公文管理系統問答集-嘉義大學.doc

常見問答分類 部份共同作業 承辦人作業 登記桌作業 主管作業 部份共同作業 如何進入公文線上簽核系統? 建議您優先使用Google Chrome瀏覽器 開啟瀏覽器至本校首頁，選擇E化校園，點選電子公文線上簽核系統(新版) 系統登入帳號及密碼與校務行政系統相同 (最新)公文系統首次使用注意事項閱讀，並進行設定 亦可點選本校首頁，總務處文書組的公文線上簽核專區，點選系統服務平台連結 若無法進入系統，該怎麼辦? 請洽系統管理者確認是否有於公文系統建立您的帳號 若進入系統後，發現沒有您的角色，該怎麼辦? 請洽您所屬的一級單位登記桌同仁，協助把帳號加入適當的角色 若進入系統後，發現您的基本資料(電話、傳真、直屬主管…不符)，該怎麼辦? 請點選畫面右上方人頭處，開啟個人資料維護畫面，設定相關基本資料後點選存檔即可 請務必設定直屬主管與勾選預設身份 如何安裝憑證讀卡機 請先取出讀卡機所附的光碟，放入光碟機，點選【autorun.exe】執行進行安裝，選擇型號為EZ100PU，安裝過程中請按下【是(Y)】 驅動程式安裝過程中請勿將讀卡機插入電腦USB內 文號的結構 紙本收文：系統自動給號 校的紙本與電子收文號碼 創稿發文，發文文號於文書組發文作業時換配發文之號碼 改變簽核方式並不會異動文號 多重身分如何進行切換?(如登記桌又兼承辦人或代理人) 點取右方的【可切換的角色】選擇各個身分，即可進行切換 簽核方式 紙本簽核：承辦人僅是透過系統製作文書，仍需印出紙本若有外陳外會流程，請設定流程送登記桌主管蓋章與批示動作請在紙本上進行 線上簽核：主管在電腦中進行核稿作業並有歷程的紀錄 可由簽核方式欄位判斷簽核方式 自然人憑證問題 忘記密碼，請上自然人憑證網站更改。(.tw/) 如何使用臨時憑證 如果忘記帶自然人憑證或是需要使用行動裝置處理公文 請點選選單【基本資料】─【使用者憑證登記】 請將憑證類別設定為臨時憑證，輸入申請原因，點選儲存，即可不透過自然人憑證簽核公文 請注意，使用臨時憑證簽核之公文，歸檔前仍須使用待補簽公文作業完成補簽，方可完成歸檔動作 如何補簽公文 使用臨時憑證加簽之公文，請於歸檔前完成補簽動作 點取【】功能選項，在第一個表格點選【】件數 承辦人作業 流程說明 外機關來文 (電子文) 屬本校公文，由文書組收文掛號，預設走線上簽核，不提供紙本 屬電子收文的單位文公文或個人公文，由文書組轉貼校內來文，不提供紙本，如需收文掛號，請洽文書組 若附件缺漏(含須至來文機關附件下載區下載者)，可由承辦人於【公文管理】-【電子收文附件補登】或洽文書組補登 外機關來文 (紙本文) 屬本校公文，由文書組收文、掃描並掛號，預設走線上簽核，不提供紙本 屬單位文公文，由文書組轉交紙本，如需收文掛號，請洽文書組 屬個人公文，由文書組轉交紙本，如需收文掛號，請洽文書組 如遇大附件公文，走紙本簽核 經辦公文處理(外機關來文-走線上簽核) 數位儀表板【您目前待處理公文】，點選【主辦公文】的件數位置 點選公文主旨，就算簽收公文及進入主辦畫面。(請注意若有實體附件是否送達) 點選左方電子公文資料夾，查看公文內容、流程、相關電子檔…等等 公文承辦主要程序，點選【文書檔案】-【新增】，選擇公文範本開始繕打公文內容 屬陳閱後存查公文，請選擇【簡簽】格式 點選右上方【簽核意見】按鈕開啟簽核意見頁籤，請點選承辦確定按鈕將簽章資訊儲存於公文中 若公文須設定會辦、陳核(需陳核秘書室之公文)流程，請點選流程按鈕設定 點選送出按鈕公文將依設定好之流程送出(若無設定內會流程，公文將陳核直屬主管)，輸入自然人憑證Pin Code後，依公文流程先送單位主管核稿 經辦公文處理(外機關來文-走紙本簽核) 數位儀表板【您目前待處理公文】，點選【主辦公文】的件數位置 點選公文主旨，就算簽收公文及進入主辦畫面。(請注意紙本公文或附件是否送達) 點選左方電子公文資料夾，查看公文內容、流程、相關電子檔…等等 公文承辦主要程序，點選【繕打】-【文書檔案】-【新增】，選擇公文範本開始繕打公文內容 屬陳閱後存查公文，請選擇【簡簽】格式 轉紙本簽核：於公文製作點選【資料設定】-【簽核方式】即可轉紙本簽核 若公文須設定會辦、陳核(需陳核秘書室之公文)流程，請點選流程按鈕設定 點選【文書檔案】-【列印】進行列印。可選擇左下方加印核判框 點選送出按鈕，紙本公文請傳遞單位主管核稿。電子流程逕送單位登記桌待送出，主管無需上系統處理 公文製作注意事項 主旨請勿超過300個字 使用分項條列(說明段落)，若是段落空白時，系統於儲存時會詢問是否隱藏空白段落。隱藏後如需要展開，請點選【資料設定】-【展開空白段落】 如何發單位稿? 請點選公文的抬頭【國立嘉義大學】位置，選擇單位稿 查詢或相關操作 如何知道公文的流程? 第一個方法： 點選