線上簽核操作手冊(六至七章).docVIP

電 子 公 文 系 統 線 上 簽 核 操 作 手 冊 台南總公司：710台南縣永康市中華路1-54號10樓 電話：06-3136588 傳真：06-3117130 台北分公司：115台北市南港區園區街3-2號5樓之3（H棟） 電話：02-278933798 傳真：02目錄 一、系統範圍--------------------------03(略) 二、系統作業程序及資料流程圖----------04-08(略) 三、系統環境設定----------------------09-12(略) 四、登入系統/個人資料設定-------------13-20(略) 五、公文製作--------------------------21-30(略) 六、公文會辦--------------------------31-34 七、外來文的簽辦程序------------------35-38 八、公文查詢--------------------------39-41 九、登記桌分文作業--------------------42-43 ※一、系統範圍~五、公文製作：請另查公文製作操作手冊 一、系統範圍： 本電子公文系統的主要功能項目如下： 1.公文製作：為研考會規範標準格式包含─簽、函、書函、令、開會通知、公告六大類公文格式，及貴校內部開會通知、內部公告。 2.登記桌作業：包含分文作業(外來文文書組分文至承辦單位的公文)、會辦作業(其他單位承辦人傳送會辦單位的公文)。此作業為權限管制必須有登記桌作業權限人員才有的作業。 3.承辦人作業：包含流程公文(由他人會辦的公文資料夾)、經辦公文(自己承辦的 公文資料夾)。 4.公文查詢：包含公文基本資料查詢(查詢自己所承辦的公文內容及流程或複製已存檔公文內容)。 5.公文管理：包含單位基本資料、部門人員權限設定，總收發文來文登錄、發文登錄、點收作業、歸檔作業及相關統計報表等作業。此作業為權限管制，必須有總收發作業權限人員才有的作業。 6.資訊管理：個人電話、E_mail、常用詞彙、正副本群組及預設公文流程等基本資料設定。   六、公文會辦 1.當會辦單位時，公文將傳送至會辦單位登記桌之會辦作業資料夾 1-1.會辦單位登記桌請至公文流程功能加簽點選承辦人員 1-2.並按傳送將公文傳送至承辦人員 2.承辦人員至承辦人作業-流程公文資料夾點選公文 2-1並至簽核記錄功能填寫會辦意見及並按上簽功能傳送其單位主管 3.會辦單位主管人員至承辦人作業-流程公文資料夾點選公文3-1.至簽核記錄功能填寫會辦意見按傳送傳送下一關卡 3-2.或至公文流程功能加簽一級主管或其他會辦單位 4.核判主管人員至承辦人作業-流程公文資料夾點選公文4-1.至簽核記錄功能填寫會辦意見，並按判行結束流程，公文將自動擲回承辦人 4-2.或至公文流程功能加簽其他會辦單位 5. 公文將自動擲回原承辦人員，承辦人至承辦人作業-經辦公文資料夾點選公文， 瀏覽此公文會辦過程中相關人員的簽核記錄資料。 6.結束公文流程的公文狀態將出現簽核完畢訊息， 承辦人員必須選擇送文書組發文或內部存查作業。 7. 會辦代理人作業 會辦過程中，如會辦人員請假，則代理人在承辦作業-流程公文資料夾中， 將有幫他人代理的公文資料，下面案例為人事室張瓊雲請假(代理人陳慧玲)， **相關代理人設定以總務系統為主，本系統僅過轉其資料。**  8.其代理人陳慧玲在承辦作業-流程公文資料夾中，將可看到張瓊雲應辦公文，而其代理公文將出現”(代)”字樣。同時張瓊雲承辦作業-流程公文資料夾中，亦有此份公文，而簽辦作業原則則以誰先簽辦為準。 七、外來文的簽辦程序 1.當由其他單位傳送至學校的外來文，經文書組以電腦分文至相關單位登記桌(行政單位分至一級、學術單位分至二級)，單位登記桌再分文至承辦人。 2.此時承辦人的承辦人作業-經辦公文資料夾下，將出現登記桌所分送過來的公文資料。 3-1.承辦人需至簽核記錄功能填寫會辦意見  3-2.並至公文流程功能設定會辦流程關卡並按傳送 承辦單位-承辦人、二級主管、一級主管(承辦人必須填寫) 會辦單位-可直接指定會辦單位/會辦承辦人 核判單位-校長(承辦人必須填寫) 4.主管人員至承辦人作業-流程公文資料夾點選公文 4-1.至簽核記錄功能填寫會辦意見按傳送傳送下一關卡 4-2.或至公文流程功能修改加簽其它會辦單位(加入核判-校長) 5.其他單位會辦程序如第六章公文會辦作業 6.核判主管人員至承辦人作業-流程公文資料夾點選公文6-1.至簽核記錄功能填寫會辦意見，並按判行結束流程，公文將自動擲回承辦人 6-2.或