的事宜，应由相关部门以会议的形式互相沟通，必要时由上一级负责人主持进行沟通。 b）各业务主管部门应不定期检查分管的业务基层的工作，并记录所发现的问题。针对问题及时在现场纠正或发出《纠正预防措施报告》按《纠正预防措施控制程序》的规定执行。 5.2.4 各部门执行体系文件中规定的内部沟通，各级管理人员不定期地检查下属的工作情况并给予必要的指导。 5.2.5 重要且涉及多个部门的事项的沟通采取会议的形式、日常的沟通可采用传递《内部工作信息联络函》、EMAIL、QQ或口头的方式沟通。 5.2.6 其它的沟通方式：可采用小组简报、各种其它会议、公告等。 5.3 以会议形式进行的内部沟通,会议应对相关事项作出决定并对会议上作出的决定由会议主持人以《会议记录》的形式分发给到会人员。责任人应执行会议所作出的决定，会议主持人（或指定人员）应检查会议决定的执行效果。 5.4 记录保存：各部门按《记录控制程序》的要求保存本部门发出的《内部工作信息联络函》，检查记录，《会议记录》。 5.5 会议内容和工作要求执行力发出及工作结果确认按《内部工作信息联络函》执行。 6.0 相关文件 6.1《纠正预防措施控制程序》 6.2《记录控制程序》 7.0 记录表格 7.1《会议记录》 7.2《内部工作信息联络函》 8.0 流程图 附流程图： 内部沟通流程图 责任部门 工作信息传送单运作流程 责任部门 深圳市冠群电子有限公司龙华分公司 文件编码 GQ-QP-03 文件名称 内部沟通控制程序 发布日期 2015-07-25 版本 A/0 页码 3/5 班组长 部门负责人 深圳市冠群电子有限公司龙华分公司 总经理 从下往上的沟通 从上往下的沟通 全厂员工 班组早会 部门例会 工厂经营例会 主管、经理 主管、经理 认 责任人 责任人 主管、经理 关闭