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浅谈档案管理中信息化技术的应用 　　摘要：信息化技术在档案管理中的应用也是社会信息化发展的必然要求，目前档案管理信息化技术应用现状不如人意，长期形成的传统档案信息管理方式限制了档案信息资源共享理念的创新与完善，桎梏着网络信息资源跨时空、多领域、全视角的共享利用。必须建立一个系统规范的信息化建设统筹部门，运用高端信息技术实现档案信息化进程中效益最大化，拓展档案管理信息化技术应用水平，全面提升综合实力。 　　关健词：资源共享 开发 利用 信息化建设统筹 拓展 　　档案无处不在，同时又是一种稀缺、不可再生的资源。档案作为信息资源若要淋漓尽致发挥其作用必须轨入现代社会大信息网络，这是实现档案馆社会功能的最佳手段，也是档案管理中信息化技术（也可称数字化）广泛应用的捷径。同样，信息化技术在档案管理中的广泛应用也是社会信息化发展的必然要求，更是促进社会发展进步的催化剂。笔者就目前档案管理中信息化技术应用现状及如何科学、合理、高效地应用信息化技术谈几点看法。 　　一、目前对档案信息资源在信息社会的价值和作用还缺乏普遍认同 　　总体上看，档案信息资源的优化整合与开发利用建设工作落后于现代信息社会的发展需求，有些部门尚未认识到计算机信息化技术应用的迫切性和必要性，有些部门还存在“电脑盲”现象，导致了档案信息资源建设难以适应社会档案信息利用需求，加剧了社会对档案信息资源价值缺乏认同的现象。 　　二、总体规划组织协调档案管理信息化建设工作滞后 　　由于缺乏总体规划组织协调档案管理信息化建设工作，各部门、各单位网络没有形成有序的、相连的、统一的有机体，各自使用的计算机型号不统一、规格迥异、系统配置参差不齐，档案信息系统和网络建设不能互用，无通用档案管理软件系统，信息管理利用率低，影响信息编辑成果，制约档案信息电子化进程。档案技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，现行的档案整理、分类方法及著录标准及有关规定已不能适应现代档案发展需求。长期形成的传统档案信息管理方式限制了档案信息资源共享理念的创新与完善，桎梏着网络信息资源跨时空、多领域、全视角的共享利用，总之，档案信息管理通用性、规范性、开发性、服务性、共享性有待拓展和提升。 　　三、经费紧缺使得档案信息异地传播与利用的时间周期延宕，共享费用增加 　　开展档案信息化建设工作需要软、硬件双管齐下，需要相当的经费支持运作，档案机构资金来源渠道单一，完全依靠政府的财政投入常常捉襟见肘，难以满足档案信息资源的优化整合与开发利用。在现代社会大网络环境下，档案信息异地传播共享利用的成本暂且“忽略”不计，仅是杯水车薪的经费使得这项工作的时间周期延宕，共享费用增加，信息化建设工作常常力不从心。 　　四、目前档案管理信息化人才稀缺 　　档案工作人员既是档案信息的管理者，也是档案信息开发利用的“导航员”，目前一部分档案人员缺乏专业资格、数字化理论知识基础弱，由于培训机制不健全，可能存在工作力度与效果削弱的风险；档案人员整体知识更新速度缓慢、网络技术应用能力、信息资源处理能力亟待提高，这种现状难以适应信息时代的要求。档案部门高技术、信息复合型人才就更加奇缺，严重影响档案信息资源开发、利用、管理和发展。 　　针对以上现状，笔者就如何科学、合理、高效实现档案管理信息化进程提几点建议： 　　（一）建立系统规范的信息化建设统筹部门 　　档案管理信息化建设是时代和社会的要求，是档案事业发展的必然趋势，优势：可以把档案人员从繁重的劳动中解放出来；可以由传统模式转变为现代模式；可以实现档案远程便捷多方位同时利用；提高档案管理水平；大大减少对档案的人为侵害；可以融入社会，实现同其他部门对接。 　　载体档案数字化是现阶段档案数字资源建设的重要途径，“在全国数字档案馆推进会上，杨冬权局长明确要求，用15年左右时间，县直机关以上档案室室藏传统载体档案基本数字化，实现档案数字化利用。” 前国家档案局副局长李和平也曾指出：“档案信息化建设是我们档案工作者在网络下面临的共同课题，是一项管理性、技术性的系统工程和长期任务”。 　　近几年档案信息化工作在全国开展得如火如荼，从中央级档案馆到县级档案馆，从国有企业到私营企业，各个机构都把档案信息化工作作为整个组织信息化建设的一个重要部分来实施。例如，中国电信集团江苏省电信公司在2003年就已经确定了档案信息建设主要目标：一是建立各类档案数字信息资源库，二是建立支撑全省档案工作的档案业务管理系统，三是在全省实现资源共享和联网查询档案信息，为企业的生产、管理、决策提供准确、快速的服务，实现档案提供利用网络化。 　　档案信息资源作为国家基础性信息资源，其数字化开发、利用与促进我国经济社会发展、扩大政府信息公开、维护人民群众切身利益需要构建和谐社会建设