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浅谈档案数字化管理应用现状及对策 　　【摘要】本文介绍了档案数字化管理应用现状，分析了应用过程中存在的一些问题，针对存在的问题提出了一些对策建议。 　　【关键词】档案;数字化管理;现状;对策 　　一、档案数字化及其应用现状 　　档案数字化管理是随着现代计算机技术、扫描技术以及存储技术等现代信息技术的发展而产生的，它是通过计算机技术将模拟信号转换为数字信号，具体操作是利用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程，然后利用计算机系统对其进行管理，进而形成一个有序结构的数字化档案信息库，最终准确方便快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。与传统档案管理相比，档案数字化管理具有提高经济效益、提高办公效率、增强档案原件保护等不可替代的先进性，使档案保存更加便捷、持久、稳定，极大地提高了档案信息利用率，最大限度地实现了资源共享，因此，社会对档案的数字化管理接受程度较高。 　　（一）档案数字化与传统档案管理的优越性。 　　1.提高经济效益。很长一段时间以来，档案管理主要依靠实物及纸质文本作为载体进行保管，且解决这一难题的唯一办法似乎就是不断增加办公人员及管理经费，致使档案管理成效不尽人意且管理成本长期居高不下。例如，近代考古发现，远在几千年前的殷商时期，人们为了实现对重要档案的集中保管，在殷都宗庙开凿了许多窑穴来贮存甲骨档案，殷王在外地占卜形成的甲骨档案也被运回殷都保存，由史官（卜人）专司管理，非常耗费人力物力;随后，纸成为档案的主要载体，纸质档案比甲骨档案更轻便、存储量大、占用空间小、方便运输，然后，却也存在易受潮、易生霉、易腐蚀损坏等缺点，例如“5.12汶川大地震”后所抢救出来的众多纸质档案，后来被运送至四川省档案学校进行抢救，相关资料表明，由于震后雨淋，很多档案已发霉生虫，甚至长出了蘑菇，耗费了巨大的人力物力财力进行搬运、抢救、修复。近年来，随着档案数字化管理的推广应用，传统的以实物为载体的档案信息被转换为机读虚拟信息，既节约了存储空间，又极大地缩减了保管费用。 　　2.提高办公效率。通过对档案的数字化处理及管理，使各种档案资料能及时归档，并提供高效利用。当今社会是一个信息化社会，凡事追求效率、效益，档案数字化管理使档案的保存、查阅、利用变得快捷、准确。以往，我们想要查询某位干部的信息、某个项目的情况，需要找到相关单位开具各种证明、介绍信，费尽周折，最终才能在档案管理部门工作人员的帮助下查找到想要的信息。事实上，随着信息的超时空流动，档案数字化已成为“无墙界档案”，各种档案库也由文件实体保管基地变成了提供方便利用的信息控制中心，只要取得查询权限，我们可以通过输入关键字、词快速查询到需要的信息，大大提高了办公效率。 　　3.增强档案原件保护。档案以自身的原始性和记录性特点区别于其它历史遗物和信息资料，所以档案注重原本、原稿和孤本，因此对档案原件的保护显得尤为重要。而历史越久远的档案，因当时的条件限制，显得更脆弱，更容易遭到破坏，这就要求我们更加小心仔细地对待。对各种档案进行数字化处理，尤其是历史久远的档案材料，无疑可对其提供更好的保护，在提供查阅、借用时就可以利用电子文档，最大程度降低纸质档案原件破损、遗失的概率，档案的使用更加安全。此外，通过档案的数字化处理，还能避免档案被篡改。 　　（二）档案数字化应用现状。档案数字化应用范围较为广泛。档案资料是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是单位的核心信息资源和重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。构建立体式企业数字档案馆，从而实现集中部署应用、分级管理，是集团企业数字档案管理最佳解决之道。规模比较大的企业，如国家电网公司，早在2000年便与清华紫光合作，建立了《清华紫光档案管理系统》，电力系统档案管理逐步开始推行电子化管理。公司定期组织各系统员工进行办公自动化专题培训，提高员工计算机操作能力，适应无纸化办公;集团设有档案数字化项目部，引进先进成套设备，对集团内部文件及资料进行数字化处理;安全管理方面，设立保密责任人，层层负责，并制定了《保密制度》，与涉密人员签订《保密协议》，多措并举，保障档案数字化过程安全有序。 　　档案数字化面临着一系列挑战。档案数字化是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求，顺应这一趋势，许多党政机关及企事业单位逐步引进了办公自动化系统，积极推广、参与档案数字化管理，配合档案管理部门建立完整的政府公开信息数据库，为大家提供了便捷有效的检索、查询和服务。然而，由于职工老龄化严重，计算机应用能力普遍较弱，有的思想守旧，仍旧习惯于传统纸质化办公;由于党政机关及部分企