项目二会前筹备教案详解.docVIP

项目二 会前筹备教案 一、教学目的通过本学习，教学重点会议筹备工作；会议方案的制作案例分析。教学难点会议方案的制作；会场的布置；技能训练。教学时数课时教学内容案例导入 “时装秀”方案服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。秘书小李拟了一个方案，内容如下：1．会议名称：“202××服装集团夏季时装秀”。2．参加会议人员：上级主管部门领导2人行业协会代表3人全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。3．会议主持人：集团公司负责销售工作的副总经理。4．会议时间：202年5月18日上午9点30至11点。5．会议程序：来宾签到，发调查表。展示会开幕、上级领导讲话。时装表演。展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。6．会议文件：会议通知、邀请函、请柬 签到表、产品意见调查表服装集团产品介绍资料订货意向书、购销合同7．会 址：服装集团小礼堂。8．会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识， 上方挂展示会标题横幅。搭设T型服装表演台，安排来宾围绕 就座。 会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。9．会议用品：纸、笔等文具饮料照明灯、音响设备、背景音乐资料足够的椅子纪念品(每人发服装集团生产的T恤衫1件)?10．会务工作：安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿安排交通车接送来宾展示会后安排工作午餐。分析：从秘书小李拟制的这份方案，可以看出制定会议方案是一项综合性很强的工作。一个好的会议方案，应该是科学、详尽、可行的。会议方案的制定要求高，需要秘书人员不断积累经验，认真细致地做好。小李的方案还有一些需要改进的地方：1．会议名称不能使用口语，应该用正规的书面语。?“时装秀”应改为“时装展示会”。 2．展示会的目的是打响品牌、开拓市场，应请新闻媒体记者到会报道，以扩大影响。3．会议地点不应设在服装集团内部，这既不方便来宾，也起不到扩大影响的效果。应该改设在来宾住宿的花园酒店大会议厅。4．会议用品中没提及应该准备的用于展示的新款时装样品。安排议题，确定步骤议题是会议需要讨论的问题，它反映了会议的目的和任务，安排议题，要收集和筛选。确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。安排议题须注意三点：一是要将讨论同类性质的问题放在一起二是按轻重缓急程度三是保密性较强的议题放在会议后面确定会议筹备方案（大中型）议题确定后，秘书人员应根据领导的意图、工作的需要，制定会议筹备方案。会议筹备方案就是会议计划它包括会议主题、议题名称、会议时间、地点、与会人员、议程、日程及经费预算等项目。具体如下：（一）确定会议主题和议题。（二）确定会议名称。（三）确定会议议程。（四）确定会议的时间和日期。（五）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要（六）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作?(七) 确定会议住宿和餐饮安排（八）确定会议经费预算。（）大型会议还需确定筹备机构与人员分工。 会议筹备方案示例如下： 可信公司技术训练专题研讨会筹备方案一、会议主题为了增强本公司综合竞争力，提高产品质量和管理水平，特召开此次技术训练专题研讨会。会议的重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛，并提出提高训练质量的对策，探讨新的技术训练方法。二、会议的时间地点拟定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1号会议厅召开。3月5日上午8：30报到。三、人员公司总经理、副总经理、公司人力资源部总监、生产部总监、培训部总监，以及公司下属各部门的技术骨干30人。总计50人。会议议题： ??? ()技术训练与提高企业综合竞争力。 ??? ()技术训练与技术创新。 ??? ()如何提高技术训练的质量。 ??? ()技术训练方法的再讨论。五、会议议程会议由主管副总经理主持。上午：??? (1)总经理做关于技术训练问题的工作报告。(2)培训部总监专题发言。(3)生产部总监专题发言。下午：(1)分组讨论。(2)人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案。(3)主管副总经理做总结报告六、会场设备和用品的准备准备会议所需的投影仪、白板和音像设备，由公司前台秘书负责。七、会议材料准备：由总经理办公室牵头准备 ??? (1)总经理的工作报告。??? (2)培训部、生产部总监的专题发言稿。(3)公司开展技术竞赛评比的计划(草案)。(4)副总经理的总结报告。八、会议服务工作：由行政部综合协调??? (1)会议通知。 ??? (2)会议日程表。 ●确定会议名称会议名称要拟得妥当，名实相符。会名不宜太长，但也不能乱简化。会议名称一般由“单位+内容”两个要素构成，如“中国共产党第十五次全国代表大会”，其中“中国共产党”即组织