第六讲+文书处理工作课程.ppt

;第六讲 文书工作; 一、 文书工作概述 秘书工作显著的文牍性集中表现在文书工作上 （“文来文去”）;（一） 文书与文书工作; “公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。” ——国务院办公厅修订的《国家行政 机关公文处理办法》第5章第22条;公文处理程序示意图;文书工作的任务;（二）文书工作的作用;（三） 文书工作六项原则;（四） 行文关系与行文制度;行文关系与行文制度;案 例 二 则;二、 发文处理;二、 发文处理 ;B.审核、签发： 关于审核的要求也已在上一讲详细介绍过。主要是抓住文稿内容、体式、行文规则，进行综合审查与核定。 签发，是指机关领导人对已审核的文稿进行审批，签署表示核准发出的意见。它是文稿形成定稿的最后环节，也是保证公文质量的最后关口。因此也是制发公文的决定性环节。 关于公文签发的权限。 签发文书3项要求（认真；明确；规范）;C.印制、校对 对印制工作的要求——内容准确；格式规范；页面整洁；字迹清楚；美观大方，便于阅读和保管。 校对非常重要，也最容易出差错，要求校对人员必须严肃认真、一丝不苟。 校对3种方法—— a.对校法。 b.折校法。 c.读校法（两人合作）。;D.用印、登记 发文用印注意4点：确认有领导人签字并且适合规定；盖印份数必须与原稿上标明的相同；印章应盖在落款中央，上不压正文，下要压日期（“骑年盖月”）；盖印必须端正清晰，忌“歪、倾、斜、偏、花”。 登记即对准备发出的公文作统一记载，以便于日后对公文进行清点、控制、查找和回收。 一般应使用《发文登记簿》，一文一页登记表，其项目有：发文日期、文号、标题、发往机关、份数、秘密等级等。;E.封发、传递 封发，即装封发出。分5个步骤：a.清点； b.写封； c.填写发文回签单（也叫《发文回执》） d.装封；e.加封。 传递。根据文件密级高低和缓急时限的不同，其渠道和方式有：机要通信传递；机要交通传递；专职人员传递；文件交换站传递；电信传递（无线密码电报、有保密设施的传真机、计算机网络）。 传递文件3条基本要求：迅速及时；安全保密；手续完备。;;三、 收文处理 ;（一） 收文处理5环节 （二） 各环节操作程序与注意事项 A.收文、阅文： a.收文。包括签收、分类、登记3流程。 检查、清点无误后方可签字。; 对所收文件进行正确分类。; b.阅文 阅文是秘书办文的一个先决条件。 阅文的基本要求：“四看清”——性质与大体内容；制发与主送机关；缓急与时限；秘密等级与保密时限。 阅文“三法”： a.泛读法； b.跳读法； c.精读法。;B.筛选、传阅 a.筛选的基本要求 经筛选，一般将文件分为三类： (a)必阅件——领导者必须看到的文件，亦即秘书必须呈送的文件。 (b)批办件——需要领导者审阅和批示的文件。 (c)参阅件——仅供领导者参考的文件和材料。 秘书的提炼、综合；加写“内容提要”。 ;b.传阅 （a）传阅文件种类：凡需要领导者阅批、批办、阅知的文件（大致4种）。 （b）传阅方式： 直接送传；专人送传；集中传阅。 （c）传阅注意事项： 掌握传阅范围，不得随意扩大和缩小； 遵循传阅方位，以秘书部门为传阅的运转轴心，采用“轮辐式”方式，严禁“横传”； 掌握传阅情况，防止文件失控。 为此，必须使用规范的传阅单。 ;;C.拟办、批办 a.拟办与批办的区别和联系 “需要办理的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送领导人批示，或者交有关部门办理。” ——《国家行政机关公文处理办法》 拟办，就是秘书部门或秘书人员对需要办理的来文提出办理的意见和建议，供领导批办时参考。; 批办，则是指机关负责人根据文件内容和拟办意见，对文件的办理作出批示。它是承办的主要依据。批办属于文书处理中的决策活动，一般由机关领导人负责；有些文件的批办也可由秘书长或办公厅（室）主任负责。 （讨论：拟办也是文书处理中的决策活动吗？为什么？拟办对批办起什么作用？） （练习：如果您是职大校长办秘书，请