录入、修改、删除、打印、筛选、检索.docVIP

录入： 通过桌面快捷方式进入软件后选取“归档文件管理”模块，如图 进入归档文件管理模块后，点击左面树状菜单栏中的文书档案，即可开始进行录入操作，点击菜单栏中详情下的分隔显示，即可同时将录入界面及文件条目同时显示出来，如图 同时点击菜单栏中的连续，已达到连续录入功能，如图 4、请按照如下录入界面中的栏目进行正确录入，其中蓝色字体部分为必录部分，如图 4、完成单条录入后，点击保存按钮既完成一件条目录入，同时在蓝色区域可见（条目数据）如图 如此即完成条目录入工作。 修改： 1、当发现条目数据录入错误时，可进行修改，点击错误的条目，可点击菜单栏中的修改，也可双击错误的条目进行修改，如图 删除： 发现错误条目需要删除时，可选取错误条目后，点击删除，如图 注：在分隔显示时，可自动调节上下界面宽度以进行操作，也可点击分隔菜单下的显示记录列表，如图 筛选： 软件针对录入的每一栏目提供了强大的筛选功能，操作类似于EXCEI，以需要筛选2008年文书档案为例，操作如图 单击归档年度模块 弹出归档年度筛选对话框，如图 在筛选条件中点击2008，点击确定即可将2008年所有文件档案文件筛选出来，如图 同理，其他模块也可进行同样操作， 在进行筛选时，若筛选条件中没有需要查找的条件，可点击自定义进行操作，以需要筛选2009年文件为例，如图 点击确定即可，如图 除对数字进行筛选外，也可对文字进行筛选，如针对2009年文件提名为“关于同意罗敏同志上岗的通知”进行查找，可进行如下操作，如图 在此只需输入几个关键字段即可将文件提名中包含罗敏的文件全部查找出来，例如这里的输入的“罗敏”，但在图上红色方框中自定义下需要选择“类似于”，表示对当前查找条件为仅包含。结果如图 注意，条目经过筛选后，仅显示给定条件的条目数据，若需要返回所有条目数据，需要进行“释放操作”，点击鼠标右键选择“释放全部过滤条件”，如图 释放后如图 排序： 通过筛选功能也可对条目进行排序，此操作多用于打印归档文件目录时，以需要排列归档年度为2009年度，机构问题为人力资源，保管期限为10年为例，经过筛选后，2009年、人力资源、10年的文件共有68条，如图 注：此时的件号为倒序，需要进行排列调整，操作如下，点击件号模块弹出筛选对话框，然后点击对话框右边中的“按数字顺序”和顺序，如图 结果如图 注：软件当前页数数据条目数最多可调整为1000条，具体操作如下，单击鼠标右键，弹出对话框后选择“设置记录组大小”，在弹出的对话框中输入需要在当前界面显示的条目数，如图 点击确定即可。 打印： 在对条目进行归档文件目录打印时，需要进行归档年度、机构问题、保管期限的筛选，然后对件号进行顺序排列调整，如图 点击鼠标右键的全选按钮，同时点击右键对话框中打印或菜单栏中的打印按钮，弹出打印对话框，如图 选择打印机名，报表类型、报表名称后即可进行预览，通常选择报表类型为归档文件目录，报表名称为归档文件目录（国际），如图 点击打印预览，即可预览需要打印的归档文件目录，如图 单击打印即可打印归档文件目录，如图 也可进行报表界面修改按钮进行界面修改。 检索： 软件除筛选可进行条目查找外，还提供了强大的检索功能，如图 精确检索 单击精确检索，弹出精确检索对话框，如图 在精确检索功能下提供了与录入一样的界面，针对蓝色字体部分必须给定其中一个才可进行检索，例对归档年度为2009年的文书档案进行检索，操作如图 点击检索即可将所有2009年文件检索出来，如图 当然，也可同时给定几个制定条件进行检索，如图 对文字条件进行检索时，需要输入检索的关键字段前后加通配符%,例对文件题名中包含“罗敏”的文件进行查找，操作及结果如图