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采购员工作技能培训 技能四 采购订单处理 四 采购订单处理 一、采购订单的内容 二、订单处理的流程 三、小额订单处理 四、紧急订单处理 一、采购订单的内容 采购订单就其样式和在公司内的传递路线而言各不相同，但一般都包括头部、正文和尾部。具体如下： 内容 头部 包括订单名称、订单编号、采供双方的企业名称、签订地点、签订时间 正文 包括物品名称与规格、物品的数量条款、物品的质量条款、物品的包装条款、价格条款、运输方式、支付条款、交货地点、检验条款、保险条款、违约责任条款、仲裁条款、不可抗力条款等 尾部 包括订单份数量及生效日期、签订人的签名、采供双方公司的公章 采购订单的内容 采购订单的格式 供方： 电话： 传真： 交货地址： 电 话： 传 真： 订购日期： 货 币： 付款方式： 联系人： 备注： 序号物料编码/名称 供应商物料编码 订购数量 单位 单价 金额 合计金额 说 明 本订单仅规定供方交货的时间、地点、品种、数量、单价、金额，详细交货要求及结算方式依据供方与我公司签订的具体协议执行 供方签认（盖章） 业务员： 经理： 批 准： 日期： ХХХ有限公司（盖章） 业务员： 经理： 批 准： 日期： 采购订单（一） 采购订单（二） 供应商名称 供应商地址 交货地点 交货方式 项次 料号 品名 规格 数量 单位 单价 总价 交货日期 技术协议及要求 采 购 部 经办 总 经 理 批 准 合 计 税前金额 主管 税额 税后金额 经理 注 意 事 项 供应商必须严守交货日期，若逾期交货时，每延迟一天，买方可扣该批货款5‰，或将订单全部取消。 本企业如有指定质量标准时则依之，如未指定质量标准时则依双方共同认定标准或有资格机构所认定的标准。 供应商如因交货延误、规格不符、质量不符、数量不足等而造成本企业的损失，供应商应负完全责任。 本次订单内容或附件如有更换由采购人员通知贵厂商后，原件请自行作废，不再回收。 附件： □样品 □样品 □样品 □样品 分单 第一联：厂商（白） 第二联：原物料仓库（红） 第三联：财务部（黄） 二、订单处理的流程 1.确认请购需求 2.订单准备工作 3.确定供应商 4.签订订单 任何作业都有一定的程序或须经过一定的手续，采购订单的处理也如此。一般而言，采购订单的处理需要经过以下步骤： （一）请购的确认 1.确认需求 确认需求就是在采购作业之前，应先确定购买哪些物品、买多少、何时买、由谁决定等，这是采购活动的起点。 任何采购都产生于企业中某个部门的确切需求。生产或使用部门的人应该清楚地知道本部门独特的需求：需要什么、需要多少、何时需要。这样，仓储部门会收到这个部门发出的物品需求单，经汇总后，将物品需求信息传递给采购部门。同时，采购部门应协助需求部门一起预测物品需求。 另外，由于了解价格趋势和总的市场情况，有时为了避免供应中断或是价格上涨，采购部门必然会发出一些期货订单。这意味着对于任何标准化的采购项目，采购部门都要就正常供货提前期或其他的主要变化通知使用部门，对物品需求作出预测，因此要求采购部门和供应商能在早期介入（通常作为新产品开发团队的一个成员）。  2.需求说明 需求说明就是在确认需求之后，对需求的细节，如品质、包装、售后服务、运输及检验方式等，加以准确说明和描述。由于在具体的规格要求交给供应商之前，采购部需要对其作最后的检查，然后再填写请购单，主要应包括日期、编号、申请部门、金额、物品的基本信息等内容。以下是常用请购单的样式。 请购单 项次 料号 品名规格 单位 库存量 请购数量 核准标准 供应商 交货 日期 前次订单 订购 单价 金额 税额 代号 名称 用途说明（及库存状况）： 订购说明： 核准 经理 仓库 经办 申请人 （二）订单准备 订单合同是采购方与供应商之间达成的成文性协议，具有法律效力。采购员在接到采购计划部门的订单之后，不要立即向供应商下达订单，而应先进行订单准备工作。如下图所示。 订单准备过程： 1.熟悉物品项目 2.确认价格 3.确认质量标准 4.确认项目需求量 5.制定订单说明书 1.熟悉物品项目 采购员首先应熟悉订单计划。订单的种类很多，有时可能是从来没有采购过的物品项目，对其采购环境不一定熟