文员培训教材剖析.ppt

文员工作职责培训 讲课提纲 第一部分 文员的职业定位 第二部分 文员的岗位职责 第三部分 文员的职业规范 第一部分 文员的职业定位 文员的定位 第一部分 文员的职业定位 文员的定位 文员是办公室里最常见的职位之一，具有极为重要的基础性，服务型作用，是企业有效运转的重要要素。 文员的角色定位具有辅佐功能。帮助部门领导处理一切事务成为文员的职责。但文员除了此职责外，和其它部门文员的关系也非常密切和重要。 文员是部门领导的助手。 第一部分 文员的职业定位 文员的十大特质及要求 第二部分 文员的岗位职责 文员的基本职责 1. 接听、转接电话；接待来访人员。 2. 部门文秘、人事信息、文档管理。 3. 安排部门会议，做好会议纪要及会议决议 的跟进。 4. 办公用品、辅料、劳保用品的请购、领用及记录。 5.部门人员费用报销。 6. 组织部门员工完成集团刊物的组稿。  第二部分 文员的岗位职责 7.做好生产报表的统计（周报、月报）。 8.负责文件的打印、复印工作。 9.统计每月考勤。 10.负责部门文件、报刊杂志的分发。 11.部门办公室固定资产管理。 12.接受其他临时工作。 第二部分 文员的岗位职责 文员的标准 1、积极的心态 2、良好的专业素养 3、认真细致 4、条理清晰 5、谦虚勤奋 6、善于沟通 7、真诚宽容 8、服务意识 第三部分 文员的职业规范 事务管理规范 第三部分 文员的职业规范 事务管理规范 打电话： 1、要有准备 2、注意打电话的时间，尤其避免在午休或下班时间打 3、微笑的语调，声音清晰，有礼貌 4、不要急于在电话中承诺事情或是做决定 5、讲电话同时在纸上做记录 第三部分 文员的职业规范 事务管理规范 接电话： 1、电话铃响三声内必须接电话 2、先报上公司名称或人名 3、声音语调微微上扬，有朝气 4、去除“别人不知道我是谁”的心态 5、延迟太久接电话应先致歉 6、口中不要吃东西或含着东西 第三部分 文员的职业规范 第三部分 文员的职业规范 人事管理规范 1、组织架构、岗位说明书、岗位名称更新 ①组织架构变更后应该及时的通知管理部门，并由部门所属最高领导签字生效。 ②岗位说明书应该是每一个岗位就有一份岗位说明书。 ③组织架构图岗位名称要与实际名称相匹配，不能随意更改。 ④员工职位变更、外迁、离职（包括自离）要有相关变更通知或联络单。 ⑤按部门负责人要求完成《岗位说明书》并分发相关人员（含新入职人员）。 第三部分 文员的职业规范 人事管理规范 2、入职手续办理 ①新员工到部门报到，文员在拿到《新员工上岗单》首先应该热情的接待并给予办理新员工入职登记。 ② 文员应该检查《新员工入职单》上的程序是否都已经办理完毕，若有未办理的应该告知新员工还需要办理哪项手续。 ③经理级别员工报到，在新员工入职上班当日将座位安排好并给予准备电话、电脑等办公用品。 第三部分 文员的职业规范 人事管理规范 试用期前一周，通知试用是否合格，并发相关表格进行填写，核对无误后，由部门主管签字，统一携带文件交至人力资源部； ⑤新员工入职一星期后文员应该给予领取并发放工衣。 3、转岗、晋升员工手续办理 ①部门有需要转岗、轮岗或晋升的员工首先要填写《岗位调动表格》并报至管理部。 ②员工转岗轮岗或晋升必须要有员工转岗轮岗或晋升培训记录并交于管理部存档。 第三部分 文员的职业规范 人事管理规范 4、离职手续的办理 ①部门若有员工需要离职，文员应该告知需离职员工办理手续的步骤避免员工走弯路而耽误时间。 ②若有员工自离（3天未请假不上班者），文员应第一时间将名单报于管理部。 第三部分 文员的职业规范 培训管理规范 内部培训 新员工入职培训 每一位新入职的员工都必须参加新员工入职培训，若培训考核不合格给一次补考机会，不参加培训或成绩不合格者不给予转正，并将此项与部门、绩效挂钩。 第三部分 文员的职业规范 培训管理规范 外部培训 ①公司根据企业实际情况，安排员工接受外部培训。 ②参加外部培训的员工，从培训之日起，与公司签订《培训协议》。 ③外出培训成绩不合格，公司不给