模块：信息工作详解.ppt

档案与信息管理 公共管理学院 教学重点与难点 1、教学重点 信息工作的程序与方法； 收集信息的渠道和方法； 信息整理工作； 传递信息工作； 信息利用与反馈工作。 2、教学难点 信息工作的程序与方法； 教学目的 通过本模块的学习， 熟悉信息工作的基本程序，能够运用多种方法收集信息及对信息进行系统整理、有效传递、有序存储、开发利用，掌握信息利用服务的方法并做好信息服务工作。 案例导入： 小张是刚从大学毕业分配来的某厂办公室秘书，虽然他早就听人说过信息是资源，是财富，但究竟它的价值有多大，对领导决策起多大作用，总感到说不清。在一次领导办公会上，办公室卢主任让小张做记录，他才对信息工作有了切身的理解。 会上，管设备的副厂长提出技术改造方案，以提高企业的竞争力，要求把刚刚收回的一大笔资金，重点投放到购买机械设备上。管财务、管生产的副厂长都表示支持。当厂长正要拍板决断时，卢主任说他想向各位领导汇报一个新情况，供领导们参考。领导们的目光一起转向了他。 “我先说几条信息请领导们参考：一是我国粮食进入世界市场后，粮价上调的趋势十分明显；二是国际上几个主要粮食进口量大的国家今年均遭自然灾害，国际性粮食歉收趋势已定；三是供应我厂工业粮食原料产量区今年都遭到严重的水灾；第四，今年又是乡镇企业发展很快的一年，这些乡镇企业不少是利用其资源优势从事投资少见效快的食品和酿酒业，都将以粮食为原料。根据以上情况，我预计，近期粮价必上涨，而且上涨幅度较大，可能每千克上涨0．2至0．5元之间；我厂每年工业原料用粮10万吨，按每千克原料用粮上涨0．3元计算，每吨将上涨300元，10吨就是3000元，全年就是3千万!因此，我建议当务之急是在粮食涨价前购进原料，这样可以降低成本，提高竞争力，获得可观的经济效益。然后再把获得的盈利投入技术改造；由于经济实力增强了，我们进行技术改造的起点可以更高些，最好能达到国际先进水平。这样，就为我们的产品参与国际市场竞争打下了坚实的基础。……” 卢主任的发言结束后，会场一片寂静。领导们有的拿出计算器仔细地算着；有的掏出钢笔，在本子上写着；还有的托着腮在沉思…… 过了一会儿，厂长的发言打破了寂静：“卢主任提出了一个值得我们深思的问题。我同意他对粮食价格变化所作的分析和预测。摆在我们面前的问题，是先搞基本建设和技术改造，还是先购进即将涨价的原料，取得经济效益后再以更大的投入进行高起点的技术改造。请大家对这两个方案再议一议。” 大家七嘴八舌讨论起来，会议气氛十分活跃。经过反复比较、分析、论证，厂领导最后一致同意采纳卢主任的建议：先购进粮食原料，再进行技术改造。 后来的事实证明，卢主任的预测是完全正确的，他的方案使企业获得了巨大的利润，整整多赚了一个亿! 小张敬佩地对卢主任说：“看来信息是金钱的说法一点不假!您是怎样获得这些信息的呢?” 卢主任说：“信息变化极快，信息工作无止境。这次我们虽然从大量信息中淘出了一些金沙，但不知还有多少金矿等待我们去开掘、去淘洗、去利用。稍一马虎，它就会从你眼皮底下溜走。淘金，把小张引入了对信息工作的深层思索 从这件事中，你对信息工作有哪些认识与启发？　 一. 信息工作概述 1. 信息的含义及类型 对事物的特征和变化的客观描述，是事物的运动状态经过一定的方式传递后的再现。 文字形态、声像形态和记忆形态。 2 . 信息的特点 1、可量度。 2、可识别。 3、可转换。 4、可存储。 5、可处理。 6、可传递。 7、可再生。 8、可压缩。 9、可利用。 10、可共享。 信息与消息、情报、知识 信息与消息、情报、知识等既有联系又有区别。 消息是指包含某种内容的音讯。消息是信息的反映形式，信息是消息的实质内容，并且，不同的消息中所包含的信息量是不同的。 情报是指有目的、有时效，经过传递获取的涉及一定利害的特定的情况报道或经过整理的资料的结果。信息的范围要比情报广泛得多。 知识是人类对其社会实践经验的总结， 是人的主观世界对客观世界的概括和反映。信息不等于知识，有的信息有着丰富的知识，有的信息什么知识也没有。 二.秘书的信息工作 我们这里讲的信息工作，特指秘书获取、加工、传递、储存和利用信息的一系列活动。 秘书部门既是各级领导机关的办公机构，又是承上启下、联系各方的信息中心。对领导来说，它又是参谋、助手和“耳目”。秘书部门的这些功能，哪一条都离不开信息。 为领导工作提供全面、准确、对路的信息，是秘书义不容辞的重要职责。 1.信息对秘书工作的意义 A.辅助领导者正确决策 信息是决策的基础和依据。领导决策过程实际上是一个对信息的处理过程。 B.协助领导者科学管理