會議管理觀察員評估表(續).ppt

會議管理 楊百川老師 前言 我們經常能聽到許多主管或員工抱怨：「整天都在開會，但是都沒有結論！」雖然「整天」有誇大其詞之嫌，但在許多情形下，「議而不決」卻是常事。年復一年，日復一日，不知延誤了許多決策，浪費許多資源。我們希望能透過此一研討會，重新重視會議的品質，進而自我管理，期能使會議更有效率，使企業更能提昇經營績效。 學習目標 在使學員從講解及研討過程中，瞭解會議 目的，習得主持會議技巧，以發揮會議應有 的功能。其學習目標如下： 瞭解一般會議的缺點 熟知如何開好一個會議 認清主席在會議中扮演的角色 習得主席所需主持會議的能力，以自我精練 體認參與會議者之角色，以促進會議之功能 學習對象 現職為各階層主管 有機會擔任主席之員工或其他團體人士 對自我期許、自我成長有所期待者 課前討論 目前一般會議主持者常犯的缺點有那些？ 主席如何處理會議中之問題人物？ 研習綱目 主題一、會議與溝通 主題二、會議的目的 主題三、會議的特色 主題四、會議的通病 主題五、如何開一個好的會議 主題六、決定開會 主題七、主席角色 研習綱目(續) 主題八、會議主席應具備的條件 主題九、主席所需主持會議的能力和特質 主題十、會議中之關鍵使命—團對決策 主題十一、如何參與會議 主題十二、開會的一些數字 主題十三、如何在企業內進行會議管理 主題十四、附件 會議與溝通 （一）下行溝通 1. 目的： （1）促進瞭解 （2）贏取支持 （3）決策控制 （4）協助執行 2. 使用工具： （1）公告 （2）法規 （3）手冊 （4）通知 （5）文書 （6）會議 （7）組織刊物 （8）年度報告 （9）命令（10）公務接觸 （11）演說（12）面談 會議與溝通(續) （二）上行溝通 1. 目的： （1）預先告知 （2）意見參與 （3）改善錯誤 （4）滿足需求 （5）宣洩壓力 2. 使用工具： （1）文書 （2）memo （3）報告副本 （4）會議 （5）建議箱 （6）洽商 （7）委員會 （8）工作輪調制度（9）彈性工作組織 （10）申訴制度 會議的目的 會議的目的因其所求重點不同，因而目的 甚多，但綜合而言可納入以下五點，但其基 本及最後的目的在獲致某種程度的結論。 需要作群體協調 需要集群體智慧 需要作意見上的溝通 需要作政策上的宣達 需要作觀念／事件上的澄清 會議的特色 會議是任何企業的「家常便飯」，但許多人 在「習以為常」後，反而淡忘其應具備的特 色；任何人參與或主持會議，均應尊重此等特 色，這也是民主社會的特色！ 必須有主席 應按議事規則進行 應是雙方或多向意見表達 必須保持應有的風度 尊重他人表達意見的權利 會議的通病 任何企業中，真正喜愛開會的人似乎不多；主要 原因是不當的會議形成「會議症後群」，現在來探 討會議的通病到底有那些，以便可以對症下藥。 基於合群之願望而開會 符合慣例而開會 為不讓他人專美於前而開會 為表功而開會 為推卸責任而開會 為逃避個別接觸而開會 會議主持人缺乏主持技巧 如何開一個好的會議 「開會」是一個嚴肅的話題，不論個人、團體或 企業均應深加探討，以瞭解如何使會議開得更好。 慎選主席 要有主題及會議程序 參與者應為所討論之主題有關人員 參與者應事先有充份準備 把握會議方向，不可誤入歧途 應為解決問題或表達具體結論而開會 注意時間，避免會議過長 會後應有行動並按時追蹤 決定開會 當我們認為需要召開會議時，我們對 「會議」應有所規劃，其規劃架構可從會議 前、會議中、會議後來看；如此方不致使會 議流於形式。 決定開會(續) 一、會議前 會議之前的思考與準備是成功會議的必要 條件；沒有良好的準備，就沒有可能使會議成 功。任何人仍應體認此點，以便形成「良好的 準備是成功的一半」的結果。 （一）探尋取代會議之可行途徑 （二）取消例會，議案累積後再行開會 （三）確定清晰目標始可開會 決定開會(續) （四）確定會議主席 （五）確定適當的地點 （六）儘量減少與會人數 （七）慎選開會時間 （八）有關資料應事先發給與會者 （九）估計會議成本 （十）制定會議起迄時間 （十一）如何能限定出席會議次數 決定開會(續) 二、會議中 會前準備固然重要，但會議進行為「會議主體」，亦不可不慎，不管擔任主席及會眾，仍應有此體認，期能使會議進行順利，