197华为北研、上研非生产异地认证、采购组.docVIP

北研、上研非生产异地认证、采购组 试运作暂行规定 一、目的 根据集中认证、分散采购的原则，现试行在上海研究所、北京研究所建立非生产异地认证、采购组，提高非生产物品异地采购的响应速度与成本控制的效率，保证需求部门对非生产物品的紧急需求。 二、定义 非生产异地认证、采购组：即华为行政采购中心在深圳以外地域的延伸机构，负责授权范围内的非生产物品采购的执行，并根据专家团供应商选择策略和决定，具体参与供应商认证，保证当地非生产物品的及时供应及最优品质与技术，控制采购成本。 三、适用范围 1、采购的物品范围 原则上适用于所有类别的非生产物品。 2、采购管理范围 北京、上海研究所认证、采购组负责自身行政管理范围内的非生产采购。 在运作初期，上研、北研所认证、采购组的认证、采购物品范围，由行政采购中心依据外地研究所需求的实际情况，统一安排每个时期的认证授权范围，根据项目进行分类，逐步将一些项目交给当地采购组认证、采购，在公司行政采购中心和相关CEG的指导协调下，建立起满足本地需求的合格供应商系统并对本地供应商进行管理。 授权以专家团决议或采购总部、行政采购中心函件的书面文件为准。 四、运作原则 1、组织制度： （1）非生产异地认证专家组： 负责采购总部授权的认证运作与采购的推行，由一名兼职的主任、副主任和一名较专职成员（PE）、若干兼职成员组成，由研究所主要的或较高层领导兼任主任、副主任。 主任负责当地认证、采购事项的重大与最终决策的达成，负责当地认证、采购组工作的整体推行与计划的完成； 副主任负责推行专家组日常的认证决策和采购组的日常管理工作； 较专职的成员（同时是PE）应具有相当的认证采购经验和协调、推动能力，负责异地认证专家组的日常运作与协调； 其他兼职成员按照公司专家团成员的入选规定，由代表主要需求部门的各采购项目（如计算机、IT、仪器设备、行政用品及服务等）相关的专家组成，共同对须专家组负责的各类项目进行集体决策。 （2）非生产异地采购组： 接受采购总部和当地的认证专家组的业务指导与决策，负责当地采购供应，参与当地非重要项目认证的执行。 0采购组的领导可由当地认证专家组副主任兼任，负责日常采购的审批，采购组整体工作的达成。 较专职的采购员（非认证组的成员），负责下单、跟单，并协助PE的选择、管理供应商。 （3）所有异地认证、采购人员（包括兼职），接受采购总部业务指导，行政考评由各研究所管理，实施定期岗位轮换制度（由采购总部干部部与异地研究所干部部共同决定）。详细职责见《北研、上研异地认证、采购小组组织结构与职责》文件。 2、决策原则： 对授权范围内的供应商选择与管理，由异地认证组按照公司专家团决策制度集体决定； 对授权范围内的订单执行，由当地采购组领导审批。 对协助公司总部的采购管理，根据具体项目的情况，分级评审。 3、运作规则： 由采购总部负责授权异地认证、采购组的具体运作范围，运作规则完全遵照行政采购供应商认证、管理以及采购执行的流程（以编号PROC/GP开头的流程）和相应的规定，同时形成相应的文档，根据采购总部有关规定建立档案，以备接受相关的审计。 同时应成立中央收发监控部授权的收货组，按中央收发监控部非生产物品异地接收的规定收货。 异地采购组的授权采购和收货过程与结果应接受公司审计部、采购总部、中央收发监控部及中研部相关部门的审计。 五、基本运作流程及说明 流程图附后，流程说明如下： 01 组织制定采购需求计划 北研、上研管理办 A、半年度需求预测 管理办每年12月和6月下旬组织各部门制定下半年度需求预测，由管理办评审、汇总后，提交研究计划处批准。批准的半年度需求预测提交给行政采购中心、各行政专家团、当地认证/采购组（也即中研的半年度需求预测中北研、上研需单列）。行政采购中心、各专家团与当地认证/采购组共同分析需求预测，协商哪些物品需寻找、认证当地供应商，对于需要认证当地供应商的采购项目，当地认证/采购组即可有意识地开始供应商的寻找工作。 B、月度需求计划 管理办在每月下旬组织制定下月的需求计划，由管理办评审、汇总后，提交研究计划处批准。批准的月度需求计划提交给行政采购中心、各行政专家团、当地认证/采购组。由行政采购中心、各专家团与当地认证/采购组共同分析需求计划，协商、确定需由当地认证/采购组的采购项目后，当地认证/采购组应立即着手供应商的寻找和项目认证工作。 C、不定期计划 根据工作开展的需要，可随时制定不定期的需求计划，提出某一特定时期的需求，但这类需求的提出，一般应比实际需要到货时间提前一个月左右。 制定需求计划应按照PROC/GP01“制定采购需求计划”执行。 02 协商、确认认证授权范围 行政采购中心/各行政专家团/北研上研认证采购组 根据需求预测、计划和采购历史数据统计，北研