請採購作業總流程圖.docVIP

請 採 購 作 業 總 流 程 圖 請 購 作 業 流 程 請購單位 總務處 會計室 校 長 採 購 先 期 作 業 流 程 總務處 請購單位 採 購 作 業 流 程 採購承辦人 事務組長 總務長 校長 採購小組 交 貨 驗 收 作 業 流 程 廠商 總務處 請購單位 會計室 校長 付 款 作 業 流 程 總務處 請購單位 會計室 校長 公 開 招 標 作 業 流 程 公 開 招 標 之 開 標、決 標 作 業 流 程 4 核准/ 校長 否，退回修正 事務組組長分派採購案 核簽 總務長/ 複審請購容符合規定？ 是 是 簽核 請購人確認後呈二級及一級主管電腦核簽 會簽 分派採購承辦人 初審請購規範內容 電腦核簽 4. 列印請購單紙本核簽 1.請購作業完成 2.進行採購作業 會簽會計室/審核預算？ 輸入請購資料 請購單位於本校WW網頁，輸入相關請購資料，電腦送簽請購 是 核准之預算 接續請購流程 承辦採購案 接收請購單採購 承辦人 核對請購規範 採購承辦人 上網公告 採購規範是否有疑義？ 是否修改採購規範？ 修改規範 是否適用政府採購法第四條規定？ 接續接本校採購作業流程 核對請購規範 公告於本校採購網站或通知相關產業公會或公司報價 是 接續政府採購法作業流程 是 否 否 否 結案 是 否 是 是 送貨或完成施工 1.財物：檢附交貨單及發票 2.勞務、工程：檢附交貨單、發票/維修紀錄/工程請款進度表 收貨 保管組 列印財務/工程驗收單（2聯） 1.廠商發票送至採購助理 2.驗收單附送貨單交請購人 保管組 驗收 1.物品收訖後30日內完成驗收作業 2.需測試物品除外 不合格事項處理 處理完成後聯絡保管組重新辦理驗收 是否合格？ 通知廠商處理 採購承辦人 驗收資料輸入電腦 保管組 核轉 總務長 分發驗收單存查 1.第1聯：保管組 2.第2聯：請購人 採購助理 下接付款作業 會簽 核准 否 是 接續驗收作業 彙整請購單據（單據黏存單） 1.請購單 2.採購單 3.驗收單第一聯 4.廠商報價單正本 5.得標廠商發票及交貨單 6.合約書或訂購合約書 採購助理 核對合約金額請款單據等 採購承辦 複核 組長→總務長 計畫案經費 作帳 依各計畫案規定整理請款單據 審核 核准 核准文件 送會計室 採購助理 廠商貨款領取 出納組 結案 支票開立作業 是 否 第一次招標 無廠商投標或無合格標 填寫流標記錄 另行公告並視需要延長等標期 修改規範 採購單位會同請購單位 招標文件公告事項 1.招標投標文件 2.投標須知〈補充須知〉 3.投標標價清單 4.投標廠商申明書 5.契約條款 6.招標規範 7.其他有關資料 下接公開招標之開標、決標作業流程 第一次招標是否達三家合格廠商投標？ 接受投標單 答覆疑義，必要時公告內容 是否修改採購規範？ 採購規範是否有疑義？ 刊登政府採購公報及公開於資訊網站 製作招標文件 接續採購先期作業流程 簽報機關首長核准得改採限制性招標 下接限制性招標作業流程 填寫流、廢標紀錄 再次招標 是 接續公開招標作業流程 開標 審標 資格、規格、價格 廠商投標資料符合招標文件規範？ 填寫開標/決標紀錄 廠商繳納履約保證金 決標 依本校採購規定核簽決標文件 製訂合約書並通知廠商簽訂合約〈依決標總價調整單價金額〉 價 是 呈核 組長→總務長→會計室→採購小組→校長 依合約規定交貨/施作 接交貨驗收作業 流標/廢標 填寫開標、流標、廢標紀錄 是 決標方式： 訂有底價採購 請購單、採購單、廠商標單、規範、型錄、圖說等決標文件 否 否 付款 驗收 交貨/施工 決標簽訂合約 適用政府採購法令 適用本校採購規定 決定採購方式 成立採購案 請購作業 預算編列核准 否 校長核准決標 議價金額 十萬元以上 議價金額 五萬元以上 十萬元以下 校長核准決標 議價金額 五萬元以下 是 否，退回修正 否 會計室會簽 採購小組審查 否，退回修正 否 總務長核准決標 組長審核採購決標資料 檢附以下資料 1.請購單 2.採購單 3.廠商報價單 1.金額一萬元以下：至少一家報價廠商 2.金額一萬元以上，三萬元以下：至少二家報價廠商 3.金額三萬元以上：至少三家報價廠商 下接驗收作業 合約書、廠商交貨單 用印 1、訂定合約書或 訂購合約書 2、列印廠商交貨單 合約書、廠商交貨單 寄送得標廠商交貨施工 呈核比價議價結果 如預算經費不足，退回請購人處理 列印採購單 輸入廠商報價等採購資料 承辦採購人員詢價、報價、議價 上接續採購先期作業