秘书与信息工作教学课件资料.ppt

三、相关理论知识及技术技能 3.信息工作的定义：指秘书根据上级与主管部门的要求，获取、加工、传递、储存和利用信息的一系列活动。 4.信息在秘书工作中的作用： A.辅助领导者正确决策； B.起草文件必须依靠信息； C.信访咨询工作需要信息；D.做好日常工作需要信息。 （二）秘书信息工作的特点、原则和要求 2.原则 A.超前原则 B.选优原则 C.追踪原则 1.信息的收集——秘书利用各种渠道和方法获得领导工作所需要的信息。（信息工作的基础性环节） （1）信息获取的范围 2. 信息获取的方法 怎样捕捉信息？ “八法”。 3.信息获取八渠道 2. 信息的处理 信息处理——对收集到的各种信息进行分析、综合、归类，从中获取有用的情况、数据，进而提炼观点，揭示规律，用以指导工作实践的全过程。 1.信息的整理（信息工作的核心） （1）筛选 （2）校核 （3）加工 （4）编制（对比法、图表法、转递法） 2.信息的传递 （1）信息传递的基本要素：信源、信道和信宿 （2）信息传递的方式：口头传递、文书传递和电讯传递三种类型。 （3）信息传递的要求： 多、快、好、省 3.信息的贮存 （1）信息的贮存就是将有利用价值按一定的要求保存起来，以便日后查找利用。 （2）信息贮存的步骤： A.分类（学科分类和主题分类） B.著录 C.建立贮存检索系统 D.保管 以下是完成这项工作的步骤： 第一步：了解企业的经营范围内容 蔬菜贸易 第二步：听清老板的要求 哪里有土豆卖（深层次的意思是，想要进一些土豆回来。希望买到的土豆物美价廉） 第三步：仔细阅读材料所提供的20条信息，去掉与蔬菜市场无关的信息 第四步：再次确认剩下的信息是否对老板的决策有帮助，并把它抄写在以下横线上 四川省乐山市计算机学校 以工作过程为导向的项目教学 电子教案 学 校：乐山市计算机学校 系 部：信息工程系 班 级：1324班 课 程：秘书基础 以工作过程为导向的项目教学 专 业:文秘与办公自动化 课 时：6课时 授课教师：李秀敏 学生人数：56 项 目 名 称：秘书基础 子项目名称：秘书与信息工作 一、项目任务（提出问题） 　 正确选择、存储信息及相关知识 以工作过程为导向的项目教学 二、相关理论知识及技术技能（师生互动） 1.什么是信息？什么是信息工作？ 2.信息在秘书工作的作用是什么？ 3.信息工作的特点、原则和要求是什么？ 4.如何收集处理信息？ 以工作过程为导向的项目教学 1.信息的定义：是指对各种事物运动特征和变化的客观反映。 2.信息的特征：客观性、时效性、共享性、可开发性和无限性。 （一） 信息在秘书工作中的作用 B.准确 A.及时 D.全面 E.适用 1.特点、要求 （六） 信息的收集处理 A.收集 B .整理 C.传递 D.存储 E.利用 F.反馈 循环往复 领导者 秘书 上级 信息 内部 信息 社会信息 同业 信息 历史 信息 国际 信息 B.文字 阅读法 A.网络 查询法 C.收看 收听法 D.会议 记录法 E.相互 交流法 F.专题 调查法 G.观察 体验法 H.索取 求购法 B.文字 阅读法 A.网络 查询法 C.收看 收听法 D.会议 记录法 B.文字 阅读法 A.网络 查询法 E.相互 交流法 F.专题 调查法 G.观察 体验法 C.收看 收听法 D.会议 记录法 B.文字 阅读法 A.网络 查询法 秘书 领 导 者 信息 网络 渠道 文书 渠道 书刊 渠道 调查 渠道 会议 渠道 信访 渠道 科研 渠道 档案 渠道 各 种 信 息 三、做法（解决问题方案） 案例：请看信息页（略） 以工作过程为导向的项目教学 要求: 请帮哈里在以下二十条信息中选出九条有效信息提供给老板 （待选信息看信息页） 四、制定计划（针对子项目考核要做的内容） 以工作过程为导向的项目教学 笔 核对余下信息，规范抄写 4 笔 阅读20条信息，去除无关信息 3 小组研讨老板要求深层含义 2 小组研讨公司经营范围 1 备注 耗材 工具 设备 工作内容 顺序