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  頁數： PAGE 5/ NUMPAGES 5 文件類別程序書編 號QP102標 題文書管理程序版 次Ａ 一、目的： 為確保本公司文書資料完整性及正確性，並建立收發文管制制度，以追蹤文書資料之流向及處理時效。 二、範圍： 本程序適用於本公司內部部門架構。 凡屬公司內外往來有關之文書資料均屬之。 三、參考文件： 富邦建設品質手冊QM101 ISO 9001：SECTION 4.2.3 四、權責： 文書資料由各主辦部門依規定及需要提出。 各部門指派專人負責收發文管制。 屬全公司性文書資料，則由管理部負責總收發文管制。 各文書資料須簽核者，依各項作業程序之規定逐級呈核。 五、定義： (略) 文件類別程序書編 號QP102標 題文書管理程序版 次Ａ六、流程圖： 發　　文 收　　文 擬　　稿 登　　錄 相關單位審閱辦理 呈　　核 定稿、繕打 承辦單位(人員)存檔 發文、公告 歸　　檔 文件類別程序書編 號QP102標 題文書管理程序版 次B七、作業說明： 收文管制： 屬全公司性文書資料由管理部收文後登錄於『收文管制登錄表』，分發各承辦部門簽收。 承辦部門於收文二週內務必完成簽辦作業，並將簽辦文件影本交由管理部銷案；如有特殊因素或工作障礙未能依照規定時效辦理，需事前知會管理部。 管理部或各部門文件管制人員應適時追蹤收文辦理情形，於時限內處理完成，緊急案件應立即通知相關人員辦理。 發文管制： 公司對外機構發文屬正式公文格式者，應由各部門草擬『函稿』經總經理或董事長核准後，交由管理部編定發文字號並登錄於『發文管制登錄表』，繕打後正式發文。 各部門對外部機構之發文，應由各部門承辦人員填寫『聯絡便函』，依權限經該單位主管或由總經理核准後，始得對外發文。發文前應由各部門文件管制人員賦予編號並登錄於『發文管制登錄表』，並由各部門承辦人員存查列管。 公司內部各部門發出之『聯絡便函』、『工作通知單』，前述文件應由各部門主管核准後發出。 外部文書管理： 各部門之外部重要文件(建築業相關法令、書籍及規範)，應指派專人登錄於『外部文件一覽表』以利管理。 文件類別程序書編 號QP102標 題文書管理程序版 次B收發文編號原則： １、收文編號：管理部或部門文件管制人員收到文書資料後，應賦予收文文號，並登錄於『收文管制登錄表』中，其編號原則為：公司外來收文：(○○)收字第△△△號　　　　　　　　　流水號碼　　　 表年度 ２、發文編號：管理部或部門文件管制人員所發出之文書資料，均應賦予編號始對外發文，其編號原則如下：公司正式對外發文：(○○)富建管發字第△△△號　　　　　　　　　　　　流水號碼　　　 表年度 ３、各部門發文：□○○字第△△△號 　　　　　　　　 流水號碼　　　　表年度　　　部門別代碼 □：部門別代碼如下： 總經理室總採購部採投資企劃部投專案部專室內設計部設管理部管客戶服務部服機電部機 文件類別程序書編 號QP102標 題文書管理程序版 次B文書資料保存期限： 與保固期間有關之文書資料，保存期限為工程保固期滿後二年。 一般性參考文書資料之保存期限，視資料之特性而有所不同，資料存廢由部門主管依實用價值核判。 (六)文書資料之廢止及銷毀：逾保存期限之資料，應填具『文書廢止與銷毀登錄表』提報文件管制中心後會同銷毀，銷毀前應作成完整記錄。 七、附件： （一）收文管制登錄表 QR102aA （二）發文管制登錄表 QR102bA （三）聯絡便函 QR102cA （四）工作通知單 QR102dA （五）簽呈（首頁） QR102eA （六）函稿 QR102fB （七）會簽單 QR102gA （八）文書廢止與銷毀登錄表 QR102hA （九）外部文件一覽表 QR102iA （十）會議紀錄 QR102jA