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档案著录与数字化（以简化方法为例） 襄樊市档案局　刘志强 一、档案著录（一）简化方法整理 前言 档案著录档号格式设置是前提和基础，档号格式正确了，著录才有实际意义，档号格式设置不对，一切都无从谈起 这篇讲义以湖北省档案局鄂档规[2011]6号文件省档案局关于印发《湖北省机关档案工作业务建设规范》的通知、鄂档办[2009]27号《湖北省档案局关于建立档案年报工作制度的通知》、《湖北省文书档案目录数据库结构与著录细则》、中华人民共和国档案行业标准DA／T 31—2005纸 质 档 案 数 字 化 技 术 规 范 》结合上报省局目录数据要求编篡而成，不足之处，敬请大家批评指正 档案著录 档案著录是档案工作现代化的重点，也是难点。著录质量的好坏直接关系到能不能查到，如果查阅不到，我们著录的再多又有什么用呢？很多地方、很多人不知道著录什么、怎么著录，导致出现大量的返工现象。下面我们就以简化方法为例讲讲如何进行著录。 简化方法整理 著录格式 全宗号-门类及年度号-类别及保管期限号-件号，1-W2010-办公室 y-1 讲解：档号格式实现的方法 著录项目 文件编号、密级、题名、责任者、文件形成时间、页数、全宗号、归档年度、件号、实体分类号、保管期限 简化方法整理 简化方法整理 一、【文件编号】 1、文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号、文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等 2、文件编号一般只有一个，照原文著录即可。 3、对于联合发文的文件编号，如果有本机关（及其直属上级机关）文件编号的，只著录本机关文件编号；没有本机关的文件编号的，著录主办机关的文件编号，如果要著录全部文件编号的话，文件编号之间要用“；”分开。 简化方法整理 一、文件编号 4、对于没有意义的代字所形成的文件编号，包括两种情形：①代字是总号的一律不予著录；②只有文件顺序号第×号，没有机关代字的），著录的要予以删除。 5、文件编号中间的号用小写数字，不能用大写，文件编号中的文号之间用分号隔开 6、对于特定的文件编号，比如：中华人民共和国主席令、国务院总理令、湖北省人民政府令中间不能加年度 简化方法整理 一、文件编号 7、文件编号不包括期刊号、会议简报、会议纪要、襄办通报、襄组通讯之类的期刊杂志编号，它们应该放置在正题名后面，用中括号括住。这类期刊杂志编号中间一般省略了年代，著录的时候要加上，顺序号一律用阿拉伯数字，比如：襄组通报、市政府专题会议纪要、政府情况通报、襄阳市“万名干部进万村入万户”工作简报[2011]第18期 8、文件编号中间的年代一律是四位数，比如1995、2001 简化方法整理 文件编号常见错误 1．文号顺序号不是阿拉伯小写1、2、3等等写成了大字 2．文件编号中间的小括号、中括号混用现象比较突出 3、文件编号之间没有用分号分开 4、文件编号中间忘了年度，比如：情况反映第一期，应写成：情况反映[1998]第1期 简化方法整理 文件编号常见错误 　5、只有机关代字或只有文号的顺序号 　6、文件编号与文件编号之间没有用分号分　开，用的是逗号、顿号 简化方法整理 说明 　文件编号、题名、责任者之间究竟用什么标点符号，很多人弄不明白，在这里说明一点：分号用在文件编号和责任者之间，顿号用在责任者中间 简化方法整理 二、【密级】 卷内文件的密级应按局（馆）解密划控小组界定的范围[即：绝密、机密、秘密、控制]进行著录，没有标注密级、控制的按公开著录 简化方法整理 需要说明的是控制的使用，有些文件虽然没有标明密级，但不能作为公开进行标记，它包括以下几个方面内容：1、涉及党和国家重大问题、重大政治事件尚未作出结论、不宜公开的，对社会开放会影响党内团结、党和国家机关工作正常开展的档案。2、涉及各级党政政府领导人及社会各界著名爱国进步人士的政治历史评价及工作与生活中不宜公开的，对社会开放有损个人形象、人格尊严和声誉的档案 简化方法整理 3、涉及人事管理工作中对干部进行考察、奖惩、任免、职称评定等酝酿、讨论、决策过程中形成的档案（单独归档保存的干部任免通知档案，可以开放）。4有关党政机关会议记录、信访、阶级划分、历次政治运动不宜开放的档案。5、涉及国防设施、军事要地、军品贸易、军工科研及生产的，对社会开放不利于维护国家主权和领土完整，危害国家的战略防御能力的档案 简化方法整理 6、涉及民族纠纷、民族矛盾的统战、桥务、宗教工作中内定的方针、政策的，对社会开放会影响民族团结、社会稳定和不利于国家统一的档案。7、涉及国内行政区域之间的边界问题，对社会开放后可能激发边界纠纷、影响社会稳定和人民团结的档案。8、涉及准确记载风俗民情，对社会开放后可能资敌军事、经济战略，或民族形象的档案 简化方法整理 9、涉及我国科