电子邮个礼仪资料.pptVIP

邮（游）刃有余 --电子邮件礼仪 在工作交往中要尊重一个人（客户），首先就要懂得替他节省时间，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息最快最直接的提供给需要的人（客户）。 电子邮件 目的在於通知下屬或平行單位經核准的事項。 目的在於對上級主管報告事件處理進度與狀況。 目的在於要求收件者有所行動。 目的在於通知收件者收取或閱讀附件。 電子郵件類型與目的 業務聯繫 進度報告 1 2 3 發送附件 4 公告宣達 正文与附件 语言选择与汉字编码 主题 称呼与问候 结尾签名 电子邮件 電子郵件構成架構 关于主题 一定不要空白标题。 标题要简短，不宜冗长，不要让outlook无限拉长才能显示完整标题。 标题要能真实反映邮件的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题如 “王先生收” 。 一封邮件尽可能只针对一个主题，不在一封邮件内谈及多件事情，以便日后整理。 業務聯繫 進度報告 1 2 3 發送附件 明確說明發送附件的主要內容或原因。 明確表達離系的事項或要求。 明確說明事件的進度獲報告某事件處理狀況。 4 公告宣達 明確說明公告或宣達事項要旨。 可适当使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便使用“紧急”之类的字眼。 回复对方邮件时，應根据回复内容需要更改郵件類型，不要RE RE一大串。   关于主题 公告宣達 進度報告 業務聯繫 發送附件 依內容與要求 关于称呼与问候 恰当地称呼收件者，拿捏尺度。 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要先确认性别。??? Email开头结尾最好要有问候语。 最简单的开头写一个 “你好”；结尾“祝您顺利”之类的也就可以了。 俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。 关于称呼与问候 关于邮件正文  Email正文要简明扼要，行文通顺。 Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。 最好不要让收件人拉滚动条才能看完邮件。 業務聯繫 進度報告 1 2 3 發送附件 說明附件內容的大綱或原因，需回覆要明確提出要求？。 明確表達業務內容外，要對收文者提出行動要求(5W1H)。 說明事件進度或報告處理狀況，特殊(困難)狀況要標註。 4 公告宣達 最好以正式公文書書寫方式傳達(主旨、目的、內文)。 关于邮件正文  注意Email的论述语气。 根据收件人与自己的熟悉程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须客观。 关于邮件正文  Email正文用序号列表，以清晰明确。 如果事情复杂，最好用1/2/3的目录列出段落进行清晰明确的说明。保持每个段落简短不冗长，切忌长篇大论。 正文用序号列表，以清晰明确。 正文中如有圖、表，數字一律應加千分號，有小數點顯示兩位。數字一定要靠右對齊，不可置中對齊。 若涉及數字，應標明清楚數字的單位(PCS、桶、Kg、cm、等)。如果是金額一律要標示幣別(USD、HKD、RMB)。 一次邮件交待完整信息。 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。  关于邮件正文  尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查。 这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果有英文，最好把拼写检查功能打开; 如果是中文，注意同音别字。 在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。 合理提示重要信息。 不要过多使用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。  关于邮件正文  合理利用图片、表格等形式来辅助阐述。 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表