签收管理制度.doc

第  PAGE 3 页 共  NUMPAGES 3 页 货物签收管理规定 目的：为了规避公司经营性风险，规范公司运作流程，完善公司货物发运签收手续，特制定本规定。 2.0 货物签收定义：提（收）货人在提货现场提货时，进行签字（盖章）等表示接收货物的行为。 2.1签收单定义：提（收）货人在提货现场提货时，进行签字（盖章）接收货物时的书面确认资料。 2.2签收单的种类 签收单的种类有格式签收单和签收回执单二种： 2.2.1格式签收单：格式签收单一般指我公司使用的货运分单，因该分单上面有格式结构，有固定内容，所以叫格式签收单。 2.2.2签收回执单：签收回执单是指发货方委托给我司在将货物提交给收货方时，要求收货方在发货方的签收单（格式和内容不限）上签收，并将该签收单返回发货方的签收单。 2.3签收单的重要作用 签收单（指货运分单和签收回执单）是重要的书面的签收资料和文件，也是表明货物所有权发生转移和起法律效力的重要文件和重要依据。 3.0货物签收手续办理规定 3.1收货人为个人 3.1.1本人签收：网点必须要求收货人出示本人身份证原件，并核对其身份证上“姓名”是否与我司清单上的一致，核实后要求收货人在提货单上签字，并填写身份证号码和提货日期，字迹必须清晰可辨。 3.1.2代理人签收：网点必须要求代理人出示收货人和代理人身份证原件，核对其收货人身份证上“姓名”是否与我司清单上的一致，核实后要求代理人在提货单上签名，并填写收货人、代理人身份证号码和提货日期，字迹必须清晰可辨。 3.1.3客户在我司留有委托提货人资料做备案的，该受委托人提货时，只须提交本人身份证原件（不用提交实际收货人的身份证），由经办人员在货运分单处登记受委托人的身份证号，然后要求该委托人在签收处签字，签署签收日期和时间。 3.2收货人为公司（单位） 网点必须要求收货人出示收货公司（单位）加盖公司公章的提货委托书及本人身份证原件，网点核对委托书上的委托人是否与我司清单上收货公司（单位）一致，然后由提货人在提货单上签名，并填写身份证号码及提货日期，字迹必须清晰可辨。提货证明在提货手续办理完后，装订在签收单后面存档。 3.3等通知放货（控货） 对于要求“等通知放货”的货物，必须得到出发部门的系统更改放货通知（或书面通知传真件）才能放货给指定的收货人，否则由此造成的损失由到达提货部门承担。 3.4验货 客户签收时如果要求验货，必须联系出发部门同意验货后方可给予客户验货，并要求客户严格检查外包装是否完好，包装有异常须对货物重量复查并拍照记录后再开箱验货，发现内物短少时，当场拍照过磅，签收单上注明货物异常具体情况。开箱验货须提醒客户务必小心，不能给货物造成损伤，否则须承担损失责任。（注：货物出现包装异常、内物短少等情况到达提货部门不能引导或强迫客户正常签收。） 3.5单据签收要求 3.5.1货运分单签收要求 3.5.1.1货运分单在货运分单空白处填写收货人/提货人的身份证号码，并由提货人在签收处填写本人名字+签收日期及签收信息。 3.5.1.2经办人员在货运分单空白处填写本人的姓名，以便公司对应收款、回单、提货手续等进行监督和稽查。 3.5.2回执单签收要求 3.5.2.1执单的签收人为个人的，按3.1.1条款办理。 3.5.2.2执单的签收人为单位的，按3.2条款办理。 3.5.2.3经办人员在回执单背面空白处填写本人的姓名，以便公司对应收款、回单、提货手续等进行监督和稽查。 3.5.2.4回执单交接给回单专管员进行处理。回单专管员将该回执单复印一份并进行整理、归档，以便备查，将原件返回出发部门,并做好返回记录,电脑存档。 3.6签收单的归档与管理 3.6.1签收单在完成提货手续后需要归档及整理。以本部门为单位，由部门负责人安排客服将本月已办理提货手续的签收单按日或按月整理，以每50（或100？）份为单位，装订成册。须用电子表格将该货运分单的单号进行排序，进行目录的编制，以制作成纸质封面，然后将该封面和所属货运分单一起装订。该电子表格报送一份到行政部进行存档，作为电子档案。 3.6.2部门负责人（经理、主管）须在封面上签字，移交售后部进行稽核，最后移交行政部造册存档，进行统一管理。 4.0违反本规定的责任 序号违反条款处罚（元）4.1凡违反3.1、3.2规定办理提货手续要求的给予责任人30元/次处罚4.2凡违反3.3规定，未接到放货通知而办理放货手续，由责任人负责追回货物或应收款项，并给予200元/次处罚4.3接上：如未能追回货物或应收款项，给公司造成经济损失的，除处罚200元/次外，另全额承担该损失4.4凡违反3.4规定，未经发货部门同意，给客户开箱验货的给予责任人50元/次处罚4.5凡违反3.5规定