4.4.1-1文書管理規則.docVIP

事例４.４.１－１　　　文書管理規則　 ○○工業株式会社　管理標準 改定日 改定番号 改定内容 作成 承認 ０８年１月２０日 Ｋ１ 初版発行 総務マニュアルの二次文書として新規発行 ○○年○○月○○日 Ｋ２ ○○工業株式会社　管理標準 マニュアル?規則?手順の名称 文書管理規則 登録番号 ２－１ 制定日 ０８年1月２０日 改定日 管理標準の分類：総務システム 改定番号 Ｋ１ 頁 ２／６ 目的 適用 定義 本規則は、○○工業株式会社における文書の管理体制を充実し、各々の業務、管理システムが確実、勝効率的に順守され、運用されることをもくてきとする。 本規則は○○工業株式会社内の全ての組織に摘要する。 文書は、システムの管理、運用に必要な、各種の方針、目的?目標、適用の範囲、規格が要求する記録を含む文書、及び検討のプロセスの効果的計画、運用及び管理を確実に実施するための文書、及び必要とした記録を含む システムとして摘要する範囲は次の通り 人事システム 総務システム 環境経営管理システム 化学物質管理システム 品質管理システム 個人情報保護管理システム 文書は次の通り分類する。 関連文書は個別マニュアル、規則には記載せず、「管理文書?記録一覧表」で明記する ○○工業株式会社　管理標準 マニュアル?規則?手順の名称 文書管理規則 登録番号 ２－１ 制定日 ０８年1月２０日 改定日 管理標準の分類：総務システム 改定番号 Ｋ１ 頁 ３／６ 推進組織 推進役割 全社組織に示される「総務部」が主管となって推進する。 文書の作成?承認?改定?廃止 文書の種類 作成?改定?廃止 承認 マニュアル 環境経営管理責任者 社長 内部監査規則 主任内部監査員 社長 上記以外の規則 起票部門の担当者 環境経営管理責任者 手順 起票部門の担当者 起票部門長 改定版発行に緊急を要する場合は、社長の承認を得て発行する 文書の作成においては、読み易く日付と改定番号を付し、識別可能に版管理が出来るようにする 作成を行った際には、総務部長へ連絡し、「管理文書?記録一覧表」の最新化を図る。 文書のレビュー 文書の種類 レビュー マニュアル 年に1回レビューを行う。その結果、必要に応じて文書を更新し、最承認を行う。 管理システムに変更が生じた場合は、その都度レビューし、文書を更新し、最承認を行う。 規則?手順 規則?手順は定期的にレビューを行う 内容に変更が生じた場合は、その都度更新し、最承認を行う。 手順については、手順通りに実行できるか評価し、不具合があれば見直しを行い、起票部門長に連絡する。 文書の更新の識別のために、改定日、改定番号を記載する。 ○○工業株式会社　管理標準 マニュアル?規則?手順の名称 文書管理規則 登録番号 ２－１ 制定日 ０８年1月２０日 改定日 管理標準の分類：総務システム 改定番号 Ｋ１ 頁 ４／６ 役割推進 つづき 更新を行った際には、総務部長へ連絡し、「管理文書?記録一覧表」の最新化を図る。 文書の発行と受領 文書の発行と受領は次の通りとする 文書の種類 発行部門 手続き 受領部門の手続き マニュアル 総務部 最新文書の改定履歴を掲示する 受領次第、周知徹底を図る 規則 総務部 最新文書の改定履歴を掲示する 受領次第、周知徹底を図る 手順 起案部門 最新文書の改定履歴を掲示するとともに、総務部長に対し送付する。 受領次第、周知徹底を図る 発行掲示（通知）は総務部長が承認する。 規則?手順の最新版管理 版管理をするために総務部は「管理文書?記録一覧表」を作成し、管理する。 管理標準の最新版は「管理文書?記録一覧表」の改定番号を参照することにより確認する。 文書の通知先 文書の通知先は次の通りとする。 文書の種類 通知先 通知先決定者 マニュアル 社長 部門長 環境経営管理責任者 部門環境経営管理推進者 化学物質管理責任者 部門化学物質管理推進者 主任内部監査員 総務部長 規則 手順 業務上必要な部門 発行部門長 ○○工業株式会社　管理標準 マニュアル?規則?手順の名称 文書管理規則 登録番号 ２－１ 制定日 ０８年1月２０日 改定日 管理標準の分類：総務システム 改定番号 Ｋ１ 頁 ５／６ 役割推進 つづき 文書の保管?廃棄 文書は必要な時に容易に取り出せ、参照できるように保管する。 原本は破損、劣化しないように指定場所に保管する。 電子原本を管理する場合は、バックアップを取り、保管する。 異動等により、管理文書が不要となった場合は、自己の責任において廃棄する。 廃止文書の扱い 文書の種類 保管部門 旧文書の取扱 原本 マニュアル