浅议外贸英文函电书原则中的简洁原则.docVIP

浅议外贸英文函电书写原则中的简洁原则 摘要： 随着商贸的发展，外贸英文信函的书写原则已从最初的3个“c”(conciseness,clearness,courtesy)发展到现在的7个“c”（completeness,clearness,concreteness,conciseness,correctness,courtesy,consideration）。本文就其中的简洁原则（clearness）进行进一步分析和论述。 关键词： 书写原则 简洁原则 发展 一 、引言 随着我国经济和技术飞速发展，商务英语函电已经成为中国对外贸易中的重要组成部分之一。所谓商务英语函电是在国际商务环境下，国际商贸人员和国际客户进行国际商务活动的基础和重要工具。是最常用也最有效的交流工具之一。在当今如此快节奏的商务活动中，要想有效地交流并作为日后交易的书面凭证，那商务英语函电就是最好的最直接的交流工具。快而准地表达商贸信息是外贸从业人员写商务英语函电的重点。 二、 概述 从总体来说，我们在写商务信函时，要严格遵守并灵活运用7个c原则（完整completeness,清晰clearness,具体concreteness,简洁 conciseness,准确 correctness,礼貌courtesy,体谅consideration）。函电要在不影响意思表达完整、清晰、准确、具体、礼貌、体谅对方的基础上，做到开门见山、一目了然、主题明确、言简意赅。 三、 商务英文函电中书写规则中的简洁原则 所谓简洁原则就是在不影响函电完整、准确、具体、清晰和礼貌的情况下，使用最简短的语句来清楚地表达书信的内容。 1.在选词用句上，要力求简洁 商务从业人员每天在操作具体商务业务的同时，还要阅读大量的商务信函，如果商务信件，尤其是首次要与之建立业务关系的信函，如信函不能开门见山、长话短说的话，那极容易被舍弃。但简单的语言与思想过分简单化是两回事，简单的语言可以蕴藏着丰富的思想。复杂的句子让人读起来会引起不必要的理解障碍。所以，写信要求言简意赅，在不影响意思表达清楚、完整和准确的前提下，句子越精炼越好，能用一句词来表达的就不用两个词表达 。在选词用句上要注意以下方法的使用： 不要用很生僻的词。用简单常见的短音节词代替复杂不常见的长音节词。英语词汇有十几万，而最常用的就只有两三千。作者写商务信函的目的是传递给对方准确有效的信息，而那些复杂生僻的浮华表达不仅使得信函的篇幅显得很长，而且给读信人理解信息带来麻烦。 不要用冗长的句子来表达。尽量用简单句和浅显的解释。在写商务信件时，不要使用那些陈旧的商务术语。善于运用国际上通用的商务术语、缩略词和缩略语。 避免不必要的重复。尤其是意义重复的修饰词。 总之，能用单词就不用短语;能用短语不用句子；能用短语不用从句。 2.从信的整体结构上，要归纳信的内容，恰当地分段 。灵活使用3w式  一封商务函电的全文结构一般分三部分，可以用3个w 来表示（即写信的目的why do you write the letter? 公司的具体的意见原因whats the detailed reason? 公司希望对方公司接下来做什么what do you expect your reader to do? )。 第一部分的内容（why do you write the letter?）：在信函的一开头就要目的明确、简明扼要告诉读信者这封信是承接那一封信或为什么要写这封信，这样可以使得读信人立刻知道这封信是关于那一笔业务 ，有利于读者清楚回忆这笔业务进行到那一流程，并且使读信人有充分的心理准备要把注意力集中哪个问题上。如果在新的开头是一大段的中国式寒暄，那对有着不同文化背景的收信人来讲，那是在浪费时间，从而对写信人的印象大打折扣。这样我们在写信时 ，就要舍弃中国式的寒暄和问候，不要为了追求客气而给对方留下不好的印象。 第二部分的内容（whats the detailed reason?）：即商务信函的正文，叙述事实或者理由来支持信里本部分的第一句。把所要列举的事实或者理由合并成最重要的几点，在不影响清楚准确完整的基础上越简洁越好。我们可以通过下面方法将意思表达得更清晰。a)添加标志性词语。如first,，second ，third 等这些序数词。b)用项目符号来划分。要记住：你不是想给收信人添麻烦，而是想让他同意你的意见，接受你的要求。所以，写商务英文信函的一个主要原则和技巧就是要写得简洁明白。 第三部分的内容(what do you expect your reader to do?) ：在结尾的部分是提出要求，你希望对方接到后要干什么？任何多余的话都不要写，因为那样可能不会明确突出写信人的要求，以便使