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赛会策划执行方案
第八届“都匀毛尖茶文化节”
“都匀毛尖杯”全国手工制茶大赛暨2014·贵州省茶协年会
活动策划执行方案
以都匀市第八届毛尖茶文化节为平台,2014年“都匀毛尖杯”全国手工制茶大赛暨2014·贵州省茶协年会(以下简称“赛会”)在贵州省内贸学校(都匀市)举行,学校当倾尽全力,借各方之势,精心策划、精准执行,精细操作,把本次赛会办好办精办出特色。特制定此执行方案(组织机构与分工)。
工作思路是:以赛会活动组织委员会为决策核心,以赛会办公室为统筹中心,以各职能工作组为实施平台,园满完成本次赛会活动。
一、成立赛会活动组织委员会
主任:周英明 常务副主任:苟 勇
副主任:吴钦林 谢用民
成 员:吴钦林 谢用民 李为民 王 旭 漆重山 莫从信
高卫红
二、组建赛会办公室
办公室工作职责
1、按照省茶协、市政府的有关活动要求,制定《赛会”日程》
2、按照《关于举办2014年“都匀毛尖杯”全国手工制茶大赛的通知》,组织办理赛、会人员报名事宜
3、按照领导小组的要求,制定赛、会工作机构及人员分工方案及各工作组职责分工
4、负责赛、会的工作总结及工作资料的收集、整理,交学校办公室(或省茶协)
5、按照赛、会内容、要求、日程编制计划,并分派各组实行
6、执行“都匀毛尖茶文化节”组委会、省茶协、赛会领导小组的相关决议、决定,完成其临时交办的任务
办公室主任:
工作人员:
工作思路:调配一名工作人员于校办公室,专司接待、回复来自全国各涉茶省参赛队报名电话,解惑排异,上传下达,配合办公室主任开展内部协调工作。
三、设七个工作职能组
(一)会务组工作职责
1、收集、整理全国参赛队员及省茶协参会会员的个人信息(电子版),负责赛、会人员报到登记,编制《赛、会人员花名册》,提供给领导小组相关成员及各工作组开展工作用
2、负责赛、会人员胸卡、服装、帽子的制作、发放
3、负责赛、会全程摄影、摄相
4、负责赛、会会场布置,资料、音响准备,茶水服务
5、执行赛会领导小组的相关决议、决定,完成赛会领导小组临时交办的任务
会务组组长:何廷高 责任单位:财经商贸教研室
(二)接待组工作职责
1、按照会务组提供的赛、会人员花名册及相关信息组织车辆接、送站(机)
2、事先就近预订酒店,按照赛、会要求安排住宿、办理退房手续及结帐
3、按照领导小组相关决定,负责组织、管理赛、会专用车辆,发放驾驶员出车补贴
4、按照赛会领导小组关于在校就餐安排,组织赛会人员就餐
5、执行赛会领导小组的相关决议、决定,完成赛会领导小组临时交办的任务
接待组组长:李银辉 副组长:何晓红 责任单位:后勤办、旅游酒店教研室
工作思路:经初步调查,拟安排参赛队员住宿君辰酒店、文峰酒店、金桥酒店,食安排于君辰酒店;参会代表食宿于五月花酒店。由于食、宿分开,住宿相对分散,为强划服务,建议发挥酒店专业优势,四店分别安排一人住管,以保接、住、送服务三不脱节。
(三)物料组
1、按照《预算》负责手工制茶赛设施、设备的采购、安置及赛前准备和赛后清理(赛后移交)
2、按照《预算》,准备赛会相关人员品茗礼品
3、执行赛会领导小组的相关决议、决定,完成赛会领导小组临时交办的任务
物料组组长:戴渊博 成员:陈小燕
(四)宣传组工作职责
1、负责学校内外环境氛围设计、营造
2、负责赛、会背景幕布设计、制作、悬挂(会后清理存放)
3、负责赛、会事前报导(省社)
4、执行赛会领导小组的相关决议、决定,完成赛会领导小组临时交办的任务
宣传组组长:杨 萍 副组长:龚成平 责任单位:教育与公共管理教研室、装璜教研组
(五)表演组工作职责
1、负责手工制茶表演人员组织、训练以及表演设计、流程及现场布置
2、负责茶艺表演人员组织、训练以及表演设计、音响和现场布置
表演组组长:聶 郎 成员:奚金翠
(六)比赛组工作职责
全程、全面负责本次赛事活动
(省茶协负责组织)
(七)省茶协年会工作组职责
(省茶协负责组织)
联络员:李 涛
赛会口号(对内):借各方之势 举全校之力 精心策划 精准执行 精细操作 办好赛会 展我风贸
贵州省内贸学校策划工作室
二〇一四年四月二十六日
贵州省内贸学校 营销策划工作室
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