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基于一体化的规范性文件集成管理应用研究 　　摘要：文章以文件管理中最重要的规范性文件管理为研究对象，对文件的管理理论进行了研究。通过对江门供电局规范性文件管理现状分析，提出了基于一体化的规范性文件集成管理体系模型，并对此模型中的三大工作机制、三个协同机制和一个平台基础进行了具体的研究和设计。文章的研究方法和结论可以推广到所有的地市供电局的规范性文件管理，同时也可为省、网公司级的文件管理体系建设提供参考和借鉴。 　　关键词：规范性文件；集成管理；全生命周期管理；文件管理成熟度 　　一、研究背景和意义 　　南网中前期发展战略提出“两型、两化”的战略实施路径，并在2014年全面开展一体化制度体系和作业标准体系建设工作。我局作为广东电网公司第一梯队地市局，积极响应网省公司工作安排，大力推进一体化落地工作，积极实施作业标准本地化工作。 　　本研究期望通过对文件管理的相关理论和实践进行分析，探索适合江门供电局的规范性文件管理体系，并应用于制定管理规范，促进江门供电局的规范性文件管理体系化建设中。为网、省、地市各级公司的全方位文件管理体系建设提供参考和借鉴。 　　二、文件管理现状分析研究 　　（一）文件管理理论和发展趋势 　　文件管理的理论，从1840年美国的飞利浦?布鲁克斯提出“文件生命周期”的概念开始，经过100余年的发展，迄今为止主要有文件生命周期管理、连续体管理、文件集成管理等方法。 　　其中，文件生命周期的概念由飞利浦?布鲁克斯提出，其目的是强调文件运动的时间跨度，并将文件管理的过程按文件价值形态的变化分成现行阶段、暂存阶段、永久保存阶段。文件连续体是澳大利亚弗兰克?厄普奥德于20世纪90年代提出。该理论统一了所有类型文件的管理，将人为划分文件生命周期阶段的管理过程转变为可在多个背景和用途的范围内同时存在或积累的生命周期管理过程。并在文件规范的基础上，对文件工作者的行为提出了规范要求。文件集成管理由ISO档案文件管理分技术委员会在2006 年 5 月召开的第十六次年会中提出，将文件管理的外延扩展到与组织、业务关联，文件管理要贯穿文件整个生命周期、嵌入机构职能及业务流程之中，以业务为中心，体现文件与业务优化的相互促进关系。 　　如今，文件管理研究向着全方位、全周期管控，降低管理成本、挖掘文件价值，文件与业务管理相互促进提升三大方向前进。目前南网推行的一体化管理理念，构建制度、作业标准等一体化规范性文件管理体系正是在这些管理理念的指导下开展，也符合国际文件管理的整体发展趋势。 　　（二）江门供电局文件管理现状分析 　　通过对江门供电局2009年至2014年这6年来近2万份发文的梳理和分析，并对江门局15个职能部门文件管理的相关人员进行访谈，得出江门供电局的文件管理现状整理如下： 　　从文件的管控规范角度，江门供电局缺乏全生命、全角度的过程管理，对于文件前期编制流程管理较为注重，但对于文件生命周期的其它阶段，以及与相关文件的体系管理观念较弱； 　　从文件价值体现角度，江门供电局文件内容界限不够明确，导致执行与管理成本较高，另外现有的文件管理未达到知识积累和沉淀的作用，降低了文件的资本价值。 　　针对现状调研中发现的问题，笔者认为，提升江门供电局文件管理水平，使文件管理与业务管理相互促进，需要建立适合江门供电局的规范性文件管理体系和运行机制。 　　三、规范性文件管理体系设计 　　（一）管理体系模型设计的总体思路 　　文件管理机制包括工作机制、协同机制。本研究拟根据江门局的文件管理现状分析，规范性文件管理体系，坚持以南网一体化管理理念和思想为指导，承接一体化框架体系。并在此基础上，结合江门地市局的实际管理工作特点，构建一体化规范性文件的集成管理模式，具体如图1所示。 　　整个管理模型是在一体化集成管理理念的指导下，以三大工作机制和三大协调机制为主体，以文件管理信息系统平台为基础的管理模型。 　　（二）管理体系具体构建 　　1. 规范性文件集成管理体系前期工作 　　为了让员工更好地理解管理体系，方便接受文件管理思维，应开发设计针对文件管理的培训课程，对规范性文件管理进行相应的培训，培训的内容如图2所示。 　　2. 规范性文件集成管理工作机制的构建 　　（1）文件分类分级管理 　　结合南网推行的一体化管理理念和思路，按照一体化业务管理框架，把规范性文件按照业务领域进行分类管理，同时根据文件对业务的约束性和影响程度进行分级管理。 　　文件分类：基于一体化业务管理框架的业务领域划分，将文件对应分类成15个领域，实现文件与业务的关联。如财务类文件、人资类文件等。 　　文件分级：根据文件对业务规范效率和影响程度进行分级，体现文件管理体系性。 　　具体分级如表1所示。 　　其中1～3级文件