2 秘书职能与职能环境建设.pptVIP

声音环境 声音环境又称听觉环境。听觉：是指声波振动动物耳朵鼓膜所产生的感觉。一般情况下，50分贝以下的环境是安静的；75分贝以下对人体没什么影响；85-90分贝对人有轻度影响；95分贝以上的噪音对人可构成危害；130分贝会引起病态感觉；150分贝是人体忍受的界限；180分贝能够破坏金属；再高10分贝，就足以把铆钉从金属结构中拔出来。秘书室内工作环境的基本要求是保持安静，要隔绝噪音。 室外环境 室外环境是是指秘书所在机关、单位的整个自然环境状况，即庭院环境。各机关、单位应根据环境美学和人类生态学的规律和要求，创造机关、单位的自然环境美，为秘书和所有员工提供一个卫生、整洁、安全、安静、方便、舒适、优雅、美观的生存和生活环境。 机关、单位的选址要远离污 染，布局要规整合理，周围 应绿化、净化、美化。 三、优化良好的人际关系环境 （一）人际关系： 也称人群关系，是指人们在进行物质交往和精神交往过程中发生、发展和建立起来的人与人之间的关系。 理想的人际关系环境，应是一种充满亲密、和谐、团结、协作的氛围，具有凝聚力、向心力和感召力的集体。 （二）秘书的人际关系 秘书的人际关系是一种业缘人际关系（或称工作关系），是由于人们从事共同的或有关联的社会工作而结成的人际关系。构成业缘人际关系的媒介是人们在社会群体中所从事的职业。 （三）秘书人际关系环境氛围的类型 人际关系类型 紧张型 和谐型 淡漠型 1、和谐型 是指机关、单位各部门之间、感情融洽，能相互理解、相互信任、相互支持、相互照应，各项工作都能默契配合，步调一致，因而心 情舒畅，工作干劲大。 和谐的人际关系是最佳发挥秘书职能作用的人 际环境氛围。秘书不仅要珍惜和利用和谐的人际环 境，而且应协助领导形成和优化良好的人际环境。具 体要注重以下三方面： 要加强上情下达，下情上达，左右沟通，内外 沟通，促进人与人之间的相互理解与信任，促进相互 支持与配合； 要将贯彻领导意图与真实反映群众意愿有机结合 起来，加强团体意识； 要把服务于领导工作与服务于全体组织成员相结 合，促进共识，整合整体利益。 2、淡漠型 指机关、单位各部门、各成员之间以及与上下、兄弟单位之间缺乏感情联系和思想沟通，除了工作上的一般接触外，就再没有其他的什么接触了，各职能部门之间只是业务上的往来，按程序办事，工作人员虽有明确分工，也能按时到位，但公事公办，不求有功，但求无过，事不关己，高高挂起，谈不上相互支持和协作，很少有考虑 组织总体目标的实现进程，也很少关心人 与人之间思想感情的交流与沟通，显示出 一种“平淡如水“的状态，人们的工作主动 性和积极性都不高。 ??? 在淡漠的人际关系中，秘书工作会受到消极影 响，其各项职能活动得不到必要的理解、支持 和协作；辅助领导工作也缺乏良好的群众基础。 秘书针对淡漠的人际环境要注重以下四个方面： 要注重加强桥梁纽带作用，把群众的意见和要 求及时集中起来向领导反映，使领导和管理举 措符合民意，增强团体凝聚力； 协助领导加强与群众的联系，开发群体潜能， 激发群众开拓事业的热情； 要将领导的正确意图及时向群众传达和宣传， 强化群众对领导工作的理解和认同； 协助领导妥善处理各种矛盾和问题，化解各 种隔阂，谋求协调与和谐，逐渐形成和谐的 人际关系。 3、紧张型 指的是机关、单位处于一种磨擦不断、矛盾突出的人际关系环境氛围。在这种氛围中，或由于领导班子不团结、互不买帐，各吹各的号、各唱各的调；或是职能部门从各自的小集团利益出发、相互掣肘、推诿扯皮；或是同一职能部门的成员之间人际关系紧张，“各人自扫门前雪，不管他人瓦上霜”，配合失调；或由于人们价值观念的不同而造成认识上的分歧；或由于个人恩怨和利益冲突而戟指怒目；或由于领导偏听偏信、处事不公而产生埋怨心理；或由于机构臃肿而“人闲出是非”，这种环境氛围使得秘书干什么工作都难，极费周折，而且往往是费力不讨好。 在紧张的人际关系环境里，秘书应该意： 不介入领导人之间的无原则纠纷，不分亲疏，不传是非，不传小道消息，不搞人身 依附，坚持正常的组织生活原则； 对人一视同仁，诚恳相待，一切从组织公利出发，不为小团体利益损害组