oa出差作業上線操作手冊.docVIP

出差管理系統：同仁出差於電腦上申請及主管於電腦上核簽，完成後並自動轉入考勤MIS系統，個人使用此作業應先檢查是否已先建立個人代理人及核簽主管設定文件（於代理人設定資料庫建立），日後應隨時更新。操作步驟如下： (注意事項： （1）出差單適用於國內與國外之出差申請，費用報銷適用於國內出差費用報銷。 （2）主管應於上班後打開Notes電子郵件，查看是否有要核簽之出差單。 出差管理系統操作步驟： 步驟一：進入人事機能作業菜單。 步驟二：出差作業畫面，按填寫出差單按鈕即可填寫出差單。 步驟三：系統自動帶入出差人基本資料，若代 人填寫出差單請輸入其人員姓名。 步驟四：按更改代理人鈕可以更改代理人 步驟五：若核簽主管短時間不在辦公室，可請其代理人核簽。 步驟六：輸入出差目的、出差地點、是否暫支旅費及單獨出差、出差日期及合計出差天數。若資料填寫完成後按傳送呈核鈕傳送予主管。 步驟七：傳送主管後出現訊息視窗通知。並在訊息列出現郵件已交寄（1位/群使用者） 步驟八：出差作業畫面上有一份您出差單待核簽文件。 步驟九：主管開其信箱內有一份通知主管核簽出差單的郵件（Mail）。 步驟十：主管開啟此Mail，點選小圖示即可開啟此出差單。 步驟十一：主管開啟表單後可執行的動作： 選擇核簽流程：核簽人員一位以上時（跳步21） 核准、退回：對此表單核准或退回。 輸入意見：欲輸入意見請於按核准或退回鈕之前輸入。 步驟十二：當此表單不需往上核簽時，主管按核准鈕會出現一警告訊息，詢問核簽者是否確定（選擇是）。另出差單至少需一級主管核決，當出差人之核簽主管為一級主管以下者，該主管應選擇至少含一級以上之流程。 步驟十三：出現郵件傳送訊息，告知出差單已傳送至填單人。 步驟十四：出差人可從其郵件檔開啟主管核簽完成的出差單通知。 步驟十五：查看主管核簽結果、核簽時間。 步驟十六：按下審視意見可查看主管批示的意見。 步驟十七：核簽主管應於批示核准或退回之前輸入批示意見。 步驟十八：當核簽人員超過一位以上時，核簽主管應選擇適當之核簽流程。另出差單至少需一級主管核決，當出差人之核簽主管為一級以下者，該主管應選擇至少含一級以上之流程。 步驟十九：選擇之流程出現於出差單上 步驟二十：核簽過程中主管可適需要增加核簽人員（設定加簽）。 步驟二十一：當選擇完加簽人員後可按核准鈕 出差單即可傳送至加簽人員。 步驟二十二：操作過程中若出現此畫面請務必按信任簽任者鈕 步驟二十三：列印出差單。 出差管理系統(差旅費報銷)操作步驟： 步驟一：報銷出差費用請按出差費用報銷鈕 步驟二：填寫費用報銷單各欄位資料。 注意事項： 出差日期、出差地點、住宿費、交通費、雜費、膳費、計程車費請按實報支。 住宿費、交通費、膳費、雜費、計程車費 不得空白（空白請填0）。 每張報銷單僅能報銷十筆，超過部分請填另一張報銷單。 共乘計程車以一人報銷為限。 報銷資料請正確填寫，以免會計退件，增加報銷時間。 左列畫面資料填寫完成請將Scroll Bar往下拉至左下圖 步驟三：填寫費用報銷單各欄位資料(續)。 注意事項： 公司、經辦部門、是否員工轉存、支付方式、出納別、買受人欄位資料不得空白。 當選擇員工轉存時，支付方式請選擇2支付銀行存款，並選擇適當出納別。 左圖下半部紅色框框部分內成本部門、摘要、憑證、進項金額不得空白。 當憑證欄位輸入1、2、6、A、B時需輸入憑證廠商與憑證編號（不得空白） 進項金額不得空白。 6、每一列報銷資料應符合規則否則無法轉入 MIS報銷作業。 步驟四：費用報銷完成後，列印出費用報銷單黏貼單後即不可再對報銷內容進行修改。 步驟四：此畫面打勾者為已列印單據黏貼單。 單據黏貼單應隨同出差單及相關單據一同送會計審核。 1 點選出差作業按鈕即可填寫出差單。 按此按鈕填寫出差單。填單前請確認個人代理人已建立。 應有此文字 點選（Double-Click）此圖示，開此出差單 選擇的流程 可選擇加簽人員 按核准鈕出差單即可傳送至加簽人員。 請按此鈕。重要 列印出差單請按此鈕(務必按此鈕) 選擇核簽完成出差單視界 費用報銷時請點選要報銷的出差單後按此鈕 列印單據黏貼單，請按此鈕（務必按此鈕）